新时期做好政府机关档案管理工作的几点思考

乔剑峰

◆摘  要：新时期，政府机关档案管理主要是确保档案的完整、准确和安全，原汁原貌反映成长轨迹，并有效开展好档案利用工作。本文结合工作实际，从新时期做好政府机关档案管理工作提出建议，希望对相关研究有所裨益。

◆关键词：宣传部;档案管理

新时期，面对档案管理的新要求，很多单位都强化了档案管理工作。很多政府机关也采取有效措施切实做到了规范业务档案的采集和整理、归档，强化了档案管理基础建设，开展了档案利用工作。如何进一步做好档案管理工作，笔者认为应该从以下几个方面入手，实现相关工作的有效提升。

一、从源头把控入手，认真把好档案信息采集关

檔案后续能否有效利用，是否正式有效，源头在于首要的资料采集。所以把好档案信息采集关，确保信息的真实有效至关重要。对于政府机关更是如此，因为很多信息牵涉到个人提拔任用、工资工龄计算等，不能有任何的差错。应准确把握档案管理真实性和准确性的特点和规律，结合政府机关单位独特的管理体制、档案材料的归档方式，努力构建管理严格、登统完善、录入存储无误的管理体系，协调各个职能部门，做到自头至尾，上下协作的档案传递机制，力争做好档案管理工作的基础工作。做到依靠制度确保每一个环节不出问题，才能最终形成完整、准确的档案信息。

同时，政府机关的档案管理人员在准确把握好档案资料收集工作的方式基础上，还应结合本单位工作的实际情况，与各部门加强日常性的联系。通过不断加强对日常档案资料收集工作的检查，力争做到日常收集和长期收集有机的结合，防止可能存在的错误产生和造假情况以及相关资料的缺失。

只有从源头入手，有效做好档案收集工作，才能为提高档案的质量、做好档案管理工作打下坚实的基础，方便后续档案的充分利用。

二、从日常管理入手，认真把好档案管理提升关

随着政府机关的服务职能日益扩展，随之而来的是档案数量越来越多，档案分类越来越精细。这就对档案管理提出了很多的新要求，只有做好日常管理才能不断适应新形势新要求，实现档案管理现代化。

1.利用信息化技术强化档案的日常管理。随着档案管理系统信息化、电子化的不断发展，档案管理也日益实现数字化。这种情况下利用云计算、大数据等现代化手段强化档案的日常管理，在工作中能够起到事半功倍的效果。例如利用计算机将传统手工方式的检索查询名录改变为计算机检索查阅，只要点击“搜索”就能实现快速找到所需档案资料，大大提高档案管理水平，减少搜索时间，提高了工作效率，方便办事从而更好地服务于工作需要。

2.创新档案管理意识强化档案的日常管理。不仅仅政府机关的档案管理专业性很强，对于很多单位来说，需要设置专业的人员来从事档案管理工作。长期以来形成了手工登统+展架摆放的档案管理模式，这无可厚非，但是在实际工作暴露出了查找不便、管理不便、容易丢失等问题。创新档案管理意识，管理人员除了具备高度的责任感、良好的职业道德外，还要具备新时期信息化档案管理的理论、操作能力，尤其是要能够熟练运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，必须对行政机关档案管理工作者进行培训，不断拓宽从业者的知识层面，提高综合素质，从而做好新时期行政机关的档案管理工作。

3.掌握现代技术强化档案的日常管理。行政机关档案管理数字化、信息化是大趋势，也是信息化社会对档案管理工作的要求，同时也是档案管理发展的必然方向。在日常管理中，档案管理工作者要结合自己的工作实际和岗位要求，掌握现代技术，丰富知识体系，认真学习和掌握计算机知识、信息技术，努力使自己成为信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。只有这样，才能更好做好档案管理工作，实现档案管理的有效提升。

三、从创新工作入手，认真把好档案利用关

在日常工作中，行政机关档案管理人员要不断创新工作方式方法，学习掌握新技术新方法，做好档案利用。例如，在工作除了保管好纸质档案外，经领导同意后利用计算机技术将各种传统介质的干部人事档案信息，转换为数字化的信息，以电子的形式进行存储，方便后续档案的查询和利用，从而提高干部人事档案的利用效率。

此外，在档案利用上还应注意信息的安全。干部人事档案信息是高度敏感的信息，坚决不能泄露和让无关人员观看、利用。所以档案管理人员除了做好日常的安全防护外，还应积极采取新技术、新方式，严防泄密，坚决做到审批在前、利用在后，严格遵守各项保密政策。建立完善档案利用管理制度，确定最小权限使用和阅知，同时也要为档案使用提供及时、准确、周到的服务。

此外，在档案的保管上注意利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。

政府机关档案管理工作重要、责任重大，管理人员要认识到这种重要性，严把关，以细心、责任心来真正做好档案管理工作，不断提升档案管理工作的水平，从而真正为单位发展做好服务。