以评估为契机 加强学校档案的管理

文/广州市第五中学 张倩

一、档案是评估的基础

档案管理是学校信息整合工作中不可忽视的一部分，它与学校日常工作的有序实施等均有不可忽视的联系。为了适应新时期学校教学工作创新推进的目标，要适当进行校园档案管理环节工作的恰当式调节。一方面，校园档案管理期间，应结合校园建设发展历史，准确把握校园档案管理的核心点，合理进行校园档案精华的总结和整理；另一方面，建立与“迎评创建”工作相互对应的档案信息管理结构，为专家进行校园日常工作情况评估、咨询、资料审核等方面工作的顺利实施提供清晰的引导思路。如，本次进行校园档案整理后，发现我校从2014年至今，共计进行了25项区级以上的校园评估工作，其中包含了大量的校园教学、活动、以及人才运用等方面的信息，合理进行该部分档案的整体与调节，在我校未来工作评估实践中起到重要的作用。例如：广东省依法治校示范校、广州市健康学校（市级）、第二批广州市中小学心理健康教育特色学校、学校档案达标复查合格单位等，硕果累累。

二、评估对档案工作的促进作用

（一）增强了领导对档案工作的重视。校园评估工作的实施，是国家教育管理部门对基层教育实践情况的检查与审核，是深入进行校园教学工作探索的主要渠道。由此，重视校园评估工作的重要性，也是促进校园内部结构完善的主要渠道。在我国教育改革前期阶段，各个学校由于对迎评工作的认识存在着误差，认为迎评只需对校园环境进行调整即可，而忽视了档案管理在校园工作实践中所发挥的作用。新时期的档案管理实践过程，校园管理者加强了对校园档案管理的重视程度，由此，各个学校均加强了对校园档案管理工作的重视，全面实施校园档案管理工作检查、分析、检验、评估准备工作的同时，也将档案工作纳入其中。学校高度重视档案管理工作，不断加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位、组织到位、实践方法落实到位。而具体进行评估探究期间，管理人员还应该具备档案管理能力，逐步在校园中建立起系统的档案信息管理结构。这样从校园档案管理部门开始，实行校园档案信息内容整合调控的有效方法，基本实现了校园档案管理工作与日常工作的科学性承接，且这样的档案管理方式，也实现了教学、人才任用、信息管理、以及教学实践过程，多维内容的科学性调整，这与学校在迎评工作全面性优化相互适应。

（二）加大对档案工作的资金投入。档案的收集与整理，需要相应的场室和设备。评估工作对档案工作的需要，使学校领导对档案设施配备上给予了高度重视和支持。针对档案评估的新要求，档案扫描存为电子文件存档，学校专门配备了价格昂贵的激光扫描仪。我校使用省档案局发文推广的泰坦文书档案资料综合管理系统，公司升级了软件版本，使用更加稳定方便。实现了学校档案室软硬件的提档升级和管理手段的现代化。

（三）促进了档案工作的规范化。促进校园档案管理工作逐步向着规范化的趋向转变，校园评估实践期间，需对各个实践单位、实践人员、管理方法等方面进行探索。其实践要点可以归纳为：1.促进资料的收集。当前，校园档案管理工作逐步向着系统化、规整化的方向转变，实践中已经取得了相应的成绩，但诸多细小问题依旧需要进一步进行问题纠正、处理。即，校园现有的资源管理制度，整体上基本实现了教育教学工作的系统性实施，但校园档案管理环节上依旧存在着诸多不足。举例来说，学校档案管理期间，档案信息收集与分配方面无法实现统一性规格调配，校园中大部分档案均是按照管理人员的个人习惯进行档案信息存储。虽然该种管理方法可以暂时性保障校园档案管理的规范性，但却在管理人员工作交接时，容易出现档案信息对接混乱问题。同时，档案管理在迎评准备期间，也出现了课堂教学中局部教学信息记录不详细、或者大量信息残缺不全的问题。这样的档案管理状态，会造成校园中教学档案信息评估时，需要依靠大量的外力进行实际评估信息的补充和完善，该种校园档案管理状况的存在，也是当前工作实践中存在的不足。通过评估的各项指标，可以更清晰地知道哪些资料是需要归档的，平时就可以加强管理，要求各部门按时按质移交文档。2.进一步规范了档案工作。学校档案评估工作的规范性实施，应不断在档案管理体系实践期间，发现其中存在的问题，并通过具体措施进行问题整改。迎评实践期间，一线服务人员会发现日常档案制作中存在不足。如盖章、装订、页码等不规范。发现问题后，我校在认真执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》的基础上，根据档案工作文件精神和要求，完善了《广州市第五中学档案综合管理制度》《广州市第五中学档案管理保密制度》《广州市第五中学档案室库房管理制度》等档案工作日常管理规范，积极推进学校档案事业的法制建设，做到档案工作有计划、有总结，使学校档案管理工作更上一个台阶。

（四）提高了专兼职档案人员的素质。一方面，为全面迎接“校园评估”工作的顺利实施，校园档案管理人员要对现有档案信息内容进行综合了解，不断增加个人岗位信息管理意识；另一方面，强化企业档案管理人员的服务创新认知高度。如，进行校园档案管理人员信息的综合调节等，这些都是较有效的实践方法。我校现有专职档案管理员1人、兼职档案员46人，为进一步牢固树立档案法制意识、优化依法建档的环境，学校制定档案工作人员建设的规划，组织专职兼职档案员进行培训、参观和学习，确保我校档案工作的顺利进行。2014年至今，我校采取参培、送培、横向交流等多种形式，先后共派出4人参加各种档案管理培训，努力提高档案工作人员的专业知识和职业技能，强化档案职业道德观念。我校对档案工作的文件和学习资料，除了组织领导班子、行政干部和档案员学习外，还传达到全体教职员工，通过组织教职工学习《档案法》《归档文件整理规范》和不定期调派教职工到档案室进行短期实操训练等方式，不断加强校园档案意识，强化“依法建档，依法用档”的观念。

（五）增强了档案资源的开发和服务意识。评估工作，档案利用是一项重要指标。我校实现了由保管档案为主向积极开发档案信息资源为全校提供研究利用为主的飞跃，推进档案开发利用的大众化，使档案更贴近现实，为师生服务。在充分运用各种现代化技术的基础上，突破了传统档案工作的局限，在服务手段、服务方式及服务内容等方面不断改善，最大限度地满足了广大师生日益增长的档案利用需求。注重校园档案管理工作，这是由于校园档案资料信息较为完备，是历届学生学习信息证明的来源，也是教职工能力考核的数据来源。在严格执行保密制度的同时，进一步加大档案信息资源的开发利用，续编了大事记、基础数据汇编等常规材料。

档案信息不仅是学校成长的记录，也是校园教学实践工作实践状态最直接的反馈资料，它的信息资源可靠性，直接决定了校园评估的基础定位。同时，校园档案信息是否具有系统性、完善性的内容，也会对评估工作的开展顺利程度造成影响。由此，校园档案管理人员，必须要重视档案信息管理在校园评估中所发挥的价值，紧紧把握住评估这块跳板，进一步强化校园内部管理工作，为学校人才应用、实践教学工作的推进提供新趋向。