机关事业单位养老保险档案管理问题探析

文/朔州市机关事业社会保险服务中心 李彩文

养老保险档案管理工作属于机关事业单位档案管理工作的重要内容，新形势下，必须提高其管理水平和质量，才能满足社会发展的需求，促进单位发展。

一、养老保险档案管理存在的不足

（一）缺乏综合素质高的档案管理队伍。目前，机关事业单位养老保险档案管理工作人员的受教育程度不高，专业知识与业务能力有限，多数负责档案管理的工作人员缺乏专业背景，大多是从其他科室借调过来的人员，因此他们的专业观念不强，从而使工作无法落实到位，不但影响了养老保险档案管理工作质量，也限制了事业单位发展的步伐。另外，大部分工作人员仍然存在着“铁饭碗”思想，致使实际工作当中缺乏积极性和创新意识，使得该项工作方式落后，质量得不到保证。

（二）没有意识到养老保险档案管理工作的重要性。随着机关事业单位的不断改革，档案管理意识逐渐提升，但是对于养老保险档案管理工作的认识仍然较为浅薄，对档案管理的认识停留在整理和存储资料层面，工作态度不积极，存在敷衍情绪，不重视工作中的细节，也没有严格按照相关的流程进行操作，导致档案资料经常丢失。另外，领导人员不重视，使得养老保险档案管理工作水平较低。

（三）养老保险档案信息化管理程度较低。处于信息化时代，计算机网络技术的普及给养老保险档案管理工作带来新的机遇，电子档案的使用能够有效解决传统档案管理中存在的弊端。但是，当前，大部分机关事业单位的档案管理设备较为落后，存在档案资料遗失风险。现有的信息化管理技术水平不高，档案信息检索存在不明确、重复检索等问题，因此，必须尽快解决这一问题，提高养老保险档案信息化管理水平，才能提高工作质量和效率。

二、提高档案管理水平的具体措施

（一）加强领导，强化养老保险档案管理地位。机关事业单位进行档案管理工作的时候，应该采取各种有效措施积极宣传养老保险档案管理工作，使单位领导阶层与职工意识到养老保险档案管理工作的重要意义。首先，增强领导的养老保险档案管理意识。机关事业单位的任何一项工作要想顺利开展，都必须得到领导的重视，养老保险档案管理工作也如此，领导对养老保险档案工作的认识程度决定着他们对该项工作的态度，因此相关工作人员应该通过实际行动获取领导的重视，经常把一些文件与材料拿给领导看，加深领导的印象，并且定期向领导汇报养老保险档案管理工作情况以及该项工作给单位发展带来的积极作用。才能让领导把养老保险档案管理工作纳入重要工作范围之内，强化该项工作地位，大力宣传养老保险档案管理制度与标准，帮助单位全体职工都意识到档案管理的重要作用，使用现代化管理理念，建立养老保险档案管理领导机制，保证人员具备较强的责任心、服务意识与创新能力，从而为养老保险档案管理工作的顺利开展奠定坚实的基础。其次，强化档案管理人员的档案管理意识。档案管理人员应该意识到养老保险档案管理的最终目的就是为了事业单位的发展服务。档案管理工作当中的每一个细节都要认真完成，才能提升档案管理工作水平，充分发挥档案的职能，促进机关事业单位的发展。

（二）完善档案管理制度，保证档案管理质量。档案管理制度必须要具有较强的科学性、可行性以及约束性，才能保证档案管理工作顺利进行。要想保证机关事业单位养老保险档案管理更加科学化、规范化与合理化，必须要根据相关的法律法规和机关事业单位的具体情况，建立完善的档案管理制度，加大档案管理力度，强化档案管理地位，构建科学合理的档案管理流程与方法。其一，明确立卷归档的范围、时间以及要求。其二，建立档案保管制度，明确档案安全保护、库房以及设备等方面的管理标准和要求。其三，建立档案保密制度，明确档案保密措施与要求。其四，建立档案使用制度。明确档案使用标准、范围与方式。其五，建立机关养老保险档案人员岗位责任体系，明确每一位工作人员岗位职责、范围、具体内容以及要求，保证责任主体明确、岗位责任具体，责任追求规范，才能使每一项工作落实到位。因此，机关事业单位必须尽快完善养老保险档案管理制度，细化养老保险档案管理工作，才能实现现代化管理模式。

（三）创新档案管理方式，提供服务水平。创新是机关单位发展的强大动力。机关事业单位要想跟上时代发展的脚步，就必须进行创新，朝着信息化、现代化以及标准化方向发展，提高服务水平，才能真正发挥其价值。处于网络信息化时代，档案管理工作应该充分利用先进的网络技术，改革档案管理模式，实现信息化管理，才能更好地服务于社会。档案信息化管理能够简化工作流程，提高工作效率，保证工作质量。目前大多数事业单位的档案管理工作基本实现了信息化管理模式，使得档案管理以及使用效率得到全面提升。因此，养老保险档案管理工作也应该与时俱进，加快信息化建设步伐。其一，创建数字化档案管理体系，使用互联网技术、信息技术等先进的技术把传统的文字资料转换成为容易保存的数字资料。其二，创建自动化档案管理体系。使用先进的信息自动化技术构建养老保险档案自动化管理体系，实现对信息的检索、收集、筛选以及处理等自动化模式。其三，创建互动化档案管理体系。加强档案信息的互动，不断完善和优化档案管理系统，提高服务水平。由此可见，使用信息技术管理养老保险档案，能够提升档案工作质量和效率。因此，机关事业单位应该积极使用现代化信息技术，科学合理地开展档案管理工作，同时加强对档案工作的监督，创新工作体系，才能保障事业单位健康、稳定发展。

（四）提升工作人员的综合素养。要想保障养老保险档案管理工作更加科学合理，就必须要建立一支素养较高，能力较强的档案管理团队，同时加强对团队的培养和教育。首先，加强其政治素质的认识。定期组织档案管理人员学习党的方针和政策，保证其具备较高的政治素养，树立全心全意为人民服务的意识和决心，遵纪守法，严格按照相关的法律法规办事，养成良好的职业道德素养。其次，提升工作人员的专业知识与水平。保证相关工作人员必须具备较强的专业知识和业务能力，能够熟练运用相关的知识与方法可行合理地解决工作中存在的问题，保证档案工作的质量。另外，档案管理人员自身也应该树立终身学习理念，不但要具备扎实的专业知识，还应该积极学习其他学科知识，开阔自己的眼界，丰富自己的知识体系，努力成为一名全方位人才，才能满足新时代档案工作发展的新需求。

综上所述，处于新时期，机关事业单位养老保险档案管理工作要想满足单位和社会发展的需求，就必须要结合单位的实际情况，认真分析其中存在的问题，加强领导，强化养老保险档案管理地位，完善档案管理制度，保证档案管理质量，创新档案管理方式，提供服务水平，提升工作人员的综合素养，使养老保险档案管理工作顺利进行，从而为单位发展提供坚实的保障。