试析卫生计生档案管理

文/费县卫生和计划生育局 高艳芝

国家卫生计生工作的改革与进步是提升民众福利的重要工作。为更好地促进我国卫生健康事业发展，加强卫生计生队伍的治理能力，科学合理的档案管理是其基本工作内容之一。在档案管理工作中，还存在困难和问题，需要政府及有关部门给予人力、财力和物力等综合保障，采取相应措施以充分发挥档案促进工作的功效。

一、优化卫生计生档案管理工作的重要性

近年来，卫生计生工作内容更加丰富，更加庞大，采用传统的档案管理工作模式效率较低，易于出错，不利于一线工作人员的日常工作所需。所以适当采取档案管理工作优化措施，利用现代化的网络科技手段可以更加快速便捷地收录和整理大规模的档案内容，再通过数据库和相关软件的帮助实现档案数据的系统化和可视化，这便于卫生计生部门展开工作，又便于社会各界及时了解卫生计生的动态信息，从而实现政府与百姓的和谐沟通和矛盾削减，比如通过档案数据的准确与透明，工作人员可以更加顺利地完成社会抚养费等卫生计生费用征收，也可以便于工作人员对不同类型的社会群体进行细致化的针对性管理。最终在不断的摸索和改革过程中，档案管理将会获得理念和模式上的创新，以更加现代化的管理服务模式为卫生计生部门提供优良的后勤保障。

二、卫生计生档案管理常见问题

（一）档案管理基本工作条件较为落后。我国正处于飞速发展阶段，卫生计生部门需要完成的任务要求也越来越多，但一些档案管理工作部门的基本硬件配套设施并不足以满足当前快节奏的工作发展需求，整体硬件水平较为落后，与现在化档案管理高效、全面、准确的相关思想要求相违背。其具体表现在：第一，一些地区的卫生计生部门受到当地经济发展所限，并没有获得足够的资金投入支持，无法及时更换先进的工具设备，直接导致档案管理工作不能快速满足社会所需。第二。社会发展程度参差不齐，一些档案管理部门系统更新较慢，缺少专门的硬件设备，此外并没有根据当地实际情况制定针对性的软件系统，工作人员不得不采取额外的整理归档工作，没有精力对系统进行及时的维护和调整。

（二）档案管理基础工作技术有待提高。管理技术的应用是充分发挥档案管理改革功效的核心内容，利用计算机系统的现代化档案管理技术是满足卫生计生部门各项任务要求的重要依托。当前档案管理工作技术的不足主要体现在：第一，没有彻底实现由纸质档案向数字档案的转变。许多数据信息并没有及时录入计算机系统当中，无法充分发挥数字档案的强大功能，缺少了信息化的支持，很大程度上阻碍了工作的有效性。第二，数据库系统技术并没有获得科学充分的发挥。软件系统技术不完善，不能完全保证档案数据的安全性和准确性等，相对于世界领先机构，其软件技术还有很多需要改进和学习的方面。

（三）档案管理基本工作系统比较滞涩。档案管理工作系统的制定和建立是基于大量实践经验基础上而得出的，而由于我国发展起步较晚，工作系统并不是十分完善。具体表现在，工作人员在进行数据档案的收集整理、存档归档过程中采用的工作方法各有特点，并不能形成统一的系统方案，使人员与人员、部门与部门之间沟通与交接出现阻碍，很容易在数据的传递过程中发生错误、遗漏等混乱现象。

（四）档案管理基本人员组成水平较低。当前时代背景下的卫生计生档案管理工作对人才的依赖程度偏高，然而受到历史发展和专业教育等方面的影响，许多部门工作人员并不足以胜任当前档案管理改革所需。首先，缺少了对于先进的管理理念和管理技术的掌握。其次，人员组成并没有及时吸纳了解计算机技术的新一代人才，人员组成相对老化，对计算机系统的学习能力较为不足，抑制了档案管理的工作发展。

三、提升档案管理工作效果的针对性建议

（一）扩大基础设施投入。为了适应当前内容丰富、工作量庞杂的档案管理任务，及时解放劳动力负担，有必要采取现代化的硬件工具设施帮助工作人员改进工作模式，并通过科学的计算机软件系统，可以快速地进行档案数据的收集和整理等工作，如此一来，既可以提升工作效率，又可以减少收录过程中的错误以及储存过程中的丢失。

（二）加强重视程度，提升技术培养。档案管理不仅是卫生计生部门重要的工作组成部分，又是保证其他工作有序进行的先决条件。为了满足社会需求，响应国家卫生健康委员会的号召，档案管理人员需要提升自身思想境界，加强工作积极性，主动学习先进的管理技术和业务能力，相关卫生计生单位也必须提升对档案管理的认知程度，抓紧技术的培养和传递工作，学习世界先进的档案管理技术并向内部工作人员进行传授，可以定期开展培训课程或者交流会，使档案管理人员更容易地接触到科学的管理技术，由老员工向新员工传递工作经验，新员工向老员工教授计算机知识，以此提升档案管理部门整体技术水平。

（三）优化完善档案管理工作系统。档案管理工作系统是基于实际工作需求和部门的技术能力不断调整优化的，为了制定健全的档案管理工作系统，首先需要科学地划分档案管理工作分工，制定合理的工作流程，为各部门各员工委派详细的工作内容，并创造沟通的桥梁，维持系统内部信息传递的高效性。之后还应建立工作监督小组，对系统进行及时把控，发现问题，解决问题，保证工作系统流畅稳定地运行。

（四）提升管理人员综合水平。专业化人才是促进档案管理发展的重要动力，为了满足档案管理复杂的工作任务要求，需要全面培养管理人员的综合水平能力，这既包括档案学基本能力，又包括计算机系统技术的应用以及其他各类学科的涉猎，通过不断地学习和实践才能丰富管理人员内涵，以人才为主要推动力，保证档案管理工作真正为卫生计生提供全面而准确的数据支持，推动我国医疗卫生行业的进步。

四、结束语

综上所述，做好卫生计生档案管理工作是维持卫生计生部门整体稳定运行的基本条件。采取现代化的档案管理措施，丰富自身管理内容，提升管理效果是政府部门急需完成的改革内容。希望通过积极的优化调整，可以进一步提升卫生计生工作水平，为广大人民群众谋取健康福利。