关于采购管理平台的实践探析

[摘 要]现代化企业管理技术不断改进的背景下，顺应新形势提升管理效率。采购管理平台是完善采购管理体制，加强内部控制，规范采购管理，统一的信息管理平台。通过平台应用，为业务部门提供高效的操作平台和分析工具，为管理层提供有效的信息支持和监控手段。文章从建立采购管理平台的重要性、遵循的原则、实现的功能、实践成果四个方面进行了分析，实现采购过程和物资管理的标准化、规范化和自动化。

[关键词]内部控制;采购管理平台;管理体制

[中图分类号]F253.3

1 前 言

物资采购种类涵盖工程机械设备、工程基建材料、装修材料、工业生产线设备、施工机具、设备配件、生活物资等，包括产品物资的安装和服务。物资种类和服务涉及范围广，涵盖种类多，专业性需求较强，对业务专业要求高。因此要积极推动采购管理平台的建立，并且完善采购管理平台，持续对其进行优化，使采购行为和管理规范化、标准化和高效化。

2 建立的重要性

从当前的社会经济发展形势来看，现代企业进行采购管理平台构建具有非常重要的作用，具体表现在以下方面。

（1）在我国经济的市场化水平高速发展从而导致企业面临市场激烈竞争的发展形势下，企业想要占据有利的市场竞争地位，必须对自身的运营管理成本进行控制[1]。早期的企业采购管理没有相应的平台，无法对其进行统一的管理和控制，这就导致企业采购管理过程中无法有效地进行成本控制，影响了企业市场竞争力的提升。

（2）采购管理模块主要涵盖物资采购的计划报送、采购评审、合同评审、需求计划（下单）、物资签收、物资结算、物资付款、供应商的考核考评等业务。利用采购管理平台完善信息化管理，实现对供应商和采购物资的有效控制，从而保证产品的品质和售后服务，可对采购物流的整个过程进行跟踪管理，同时可全程监控资金流动情况，进而实现对物资供应全过程的信息进行管理和控制。因此，采购管理平台的建立是非常重要的[2]。

3 遵循的原则

为了保证平台性能的稳定及提升，并达到采购管理的效果，建立过程中应当遵循一定的原则。

3.1 专业性原则

所谓专业性，不仅应当保证建立的采购管理平台符合一定的专业水准，而且在平台操作过程中也应当使用专业化的操作手法，提升采购管理的专业水平。

3.2 节约性原则

建立采购管理平台的一个重要目的就是为了控制企业的经营管理成本，因此在平台应用的过程中必须遵守节约性原则，这样才能实现企业成本控制的目的，使得平台能够为企业经营收益的提升做出贡献。

3.3 有效实用原则

采购管理平台是一种比较先进的技术管理方式，其作用就是为了提升相关工作的质量和效率，因此进行平台构建时必须保证其实用性和有效性，这样才能达到预期的平台构建目的[3]。

4 实现的功能

一个完善的现代企业采购管理平台，至少应当包含以下六个方面的功能。

4.1 采购计划与预算

采购预算是企业进行年度预算的必要部分，采购预算是企业采购部门的一项重要工作，做好采购预算，为企业相关目标的达成做好前期准备。而利用采购管理平台可以凭借企业需求计划、合同报表、物流数据报表、仓储数据报表、设备信息报表等作为依据，制订采购计划并且进行预算，当然，为了保证其准确性，需要依据物料标准成本指标体系、物料价格变化情况，以及企业的现实需求情况，对其进行动态调整，这样可以使其更加准确、实用，并且可操作性更高。

该项功能的实现，使得企业可以对自身的物料需求情况有一个更加明确的了解，同时此项功能还增强了项目部、采购部门以及财务部门之间的沟通协作，在各部门共同协作下制订出较准确的采购计划和采购预算。

4.2 供应商开发管理

供应商开发管理是采购管理工作的一个重要部分，包括對物资供应商的考察、准入、考核和评价管理工作，建立大宗物资供应商名录库等，为项目提供合格产品，提供优质服务。供应商选择关系到企业的长远发展[4]。供应商选择不仅需要对物料价格进行考虑，还需要对其经营状况、技术能力、产品性能、企业资信等情况进行综合分析，采购管理平台应当能够根据企业制定的《供应商评估制度》中的相关规定，从品质、价格、交货周期、履约能力等多方面对供应商进行评估，实行准入制度对其进行级别划分，对供应商的评估考核结果将作为供应商分级、调整评级和淘汰的依据。据此选出最优的供应商，进而建立战略合作关系，提升供应商筛选的效率。同时，使企业能够及时准确地了解掌握供应商的相关情况，能及时发现和解决问题。

4.3 采购物流管理

采购物流主要包括物品包装、装载、运输、配送、管理等多个方面。管理平台应当具备物品包装运输管理、库存物料检验管理、物料入库管理这三方面的功能。而该部分功能在设计过程中应当把握以下几点，保证较强的送货计划性，可以比较方便的进行批量规模采购，能够对物流路径进行优化，同时还要实现物流采购信息的数据化管理，由此建立一个比较完善的采购供应链，进而提升企业在采购物流管理方面的效率。该项功能的实现，企业可以及时了解物流运输过程中的各种相关信息，包括产品信息，为企业制订后续生产计划提供了良好的依据。

4.4 采购绩效评估

采购管理平台包括对采购目标的实现情况进行绩效评估[5]。为了保证采购管理平台能够有效协助工作人员完成这些工作，应当保证建立的绩效评估指标体系科学合理，对绩效考评的主要目的、原则、具体程序和方法等进行明确的规定，最好采用量化型的考核指标。通常情况下，采购目标实现情况的绩效评估，主要应用采购计划完成及时率、采购物料的合格率、采购物料的价格差额比、采购周期、库存周转率等指标进行评估。企业应当保证上述评估工作的持续性，只有这样才能及时发现采购管理工作过程中出现的问题，并且及时解决相应问题，促进采购绩效的提升。

4.5 采购信息管理

采购管理过程中必然会涉及数量庞大的采购信息，包括资料数据信息，以及业务操作和管理、决策支援活动、电子商务活动开展过程中产生的一系列信息。在信息全球化以及网络普及率极速提升的时代背景下，信息单纯依靠人力进行管理，将会极大地提升企业的人力成本，而采购管理平台的后台信息处理功能，自动生成各种表单，减少人工统计的工作，提高信息收集效率。实现对信息的有效管理，从而保证企业电商业务顺利开展。另外，该平台还应当具备相应的采购咨询获取能力，企业可以利用获取的采购咨询来提升自己在采购谈判时的地位，进一步提升采购工作的效率和质量。

4.6 采购合同管理

各项合同签订条款规范，严格按照公司合同管理审批流程，各项条款相对严谨安全;同时认真跟踪和履行合同的各阶段和环节，加强对采购各环节的控制，使各步骤工作紧密有序，减少各环节中的随意性或意外发生，降低风险。可配置的寻源流程，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、其他采购（单一来源、线下采购）、框架协议采购等。

5 实践成果

为提供公开、公平、公正、安全、透明、智能的采购供应环境，使公司能扩大采购选择范围，增加采购透明度，规范公司采购行为、强化采购监督、提高企业经济效益，公司严格按照福建省国资委〔2017〕257号文件《福建省人民政府国有资产监督管理委员会所出资企业大宗物资采购管理工作指引》規定 ，于2018年3月启动采购管理平台开发项目。

5.1 平台包括的内容

（1）采购部分包含以下功能模块：项目管理、计划管理、询价业务管理、招标业务管理、专家库评分系统、合同管理、供应商管理、付款申请管理、质量反馈管理、索赔管理等;

（2）物流仓储部分：装箱清单管理，提货单据管理，在线仓储物流管理系统，实现各项目仓储数据信息、转场数据信息的远程监控管理。实现二维码批量扫描入库的功能，提高项目部仓储管理的效率，优化海外各项目的管理成本，提高项目的效益。

（3）设备管理部分：设备远程监控管理系统，实现项目部设备的GPS远程定位、设备的基本信息状态、开机运行数据、油耗数据、保养情况等信息管理功能。

（4）公司门户网站的建设功能。可实现宣传推广公司简介、新闻公告、优质工程展示、人才招聘信息等服务内容。

（5）实现采购、物流仓储、设备数据统计分析功能。后台报表生成，包括价格分析报表、供应商报价报表、合同报表、物流数据报表、仓储数据报表、设备信息报表等。

5.2 平台进展情况

该采购管理平台至今正式上线使用已经一年（http：//cwycie.com/）相继完成测试服务器，培训推广，完成采购管理、出口管理、设备管理等功能开发，目前该平台仍在使用过程中不断完善。

截至目前，公司的项目管理、采购业务已全部实现在集采平台上执行，具体完成工作如下。

（1）该平台已累计完成或正在进行的询价业务流程48次，招标业务流程6次，累计签订合同64份。

（2）设备管理信息，目前共计有790条设备信息在集采平台系统进行登记。

（3）平台上线后，累计登记处理问题BUG、修改意见107次。

（4）日常处理集采平台使用问题，解决处理平台用户、供应商用户的问题。

（5）日常处理发现系统使用BUG，更新优化系统使用功能，完善业务系统功能，扩展统计功能。

6 结 语

采购管理平台是公司适应市场经济要求、拓宽采购渠道、优化采购质量、节约采购资金、降低采购成本的重要措施。同时也是抑制浪费现象的有效手段。持续提升采购管理方面的专业水平，为企业长期稳定快速发展奠定坚实的基础。实现采购工作的“业务公开，过程受控，全程在案，永久追溯”具有重要的意义。

参考文献：

[1]张明君.现代企业物流采购管理平台构建分析[J].科技风，2019（1）：95.

[2]王育才.有关现代企业物流采购管理平台构建的分析[J].中国管理信息化，2017，20（22）：54-55.

[3]王锋.有关现代企业物流采购管理平台构建的研究[J].商场现代化，2016（24）：35-36.

[4]陈伟.试论现代煤炭企业物流采购管理平台的构建[J].现代经济信息，2018（2）：79.

[5]姚晓梅.现代煤炭企业物流采购管理平台的构建[J].商，2015（9）：244.

[作者简介]陈佳宇（1978—），女，汉族，福建福州人，本科，部门副经理，研究方向：工商管理、采购管理。