电子信息档案管理在业务中的应用及风险控制措施——以农业科研院所为例

文/宁德市农业科学研究所 兰前

农业科研院所是农业技术研究和研究成果向实用转化的重要机构，即以福建宁德市农业科学研究所为例，其在工作实践中有大量档案信息产生，这些信息内容的合理高效管理，对于技术研究与应用的价值非常突出。因为有了先进信息技术的支持，电子信息档案管理的应用范围变得很广，但同时也带来了一些应用及风险控制方面的问题，解决好这些问题，才能使农业科研院所更好地发挥本身职能，为农业发展服务。

一、农业科研院所电子信息档案建设概述

在现代农业发展过程之中，农科院所的技术提供使命至关重要，如福建省宁德农业科学研究所，便将主要精力放在提供开展农业科研与农业技术开发，给当地农业生产提供各类技术服务方面，长期以来，取得了比较好的成绩，与此同时，农科院所也在平时工作实践中形成了众多文件资料，如何管理这些资料，成为一项专门的课题。工作实践中，所有的档案资料都要求规范化整理和分类，以案卷目录编制、卷内目录检索为助力，达到随时取用的效果。近些年来，因为信息技术水平的不断完善，以福建省宁德农业科学研究所为代表的一些单位，把信息技术和档案管理相结合，形成了电子信息档案管理模式，对于提升档案管理效率、提高服务水平具有突出意义。但与此同时，也有一些农科院所因受经费、人员等方面因素的影响，存在着档案信息化管理水平偏低的问题，导致电子信息档案应用风险控制隐患的存在，这些应该随时给予纠正。

二、电子信息档案管理在业务中的应用价值

若想使风险控制问题得到纠正，首先需要明确电子信息档案管理在农业科研院所业务中的应用价值，从而让风险控制更具针对性，避免出现无的放矢的问题。

（一）电子信息档案的存在，是档案管理效率提升的利器。计算机所具有的强大信息处理功能，快捷的运算速度等优势，让传统档案管理滞后现象得到了有效解决，并且提升了信息记录的准确度。

（二）电子信息档案的安全保障价值。虽然有新的网络不稳定因素存在，但电子信息档案传达无疑多了一份安全保障，一些传统档案管理中运输、管理等环节的自然与人为破损因素不复存在。

（三）电子信息档案在管理方面的资源共享优势。大量传统档案被闲置的情况，在大数据时代有了根本改观，电子信息档案管理的技术发展，使之在农业科研院所的应用，能够以计算机网络数据传输与信息传递为纽带，更好适应当代社会发展节奏，一定程度上满足院所工作变革需求。

二、电子信息档案管理在业务中的风险控制措施

我们要意识到，在农科院所中电子信息档案的应用与管理优势，发挥出其相对于传统档案管理的长处。但同时也要意识到，无论任何一种管理方式，都没有万无一失之说，因为互联网的性质所决定，以保密工作为代表的风险控制方法，始终是各地农科院所电子信息档案管理工作中的难点之所在。现在，电子信息技术水平的提升可谓日新月异，虽然当前农科院所的档案管理工作已经应用了比较先进的加密手段，并不容易被破解，可技术的不断变革使得加密手段的安全性并不会永久。因此，应当将档案加密管理工作视做重要的风险控制方向，意识到若是缺少行之有效的防预风险方案，便非常容易导致农科院所电子信息档案遭到窃取或是受到损毁，给单位带来无法挽回的损失，以下是几点有效的规避风险努力方向。

（一）农科院所需要充分关注本单位的电子信息档案储存安全问题。首先要让档案所处的载体拥有更强的安全系统，明确电脑病毒对于计算机系统可能产生的巨大破坏性，针对病毒入侵的方式、频率等，构建形成与之相对应的防范机制。比如农科院所的档案管理工作者需要定期以杀毒软件查杀病毒，让系统得到合理的保护，要有充分的预见性，以网络安全报警系统的优化为工作目标，在发现电子信息档案可能受到侵袭的苗头时，及时做出处理。再比如各单位需要定期对正版软件进行系统维护，从源头上消除系统崩溃所造成的损失，要定期升级软件，在发现系统受到破坏的情况下，马上进行处理，将损失消灭于无形。其次，要让档案数据更具安全性，比如需要从根源上确保电子信息档案不会出现泄露的问题，确保农业科研院所的信息绝对安全，要利用必要的防火墙手段，禁止外部计算机的随意传输与下载档案问题，只有经过允许的访客才能浏览与传输档案信息。再比如农业科研院所应该把电子信息档案备份，在万一出现计算机系统瘫痪的情况下发挥出备份的作用，与此同时，还要对这些备份信息多重防护，妥善保管，甚至是多次备份。除此以外，无论是常规保管还是备份保管，都应该关注温度湿度等容易对电子信息档案产生不利影响的因素，将其置于良好的环境之中。

（二）农科院所需要充分关注电子信息档案管理者的个人素质。无论信息化水平如何提高，计算机最终还是要归结于人的操控，从这个角度来讲，农业科研院所电子信息档案管理者拥有足够的计算机网络工作原理知识及科学管理操作意识，以及充分的档案安全意识，是电子信息档案管理应用过程中风险控制的关键性因素。所以，在前期准备工作中，农业科研院所应当对相关人员进行科学严格的培训，在其培训合格后方允许其上岗工作，而在其上岗后亦应做好定期培训工作，确保本单位档案管理者能够及时了解风险控制前沿的知识，随时应对电子信息档案管理中的新问题与新情况。

（三）农科院所需要充分关注电子信息档案管理工作制度的完善方式。档案管理的一个突出作用在于实现其合理化应用与流通，此时，构建形成更加完善化的电子信息档案工作模式，使模式运行有制度相依托便显得非常重要。另外，在传统观念与方法下，农业科研院所各部门之间的交流与沟通不足，往往都是各自为政，档案的收集与整理各行其是，而在新环境下，电子信息档案的应用能够让各部门乃至各单位之间实现资源共享，对人力、财力、物力的节约具有保障作用，为将此保障作用发挥到极致，应当从更宏观层面制定相应的风险控制工作制度，使有关人员严格遵循制度工作，例如，只有具有档案管理资格的人员才可以操作有关系统，要对网络系统设置逐层、分级的权限，要有效发挥领导层的示范与监督功能，同时也要激励工作人员自我与相互监督等。

三、总结

农业科研院所业务中的电子信息档案合理管理，能够让常规档案管理同信息技术结合起来，从而全面提升档案管理工作水平与效率，给基础科研活动以及随之发生的科学技术转化服务提供帮助，这可以说是未来相关发展实践过程中的必然途径。正因为这样，农业科研院所必须要充分认识到电子信息档案建设现实情况，特别是明确电子信息档案建设的潜在价值，理清风险控制的工作思路，为未来信息化建设提供良好的基础条件。