医院科研档案的收集与利用

文/吉林省人民医院 张超

对于医院科研档案来讲，其具有的学术参考价值是不容忽视的，各项收集与利用工作水平的高低，不仅能够将医疗单位的实例、水平充分反映出来，体现的也是一个医院科学管理水平的高低。但是就目前来看，很多医院存在对档案重视不够的情况，正规化、信息化程度普遍较低。对此，各医院及其工作人员应给予足够重视，紧跟时代发展步伐，从不同角度来优化探索医院科研档案的收集、利用工作的有效落实。

一、工作人员要深入基层科室收集材料

对于文书等类型的档案收集来讲，通常可以划分为平时收集、临时突击收集两种，科研档案收集也不例外，但针对医院来讲，基于其档案形成无规律以及不确定性，一般都比较侧重于平时收集。在实际收集中，为了保障档案质量、完整性以及准确性，提供有力保障，针对不完整的材料要结合具体情况，给予及时调查、补充，对于不准确、虚假的资料要真正做到去伪存真。

为了取得理想的平时收集成果，其相关工作人员应着重从两方面着手：一是要重视完善科研档案收集网络体系的合理构建。在此背景下，档案部门要结合实际情况，落实好检查、督促与指导工作，检查好日常科研档案的形成、收集与归档工作，确保其中存在的各类问题能够被及时发现与妥善解决。二是档案部门的工作人员应全面提升工作的积极主动性，平时要做到口勤、手勤、脚勤，尽可能多的到基层业务科室了解实际情况，以此来优化、增强沟通联系、广泛收集。

科研文件材料通常来源于临床科室、专家教授，以及相关的专业技术人员。但是由于其普遍存在对文件材料归档认识不足的情况，再加上个人、部门因工作需要留用等原因，要想让其自觉、主动地进行各自形成科研文件材料的归档移交比较困难。所以，档案人员要真正深入各个科室、课题小组之中，引导其正确认识到科研档案在社会、医院，以及科学技术发展中发挥的积极作用，确保科研资料存档的价值、意义可以得到进一步突显，为相关人员良好规档意识的形成创造良好条件。此外，还要及时有效地帮助其人员更完整、全面地收集、归档科研资料，而针对那些需要临时存放在科室的资料，一定要规定好存档时间。

二、完善医院科研档案的各项管理机制

首先，要做到依法管理。医院要结合《中国人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》等方面提出的各项要求来制定与医院更符合的档案管理规章制度，其中涉及到档案的归档范围、保管期限，以及档案的接收、管理，以及保管、鉴定，以及档案管理细则等内容。其次，要构建完善适合的管理体系。构建由档案管理委员会、档案管理机构，以及专职与兼职档案人员共同组成的档案管理工作网络，完善工作力量的分配，逐渐形成自上而下的管理体制，结合具体情况要适当增加档案管理工作的投入，确保各项工作在具体落实中能够获得有力的资金支持。最后，完善科研、建档工作的同步管理。为了帮助科研、档案管理等工作人员理顺自身职责，应该将科研档案工作合理纳入科研管理工作的各个环节中，实现对各项职责的准确把握，优化各项措施的有效落实，取得理想的同步化管理成果，以此来确保一系列科研档案可以及时完整归档。

三、注重医院科研档案利用领域的拓展

医院科研档案具有较强的专业性，其中涉及到的新技术、新疗法，以及新药开发等一系列信息也是极为丰富的，不论是在日常科研决策、医疗诊治，还是临床教学等方面都发挥着积极参考、指导作用。且相关档案的收集、保管，以及统计等工作的有效开展都是为了开发、利用档案信息资源，这也是科研档案管理的最终目标。

在开发利用上，除了传统文件的查询、复印，以及借阅之外，还应重视计算机平台的充分利用，可以基于开发利用的科技资料来进行各类科研档案数据库的建立，以此来为临床医疗以及科研教学工作开展创造可靠、必要的条件。科研档案管理部门可以基于科研信息数据库的建立，对一系列基本信息进行汇总、统计与分析，然后基于此来进行各类科研动态情况报表的编研，为医院科技发展，以及医院领导的科研决策提供有力参考。比如，按照年度分科室各级科研项目的具体理想情况，或是科研成果、发表科研论文和具体被引用的情况进行汇总等等。此外，还可以通过科研信息资料的充分利用，完善教学、经验交流多媒体的制作，以此来为科研人员顺利、高效开展各项临床教学工作，以及科研成果的宣传推广创造良好条件。

四、提升医院科研档案管理现代化水平

为了给检索、利用提供一定便捷，完善资源共享，其相关工作人员应坚持以科学管理为重要基础，通过科学技术理论、方法，以及手段的灵活引用来妥善处理档案收集、利用中存在的各类问题，促进其各项工作的信息化、规范化，以及科学、自动化发展。为此，应结合具体情况，着重围绕档案收集、保管、开发与利用等环节做出更深层次的技术创新探索。同时，要注重、完善档案硬件设施方面的投入，将原本分散的个人、部门的科研档案材料汇总成内容较为丰富，且数据详细的资源库存。另外，还要围绕档案收集、利用来进行各类软件研发，真正实现各种档案全文检索，以及数据分析、资源共享等多样化功能的有效发挥，从而为后期多层次、多角度开发创新提供有力的技术支持。

五、优化业务培训，不断提升人员素质

由于种种因素的影响，大多数档案管理人员的业务知识、技能都有待完善。不同于文书档案，医院科研档案涉及面相对较广，资料分散在各个科室、个人手中，未形成一定的规律特点，难以借鉴其他门类的档案开展有计划、有目的的收集工作，这也在一定程度上为后期利用增加了一定难度。当前，很多医院都存在档案人员对科研档案材料引用的收集方法、范围不明确的情况。对此，其档案人员要加强对业务的认真学习，尽可能多地参加地方档案行政管理部门举办的各种培训活动，以及档案业务方面的学术交流活动，或者是到外地、其他单位积累丰富经验与方法，以此来确保其工作人员在收集科研档案资料过程中，能够实现对文件材料形成特点的准确了解与分析。

对于医院科研档案的具体收集范围来讲，主要涉及到：临床科室科研、教学中，初级卫生保健、妇幼保健，以及老中医临场经验总结与传染病管理等方面形成的专题材料。

六、结语

综上所述，作为医院科研活动的历史记录，医院科研档案是对医院历年完成的科研成果，以及一系列新技术成就的记录，发挥出的重要学术参考价值是至关重要的。但不得不承认的是，在医院档案管理中，医院科研档案是极为薄弱的一个环节，所以，要想确保其具有的积极作用能够得到充分发挥，就必须要重视、完善各项收集、利用工作的具体落实，积极探索出更新颖、多样化的工作策略，给医院科研、学术活动带来积极的促进作用。