规范财务档案管理 提高财务管理水平

文/天津市南开区疾病预防控制中心 钱晓姝

随着全球一体化的加速，我国经济发展取得了很大的进步，近几年中小企业如雨后春笋般蓬勃发展，给我国的经济有效助力，但是受世界经济形势及美国贸易战的影响，企业发展所面临的压力越来越大，成本压力、市场压力、企业内部管理压力，各方面的压力使得财务管理的重要性越来越凸显出来。财务工作从原本的记账、算账、报账中挣脱出来，更侧重于对企业经营的指引。

财务档案作为企业运营过程落在实处的体现，在整个财务管理过程中的重要性逐渐加大，财务档案管理已不同于往日对财务凭证、报表、各类税收申报表的存档这个狭义的定义，更多的侧重于整个经营管理层的信息存档，人事资料、价格档案、涉外合同、成本数据等，均属于整个财务档案管理的范畴。如何有效进行档案管理，并将档案信息合理运用，使得企业有效掌握经济运营的相关数据，至关重要，这也是提高企业财务管理水平的有效途径。

一、目前财务档案管理问题和现状

虽然财务档案管理与财务管理的相关性越来越强，但大多数企业对档案管理还停留在以往水平，认为财务档案就是财务凭证、报表、各类税收申报表等常规财务档案，财务档案管理工作也存在一些问题，现将其现状及问题结合说明，主要如下：

（一）财务档案管理的重要性认识不充分。受传统企业管理的模式限制，大多数企事业单位对财务档案管理的重要性未有充分认识，在进行财务档案管理工作过程中，仅仅考虑纸质档案保管层面的问题，未能将财务管理工作与财务档案管理相结合。档案毁损丢失现象较为常见，使单位丢失了很多数据资料，对整体业务的评估缺乏支撑力，同时档案只是形式上的归档储存，未根据资料内容与可使用方向进行归档及数据汇总，造成了数据真正意义上的“闲置”，这对企业来说是最可惜的地方。

（二）财务档案管理人员的业务素质较低。纵观目前大多数企业，负责财务档案管理的人员多为最基础的会计人员，很多单位甚至还是由会计人员兼任，没有专职的档案管理人员，所以造成企事业单位内部财务档案管理较为随意，没有规范的归档流程和提档流程，同时也没有与实际业务相匹配的档案管理信息系统，在实际业务过程中，受限于人员的业务水平，很多问题制约财务档案管理，无法对整体财务管理工作产生积极的力量。很多档案管理人员的责任心不够，也给工作造成了一定的负面影响。

（三）财务档案管理缺乏相应的规定和流程，财务档案管理机构设置不科学。财务档案管理工作并不仅仅是设置一个档案室配备档案管理人员进行管理就可以的，档案管理是一项较为严谨的工作，资料归档和资料提取都需要相应的规范和操作流程，资料的归档时间、归档内容、提报人、档案提取的有效条件、档案借阅与归还等相关工作都是需要一套严格的“操作规程”来制约的，档案管理室不同于图书室与阅览室，在整个工作过程中要严格按照制度来进行，做到“有规可依”“有规必依”，现在很多单位没有规范的档案管理规定，或者即使有规定也形同虚设。很多单位设置档案管理部门的时候，并没有考虑企业的实际需求，只是为了储存档案而设立这样一个部门，这就致使财务管理与档案管理相脱节，不能实现财务档案有效数据的提取。

二、规范财务档案管理，提高财务管理水平的措施

财务档案管理对财务管理水平的影响自是不言而喻，如何通过有效的档案管理工作提升财务管理水平主要有几点。

（一）重视财务档案管理工作。思想决定意识，意识直接影响行为，只有真正认识财务档案管理工作的重要性，才会通过切实措施来改善其管理效果。单位的一把手要对财务档案管理的重要性有全面的认识，才能带头将这项工作落到实处，起到带头作用。对财务档案的重视程度，从侧面可以反映对财务数据的重视度，一把手对财务档案管理的重视，能够在财务部范围内营造较为积极的工作氛围，同时可以提升其他部门的配合度。同时一把手也要对财务档案管理工作提出自己的要求，一把手或者总经理对整个企业的运营负责，需要强有力的数据支撑才能作出有效的判断，带动企业快速发展，而这些数据都是财务档案的范畴。

（二）从根本上提升财务档案管理人员的素质。目前企业大多数从事档案管理工作的人员业务水平不高，这个岗位的设定本身技术含量就较低，薪酬匹配也较低，因此多半是非专业人士从事档案管理工作。又加之对其缺乏有针对性的培训，所以档案管理工作与管理需求想脱节。想要改善这种情况，改变意识是第一步，其次要引入较为专业的档案管理人员，同时对原有从业人员进行相应的培训，使之能够同企业一起进步。另外财务部门作为档案的直接输出者，在输出数据与资料时，就应该有一个科学合理的模型，协助档案管理人员将这项工作做好。另外可以建立相应的人员激励考核制度，使得该岗位人员具有危机感和学习的紧迫感，努力提升自己的业务水平，同时企业间可以组织交流或者参观学习，对实际业务中较好的档案管理方式予以共享。

（三）提高对财务档案管理的信息化水平。随着我国科学技术的突飞猛进以及信息化时代的到来，企事业单位的财务档案管理工作也应该顺应信息化的潮流，更多的运用新的技术和方法。完善对会计电算化系统的应用，这有利于财务管理人员更加方便地去管理数据，同时也要注意好对会计电算化系统的定时更新，利用更多的信息化专业知识，来提高财务档案管理工作的效率。另外，加强对财务档案的保障工作，可以利用移动硬盘去对数据进行存储，也要加强对档案管理库房的建设，以提高对财务档案管理的信息化水平。

（四）提高财务档案管理的规范性，建立科学的档案管理机构。没有规矩不成方圆，档案管理工作也是如此，需要制定严格的管理制度和流程，对归档与提档工作作出明确的要求，确保资料及时归档，不能因为业务借阅造成资料的缺失，资料的借调时间给与明确，资料丢失毁损的相应奖惩制度也应该落实。另外还需要借助信息技术的发展来提升档案管理的准确率和处理速度，随着云技术的不断普及，现在的档案管理，更侧重于电子档案的保管，因为电子档案查找容易，传输速度快，易于进行处理，但是在管理过程中一定要注意信息的保密性。对于档案管理机构的设置，企业要根据自己的规模和需求进行设定，切不可人云亦云，造成部门虚设。

我国企事业单位财务档案管理都存在不同程度的问题，但是值得欣慰的是财务档案管理工作的重要性已经得到共识，切实做好档案管理工作，对于财务管理的提升大有裨益，相信各级企事业单位都会落实实际工作，促进财务管理水平的提升。

三、总结

总而言之，在科学技术迅速发展的背景下，要想规范财务档案管理来提高财务管理的水平，就要充分认识到其存在的现实问题，重视财务档案的管理工作，并通过思考实践以及利用信息技术去解决这些问题，提高管理人员的素质，进而提高财务管理的水平。