如何做好公路工程建设项目档案资料管理

在新形势下，中国公路工程项目的建设正处于不断发展的过程中，由于公路工程的诸多特点，如工程投资规模大、周期长、复杂等，因此诸多的工程档案不断涌现。然而，由于对公路工程档案资料的重要性认识不够，又受档案整理工作不规范等问题的影响，增加了公路工程建设项目档案资料管理工作的难度，导致公路工程建设项目档案资料管理工作不能与建设项目进行同步验收，公路工程档案的价值得不到保证。所以，对档案资料管理工作的重要性必须进行明确，结合公路工程建设项目的实际特征，对相应的档案管理办法进行探索，有效提高档案资料管理水平，为公路工程建设提供必要的支持。

一、公路工程建设项目档案的基本内涵

公路工程建设项目档案主要包括项目各阶段过程中形成的表格、文件及图像。因为文件、表格和图像是公路工程实施过程中形成的主要记录，是再现工程建设实际情况的关键性文件，具有证明价值的关键属性。与此同时，公路工程建设项目档案的完善及形成也需要所有相关单位的配合，主要从各种材料中获得资料、文本、图表等详细的工程实际过程。因为制作、管理及收集公路工程建设项目档案的方式有很多，所有现阶段诸多关键施工过程和隐蔽工程的全过程均能被记录下来。

二、新形势下做好档案资料管理工作的重要性

（一）为公路行业提供科学的管理依据。任何业务活动都必须具有一定的连续性和稳定性。我们必须服从和服务于长远利益，所有的标准都能够在档案管理中找到相应的内容。公路建设项目档案资料管理始终贯穿于项目建设的整个过程，其作用具有以下几点：1.参考方面的作用。公路工程建设项目档案是公路工程相关人员劳动成果与智慧的结晶，更是国家的重要财富，对组织工程竣工验收、施工、设计和监理工作的总结具有重要的参考作用。2.证据方面的作用。公路工程建设项目档案系统完整地保留着参建人员的笔迹、声音或图像，以及有关单位或人员的印章、签字，因此在对各方合法权益的维护上，这些原始的真实记录具有证据的作用。3.提供历史数据和科学依据的作用。公路工程建设项目档案对日后公路运营管理、养护、改扩建决策提供宝贵的历史数据和科学依据，避免了时间和资源的浪费。

（二）为工程矛盾的调解提供切实可行的依据。档案管理人员可以对档案信息进行整理、分析、比较，找出当前行业存在的问题，研究解决问题的对策。如果施工方和业主有问题，可以通过查阅当时的合同、原始施工记录、监理文件和检查记录，及时为各方提供有说服力的、真实的档案依据，有利于调解各方矛盾，促进问题早日妥善解决，维护各方的合法权益。

三、新形势下档案资料管理工作中出现的问题

（一）严重忽视公路工程项目档案管理。由于公路工程建设项目涉及的单位比较多，项目档案管理需要在多个方面进行协调，每个单位对项目档案管理的关注是不够的。此外，各种档案数据管理系统的建设并不完善，也不足以管理并限制档案的实际管理工作。特别是在公路工程建设项目招投标过程中，公路工程建设项目档案管理不包含在单位管理系统中，施工单位甚至使用兼职人员进行档案管理，导致管理公路工程建设项目档案的效果相对较差，甚至出现缺乏专门的人员、专职岗位、专业工具的档案管理现象。

（二）公路工程建设项目档案资料管理工作不规范。公路工程建设项目主要的施工特点是在野外施工，在施工一线的注意力均集中在工程建设方面，对项目质量、进度、安全和其他工作紧锣密鼓地进行，而高素质的档案资料管理人员严重缺乏，档案从业人员的专业知识和技能严重不足，所以，在公路工程项目建设过程中，档案资料管理工作普遍不规范。

四、解决档案资料管理工作问题的措施

（一）加强公路工程建设项目档案资料管理工作的责任意识。在工程建设过程中，全体施工人员和档案工作人员必须提高对档案管理工作重要性的认识，强化档案管理工作的责任意识。这不仅仅有利于各阶段施工档案的完整和齐全，而且也将为指导各个阶段的有序施工提供关键的信息来源。此外，随着工程建设档案法制化、标准化的进程，完善的工程建设档案是竣工验收的基础，倘若无法提交完善、优质的工程建设档案，是不能通过验收的，是不合格的公路工程建设项目。

（二）规范公路建设项目档案资料管理工作的制度。为确保公路建设项目档案资料的及时归档和完整收集，理顺和协调公路建设部门与设计单位的关系，与项目监理单位的关系，以及与工程咨询单位的关系，必须通过一个有效的制度对各单位的责任及义务进行规范。首先，对文件存档备案制度进行明确，并以合同协议的形式明确各阶段的设计、建设和咨询，文件必须在单位档案部门备案并及时归档。其次，在施工单位的各个部门对归档制度进行建立，并规定归档的内容、时间、方法、责任人和责任。再次，对档案审查奖惩制度进行建立，确认档案管理员。并对各部门员工和相关人员的职责和义务进行明确，奖励和惩罚要分明，调动各部门的积极性，提高全体工作人员对档案工作重要性的认识，提高档案管理质量。最后，完善公路档案管理设备，比如设立专门的档案室，定制便于档案长久安全保存的档案橱柜、档案盒等，也非常关键。

（三）加强公路工程建设项目档案管理人员素质培养。加强公路工程档案工作人员的业务素质是做好公路工程建设项目档案管理工作的前提。人员是安全生产的主要积极因素，更是单位的宝贵财富。大多数档案资料管理人员缺乏责任意识，或者刚毕业的学生缺乏工作经验、兼职人员多等，这些专业素质差的人将对公路工程建设项目档案资料管理工作的有效运行造成严重的影响。因此，定期对档案管理人员进行公路工程档案整档、归档工作方法进行业务培训，不断提升每一位档案管理人员的责任意识和业务水平，是满足公路工程建设项目档案资料管理工作需要的有效途径，使得工程项目各参建单位统一工程档案整理标准，在项目开工初始就能规范化地收集整理各类原始资料。要有高标准、严要求的责任意识，以实际行动为导向，营造重视公路工程建设项目档案资料管理工作的良好氛围。

五、结束语

综上所述，在新形势下，针对公路工程建设项目档案资料管理工作，我国相关制度正在积极引导其向规范化和法制化方向发展，然而，在新形势下如何有效提升公路工程建设项目档案资料管理工作质量，提升其工作水平，需要我们每一位相关工作者从新的角度管理公路工程建设项目档案资料，努力研究，用实际行动进行改进和探索。