高校人事档案管理现状及创新路径

高校人事档案是一类具有真实、全面、客观、私密等特征的特殊档案，是记录高校教职员工个人信息的重要载体，为人事部门开展工作提供了强有力的帮助。随着人事制度的改革，人事档案在高校各项工作的运行中所起到的作用愈加显著，原有的管理模式已经难以适应新时代的需求。所以，如何对人事档案管理中存在的问题进行深入研究，并从更深层次去探讨解决问题的办法，切实发挥人事档案的效力，显得尤为重要。

一、创新人事档案管理的必要性

（一）推动高校人事工作稳步前进。档案最基本的意义在于实现对历史的记录。人事档案记载了教职员工身份、学历、教科研能力等方面的详细信息，能够清晰地反映个人知识水平和工作能力，对高校人事工作提供一定的参考依据。例如：在人才招聘或选拔过程中，在不熟悉应聘对象的情况下，高校人事部门可以通过查阅个人档案对其有大致的了解，然后根据具体要求引进或提拔能够推动高校发展的高素质高水平人才。综上所述，对人事档案进行创新管理，能够促进高校对教职员工能力和素质的深度挖掘，从而加快人才队伍的建设步伐。

（二）社会的发展驱使高校加快对人事档案管理的创新步伐。党的十八大以来，在全面从严治党的政治背景下，原有人事档案管理制度和模式已经难以满足现在社会、学校及个人对人事档案的利用需求。

二、人事档案管理工作的现状分析

（一）档案意识薄弱。1.人档分离。一直以来，社会各界对档案知识的宣传力度都不大，造成很多人对自己档案的关注度不够，以致于出现来校工作了很长一段时间但档案依旧留在原单位或毕业高校的情况，有些教职员工频繁更换工作却又不及时办理档案转递手续，更有甚者，为图简便，有些人事部门直接将档案交到本人手中，造成档案不及时呈送人事部门。种种状况都直接影响了高校人事管理部门工作的正常运转，以及对教职员工基本情况的了解。2.材料随意填写，可信度打折。因为教职员工没有意识到档案对自身成长的重要性，在填写材料的时候不谨慎，漏填、涂改甚至错填，造成材料前后不一致，学习或工作经历衔接不上。这些疏忽极有可能影响到个人职称评聘、工资晋级、甚至干部任免。

（二）人事档案管理机制不完善。1.人事档案管理模式过时。现阶段，一些高校缺乏严谨完善的管理体系，人事档案管理模式继续沿用以前的老办法，把人事档案管理工作仅仅看成是静态的看管性工作。正因为高校对人事档案管理工作的不重视，降低了对人事档案管理的经济成本以及人力物力投入，导致档案材料的收集率慢、利用率低。事实上，教师职称评聘、岗位异动、干部任免等人事工作中都要利用到人事档案，但现实中对档案的利用仅仅停留在借、查阅方面。2.缺少专业性人事档案管理人才。很多高校的人事档案专员不是档案学专业出身，在工作的过程中边做边学，缺少档案专员必备的业务能力和综合素质。因为专业知识不丰富，档案管理员在材料的收集、整理、鉴别、审核过程中势必会遇到诸多困难，进而增加了人事档案管理的难度。3.高校领导层面对人事档案管理工作重视不足。党的十八大以来，社会各界对人事档案的认识逐渐增强，开始意识到档案对本人、单位及社会的影响力。但长期以来对人事档案管理的忽视导致工作开展的过程异常艰难，例如办公环境差、档案室不达标、专项经费不足等。因为一些高校对人事档案工作重视不够，导致人事档案管理员错误地将日常管理工作流于表面，没有去深入研究人事档案管理的重要意义。4.人事档案管理信息化程度不高。目前很多高校的人事档案管理以传统的纸质形式为主，对档案的查阅利用仍旧采用翻阅实体档案的方式，计算机等先进技术没有在人事档案管理中得到广泛运用。这种管理方式比较耗时耗力，严重降低了人事档案管理工作的效率。

三、创新人事档案管理的路径

（一）更新思想观念，强化档案意识。1.人事档案会伴随我们一生，代表着一个人的成长轨迹，是个人综合价值的体现，但能够意识到档案重要性的人却不多。为了让高校学生意识到学籍档案的重要性，可在教学中增加与档案相关的课程，让学生在潜移默化中增加对档案的初步认识，这样能促使学生毕业时关注个人学籍档案的去向。对于高校教职员工，可在学院官网、官微、院报等平台开辟专栏，宣传各类有关人事档案的政策法规。也可在日常工作中，如职称评审、新进人员档案审核、干部档案审核、工资福利调整等环节中对教职员工进行人事档案管理制度讲解，让教职员工意识到人事档案的重要性和严谨性。2.高校领导要了解人事档案管理工作，并清晰地认识到其重要性，把它当做人事工作顺利开展的基本前提。人事档案具有机密、不可再生等特性，因此在挑选人事档案管理员时，除了要考虑是否具有扎实的专业知识和工作技能外，还需要考虑是否政治坚定、坚持原则、甘于奉献、严守纪律。

（二）强化制度建设。1.完善人事档案管理制度。没有规矩不成方圆，人事档案工作亦是如此。高校应该在国家政策法规的基础上建立有利于高校发展的人事档案制度，朝着人事档案管理标准化和制度化的方向前进。只有制度明朗了，档案管理人员才能明白岗位职责和义务，档案管理的质量才能得到有效保证。2.落实管理流程。要提高人事档案管理水平，还需从日常工作着手。人事档案管理最基础的环节就是材料收集，人事档案管理员需要认真细致对待。对于不符合归档要求的材料，档案管理员应当拒绝接收，档案材料的收集、发放、出（入）库、以及借（查）阅都要有台账可查。在当前人才竞争激烈的环境下，人才流转频繁，人事档案管理员需及时对档案进行转递，并做到有迹可循。3.加强纪律监督。高校应当认真贯彻《干部人事档案工作条例》精神，建立考核以及奖惩机制，切实提高人事档案管理人员的工作积极性。人事部门还要定期对人事档案管理工作进行检查和指导，发现问题及时解决问题。对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正，涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。只有做到赏罚分明，才能形成良好的人事档案管理氛围。

（三）加强队伍建设。1.重视业务培训。人事档案是高校人事部门了解教职员工的信息来源，完整准确的信息能够帮助人事部门顺利开展工作。很多人误认为人事档案管理工作只是简单地收发整理材料，其实不然，人事档案关系到教职员工切身利益，与个人工资、职称评审、干部选拔等息息相关，因此，在实际工作中，人事档案管理人员必须严肃谨慎对待。学院各部门要积极配合，选派有责任心、政治立场坚定的同志担任材料收集联络人，协助做好材料收集工作。经调查，多数人事档案管理员不是档案专业出身，没有接受过档案管理知识的系统学习，专业性不够强，例如不能准确区分档案的类别、不能精准判断材料归集的范围等。为了跟上时代的步伐，不管是专职人事档案管理员还是兼职人员，在做好日常工作的同时，都应当定期进行业务培训和职业道德培育，学习系统完善的档案专业知识，不断提高自身专业水平和职业素养。2.稳定人员。人事档案工作量大繁琐，且具有较强的工作连贯性。目前多数高校实行轮岗制度，或者因为档案管理工作枯燥而主动申请调岗，如果前后两任工作交接不细致就会导致很多问题的产生，进而影响人事档案管理的水平。对于这一点高校可以根据本校实际，制定出稳定人事档案管理员的相关办法，有效防止工作断层，切实发挥人事档案的最大价值。

（四）加快人事档案信息化步伐。随着大数据时代的来临，部分高校已经意识到档案信息数字化的便捷性，纷纷投入大量人力物力，但目前的信息化程度仅体现在对档案目录的查询上，与高校档案信息化建设的基本要求相差甚远。为了做好人事档案信息化工作，高校可以开发人事档案信息系统，如需要利用档案，只需从系统中导出即可。相比纸质档案，电子档案保存更便利，查找利用效率更高。高校在投入足额资金积极引进信息化手段的同时，还应多重视对信息系统的维护和监督，在提高人事档案利用率的基础上，确保档案的安全性。

四、结束语

在新时代从严治党的政治背景下，用好管好人事档案已经成为了决定高校人事工作顺利与否的关键，对高校的整体发展都起着至关重要的作用。人事档案服务于人、服务于校，随着人事制度的改革，高校要加大对人事档案管理的重视力度，健全人事档案管理模式，积极使用现代化信息手段提高人事档案管理水平，开创高校人事档案管理新局面。