做好高校办公室行政管理工作的五点要求

文/吉林大学工程仿生教育部重点实验室 冯璐

高校办公室管理人员的素质决定着高校办公室的效率，在教育改革的大前提下，高校进行改革创新的任务刻不容缓。这就要求每个高校部门都应该提高效率，加强自身的纪律，以提高高校的利益作为出发点，这样才能为高校的改革创新注入活力和动力。高校最重要的工作之一是加强管理，增进创新素质，因为高校办公室所掌管的工作很基础很根本，所以说要加强高校办公室的管理，让高校办公室在创新发展中发挥重要的作用。对高校办公室人员的五点要求是加强管理的基础，本文将具体介绍高校办公室的职责和地位及五点要求的详情。

一、高校办公室的主要职责和地位

高校办公室在高校工作中扮演着怎么的角色？这是我们探讨五点要求先要弄懂的问题。高校办公室担负着非常繁重的工作，工作是一个综合性的，主要是协调各部门，对学生和老师进行服务。将学生和老师的意见综合起来，上报给领导层；将上面所要传达的情况传达到老师和同学身上；在高校对外界企业及其他高校进行交流合作的时候，高校办公室要进行整个合作的准备活动。高校办公室还是一个综合性的服务机构，这就要求管理校园中的卫生安全、餐饮服务等。总得来说，高校办公室就像公司的秘书处，进行信息的传达、人员的接待及其服务工作。所以说，每一个环节都是非常重要的，有一个环节出现了问题，就会对高校的发展产生很大的影响，对高校所开展的每一个活动和工作产生损失。如果高校办公室的工作人员没有强烈的责任感，没有具备应该具备的工作素质，就会使工作出现无条理、无信息、无标准、无规范和无科学的状态，使高校办公室变成一个打杂的部门，高校办公室的工作环境要进行改善，每一个高校领导要加强对高校办公室的重视，增加高校办公室工作人员学习交流的途径，重视工作人员的福利制度，提高工作人员的思想和工作素质，从精神和资金上支持他们，给他们提供很好的福利，加快高校办公室的改革，提高工作能力。

二、做好行政管理工作的五点要求

高校办公室是一个复杂而又综合的部门，每一个环节都有着密切的联系，一项环节出错或者效率低，就会影响其他人员的工作效率，所以说要严格遵循高校办公室的五点要求，做好自己的本职工作，提高效率和工作素质。第一，思想教育和思想素质必不可少，社会责任感是根本，每个工作人员要有责任感。这就要求高校领导对于高校办公室工作人员的招进有一个严苛的考察，在上岗之前进行培训，增强他们的服务意识，要勤奋勤劳，踏实完成每一个工作。第二，在工作当中有好的工作作风，严格遵循高校所提出的规章制度，不犯错，知道自己应该做什么，不应该做什么，牢记每项工作的要求。第三，要提高自己的效率，不能给团队拖后腿，有错误立即改正，不发牢骚。第四，注意自己的言行，对于每一个学生和老师都要保持一个礼貌的态度，掌握一定的社交礼仪。第五，提高自己的服务能力，掌握服务的技巧，对于每一项工作都要认真去完成。在工作当中，还要加强自己的团队意识，与每一个同事建立良好的合作伙伴关系。高校办公室中每一个人都有自己的任务，都有分工和职责，但是有些工作是非常繁杂的，单独靠自己的能力是完不成的。应提高整个高校办公室的合作和整合能力，尽量发挥每一个人的潜力和能力。在进行管理工作时，规章制度不能和纸老虎一样，只是单纯的形式主义，对于犯错的人员经常处罚，规范每一个工作人员的言行，让每一个工作人员知道在自己的岗位上能做什么，五点要求要做出明确详细的规定，对每一个细节都要做出规定。

三、做好办公室五点要求的具体措施

（一）建立良好的培训机制。作为高校的办公室人员，应该对自身的能力不断增强，其中最有效的手段就是高校进行统一培训。高校通过建立相应的培训制度，让办公室人员能够在每年接受一到两次的培训，并且在对工作人员的能力进行考核，对考核结果进行分析，从而有针对性对工作人员的能力进行提升。并且可以周期性开展工作交流会议，让工作人员之间能够进行交流，促进工作人员能力提升。除此之外，办公室人员可以对工作能力较高的人员进行学习，并对工作人员工作进行分析，从而对工作方式进行总结，长此以往，能够促进办公室人员的工作能力明显提升，促进办公室的发展。

（二）建立相应的工作制度，并对制度进行细化完善。在工作中，制度是保证工作能够正常进行的重要手段，因此在办公室人员工作的过程中，应该加强对工作人员制度方面的要求，让良好的工作方式形成习惯，这样才能够促进工作成果优化，同时在制定工作制度的时候，应该对其中的制度进行细化，这样能够让制度的规定范围更加准确，防止出现打擦边球的行为，让工作能够完全在制度的要求下进行。

（三）加强对工作人员工作状态的监督。高校办公室可以设置监督人员，对工作人员的工作状态进行监督，同时在工作人员工作岗位上设置录音设备，这样就能够对工作人员的言行进行规范，并且在规范的同时，对表现优异的员工进行奖励，这样能够有效提升工作人员的素质，并且长期实行能够有效提升工作人员的工作状态，让工作人员养成良好的言行习惯，提升工作人员个人素质。

（四）设置考勤制度。办公室通过设置考勤制度，能够有效对工作人员的工作进行督促，并且考勤制度建立之后，能够让决策人员对工作强度进行充分了解，这样能够对工作进行切实的反映，在这样的情况下，通过考勤状况能够对工作进行合理分配，这样能够有效促进办公室工作的秩序，大大提升办公室工作的效率。并且在考勤制度建立之后，可以通过对工作内容进行分配，让两人或者多人进行同一个工作的解决，这样能够大幅度缩短工作所耗费的时间，并且帮助办公室人员养成良好互助的习惯，这样在面对日后工作的时候，能够用最短的时间将问题解决，并且分工的方式能够让工作人员对工作熟练度更高，这样在面对相同的问题时，短时间对问题进行解决，有效提升工作的效率。

（五）建立反馈机制。在办公室工作中，反馈机制的建立，能够让接受办公室工作人员服务的人进行直观的评价，这样可以有效对工作进行评价，同时根据反馈的问题，办公室能够对自身内部的问题进行反思，并针对性对问题提出解决的方案，这样就能够有效促进办公室服务水平的提高，同时办公室内部可以定期组织工作人员会议，对提升服务水平进行讨论，通过集思广益的方式，对自身的服务水平进行提升，长期且稳定对工作进行提升。

四、结束语

作为高校办公室工作人员，要敬畏制度，遵守高校提出来的五点要求，不仅提高自己的服务能力，遵守制度，提高效率，提高自己的工作能力，注意自己的言行，在思想上还要有一个创新的思路，在日常工作中不断创新，学习新知识，学习新技能，提高新思路，总结经验，提高自己的综合能力，发挥自己的潜能。了解自己的工作，认识到自己工作的重要性，在工作方面一丝不苟。具有良好的工作作风，具有乐于奉献的良好品质，将自己看成团队中的一员，不给团队拖后腿，积极促进高校的改革和发展。高校办公室的管理改革要靠每一个工作人员对于自身的要求，不仅要求高校领导加强对高校办公室的重视，给予资金的投入和工作的根本，福利制度要完善。