探索档案数字化与档案修复的“快速通道”搭建策略

刘朝霞

摘 要：信息化技术不断发展，使得档案管理也面临着巨大的变革，档案管理的信息化技术不断深化，现阶段传统的档案管理方式已经不能适应不断提升的时代要求。因此，档案管理应当及时进行数字化的建设，本文将对档案管理在数字化建设过程中，一些破损档案如何处理的问题进行简要分析，进一步探讨在档案数字化建设与档案修复工作中存在的一系列问题，针对这些问题提出一些简要的解决措施。

关键词：快速通道;优势;现存问题;解决措施

一、引言

档案的数字化建设对于现在的档案馆来说，是及时适应信息时代发展潮流的一项重要举措，可以有力拓宽资源共享的程度，并且为社会服务提供了更加便利的通道。而在进行数字化建设过程中，对于破损档案进行合理的修复是进行数字化建设的基础，因此，对这两项工作进行合理的融合，是推动数字化建设的有效措施。

二、档案的数字化与修复“快速通道搭建的优势”

如今，各个行业已经迈入了信息化的时代，在档案资料的管理过程中，及时实现信息化管理，是有效提升档案管理效率、提升现有档案服务能力的重要途径之一。由于纸质档案在保存过程中会受到一系列的损害，使得档案的真实性受到一定影响，因此在进行档案管理的过程中，相关工作人员应当及时做好档案的维护与修复工作。在维护与修复工作良好展开的前提下，及时建设档案的数字化平台可以提升档案保存的效率，并且对相关工作人员来说，可以减轻维护档案的工作量，提升档案的可靠性。但是，目前在进行档案的管理与维护和数字化平台建设的过程中，由于过程烦琐，并且存在一系列的问题，使得档案的管理修复工作遇到了一定的困难。因此，及时建立“快速通道”可以有效解决在档案管理过程中遇到的一系列问题，并且使得档案数字化的建设与档案的修复工作可以密切地衔接在一起，更好地实现档案馆的档案从传统的纸质文档向电子化文档转变，档案工程的管理才能跟上时代发展的步伐，满足社会不断提升的要求。

三、如今我国档案数字化与修复存在的问题

（一）档案保管不当导致破损

传统的档案都是纸质的，而纸张对于存放条件有着较高的要求，不同地区的气候和不同的环境特点可能无法满足纸张的存储要求。例如，南方潮湿、多雨，在档案保存的过程中档案的纸张很可能发生霉变。此外，档案通常会伴随一个人的一生，一份档案保存年限较为久远，但是纸张经过长时间的存放和搬运很可能会发生破损、虫蛀等现象，这对档案的真实性和准确性会造成极大影响。部分单位由于现有技术不够先进，在进行相关档案修复的过程中，由于修复的难度、工作量较大、任务艰难，经常会无法按时完成档案的修复工作，这对于档案的及时利用和调取就会产生较大的影响。

（二）修复档案室程序繁杂

这几年，部分单位的档案部门已经陆陆续续开始了档案的数字化建设工程，但是在实施的过程中，由于资料的严重破损、修复难度大，导致档案的录入工作寸步难行，抑或是部分档案需要紧急调取、录入，却卡在了修复部门修复的过程中。此外，目前在进行档案数字化建设的过程中，档案的修复工作需要交给相应的维护技术部门进行管理，受到严重损害的档案必须归库记录后，再由修复部门的人员进行修复工作，修复完成再对相应的数据进行掉卷审核后，才可以进入数字化部门进行数字化录取，整体过程不仅烦琐，而且效率较低，在进行数字化录用的过程中消耗了大量的时间，并且对档案不断地进行拆解、归档，也会加剧档案的损坏程度。

（三）档案的数字化和修复工作产生脱节

在进行修复和数字化管理的过程中，档案的数字化和修复工作这两个环节分别由不同的部门来负责，此种方式会使得档案的修复工作和数字化的相关工作严重的脱节，增加数字化建设的难度。此外，档案破损的修复工作会使得数字化建设的进度变得很慢，这样对于数字化平台来说，无法及时上传相应的档案信息，用户在调取档案信息时就会产生信息不全面、查找不到档案等情况，阻碍了数字化档案的普及和推广。

四、搭建档案数字化和档案修复“快速通道的措施”

（一）简化档案管理的环节

尽管在档案的管理过程中会产生一定的破损和虫蛀等现象，但是在实际的管理工作中，整卷资料受到严重损害的情况还是比较少见的，通常都是有少数几页產生破损或者信息不清楚等情况。对于少数几页的破损，管理人员应当及时修补，避免随着时间的延长而导致破损加剧。如果破损档案没有经过专业修复工作，不得由非专业人员对档案进行拆装或者数字化的处理。因为在档案保管的过程中多次的拆解塑封，会加剧对资料的破坏，甚至可能造成将要修复纸张的碎片产生缺失。因此，在一般的情况下，如果档案出现了少许页面严重缺损，但缺损的情况可以在较短时间内修复的话，那么修复工作即可由数字化机构接管，对破损档案进行修复，这样不仅在最大程度上简化了复杂的档案修复流程，也减少了破损档案在流转过程中造成的进一步磨损，并且促进了档案数字化工作的顺利开展。

（二）多个部门协调合作，提升修复的效率

数字化的档案建设和修复的快速通道不仅使得部分受破损的资料可以在最短时间内得到修复，并且提升了数字化流程的总体效率。此外，通过一次装订的方式，最大程度上简化了整体工作的程序，降低了档案在流转过程中受到二次损坏，种种优势表明快速通道这种方式应当得到更加广泛的应用。企业在应用此种方式时，当快速通道已经进入常态化的过程，度过了磨合的状态，就应当进一步提升其工作的效率，将档案收集和保管的部门也纳入进快速通道的模式中，通过多个部门的共同协调、合作，最大程度上提升其修复工作和数字化工作的效率。

在进行档案数字化建设的过程中，档案馆应及时对现有档案进行相应的检查和处理工作。在保证数字化建设的进程不受影响的前提之下，对已经达到修复标准的档案进行专门的登记工作，并对档案的页码和损坏的程度进行严格的记录，在进行记录的过程中，一定要严格按照相关标准来进行，确保记录工作真实可靠。在进行合理的登记之后，相关的保管部门就可以依据数字化机构对其提供的一系列登记，结合现有的实际情况和人员状况合理的制定出一个修复的计划，并且由各个部门进行探讨，确保计划符合每个部门的实际情况，之后各部门应当依据计划来进行相应的修复工作，最大程度上提升修复的效率。

采用这种方式可以有效地缓解以往在进行档案借阅和归档过程中，相关工作人员逐次检查和记录的工作量，提升工作的效率。并且详细地记录所要修复档案的信息，也可以使得修复工作和维护工作在进行时有一个明确的主次之分，依据相关标准提升维护工作和数字化建设的整体效率。

（三）数字化与修复工作紧密结合

要想更好地促进档案数字化工作顺利开展，避免档案在修复的过程中反复拆封增加档案破损程度，并且使整个数字化消耗的时间加剧，就应当及时在数字化工作和修复工作之间建立起一条快速通道，以此来简化档案管理的繁杂环节。

第一，在进行相关工作的过程中，工作人员应当明确哪部份工作是要点。对于数字化与修复工作来说，应当秉承数字化工作优先的原则，在修复工作室的工作人员碰到有少量破损需要修复的资料时，如果修复难度较小、耗时较短，应当优先将其交给数字化机构的工作人员进行修复。而对于数字化的机构来说，在进行相应数字化處理的过程中，应当首先对有破损、需要修复的档案进行数字化处理，这样可以避免由于时间的推移档案增加破损的程度，造成修复难度提升。

第二，应当尽量减少反复性的拆装过程。因为在档案修复的过程中，有部分破损严重并且修复难度较大的档案，直接交由数字化部门来修复，可能会使得档案修复工作难度增加，并且可能会影响档案的真实性和可靠性，因此对于这部分档案应当由修复部门的专业人员对此进行修补工作。遇到这种情况就要求修复机构的人员在进行档案拆装、修复的过程之后，将档案经过严密的保管交给数字化机构，数字化机构对此份档案进行相应的数字化处理之后，再对档案进行统一的装订，这样就避免了在修订拆封反复循环的过程中，对档案造成二次损害。

第三，档案通常是由保管部门在库房中进行专门的保管，因此，这就要求不管是对档案进行数字化的建设还是对其进行修复工作，都应当依照相应的规定从保管部门进行调档，并且在进行档案调用的过程中，应当对其进行一定的登记和记录，以免档案丢失或者再次破损造成相应的损失。此外，在进行归还时，也应当按照相应的流程及时进行归还，这样在最大程度上可以确保档案的借出和归还都在符合相关标准的程序下进行，维护档案管理的安全性。

总之，及时建立快速通道这种良好的工作模式，不仅可以提升工作的效率，并且可以加强档案管理的安全性，各个部门应当加快建设档案修复工作与数字化建设的“快速通道”。

参考文献：

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