劳动人事争议仲裁档案规范化管理方法初探

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档案管理是行政事业单位工作内容的重要组成部分，其中劳动人事争议仲裁档案管理是重要方面，构建完善的劳动争议仲裁档案管理体系，需要劳动人事争议仲裁工作可以在法律规定范围内依法行事，妥善解决劳动人事争议仲裁问题。但是目前这方面的工作还没有得到落实，工作效果也还不理想，这对劳动人事争议仲裁档案的规范化管理十分不利，需要我们结合新的工作形势作出工作策略分析。

一、劳动人事争议档案的管理现状

(一)档案管理人员素质还有提升空间

基层档案机构一般配备管理人员2-3名，实际上依照我国法律规定，每10000份档案需要配备1名专业人员实施管理工作，超过部分为每15000份档案再另外配备1名档案管理人员，但是受部门编制等因素影响，档案管理人员数量严重不足，如果人员需求过大，则由其他部门人员兼职。其他部门的人员在专业能力上普遍不足，一般来说只具备简单的封装、记录以及存取工作能力，对档案的具体功能和管理办法了解不够，这就使得目前我国劳动人事争议仲裁档案管理缺乏规范化特点，档案管理工作浮于形式、管理队伍力量薄弱。随着社会发展，企事业单位人员在法律意识上逐步增强，因此利用法律武器维护自身权益的问题也比较常见，劳动人事仲裁案件产生的卷宗数量急剧增加，这对劳动人事争议仲裁档案管理工作人员来说，显然工作量增加。劳动人事争议仲裁档案有关于劳动人事纠纷的详细案件处理信息，部分档案管理人员认为这部分档案的在使用率较低，因此在日常管理工作中也存在疏忽。劳动人事争议仲裁档案管理中档案内容缺失的问题比较普遍，影响了再启动案件的仲裁效果。

(二)档案管理信息化程度有待提高

基层劳动人事争议仲裁档案目前在信息化建设上还存在不足，对纸质信息和人工依赖性较大，案件信息记录不详细，有需求的人员去查询的档案的时候，需要亲自去档案管理机构，档案查询费力、费时。在档案保存媒介以纸质为主的时候，一些意外情况或者常规外部条件都会造成档案的意外和常规损害。

(三)工作人员对档案的重视程度不足

劳动争议仲裁部门的关键工作在于处理劳动纠纷和调节劳动纠纷，在档案管理工作上存在盲点，忽视档案管理工作重要性的问题时有发生。然而仲裁档案的完整性为劳动人事争议仲裁提供了重要依据，如果档案出现损坏或者丢失对案件解决无疑带来更大难度，影响人事争议仲裁处理结果。

(四)仲裁工作中仲裁档案的利用率较低

档案管理部门对劳动人事争议仲裁档案管理不重视，因此劳动人事部门在案件仲裁的时候也少用部门档案作为证据。信息化管理水平不足，也导致案件档案信息无法现实共享，档案信息查询和调取难度大，这使得人事争议仲裁档案使用效率低下。

二、劳动人事争议仲裁机构档案管理规范化的策略

(一)做好仲裁案卷归档信息化工作

劳动人事争议处理案卷是劳动人事争议处理的重要书面记录，它反映了劳动人事争议处理的全过程。案件仲裁的档案需要管理人员在案件处理完毕后，按照要求将劳动争议案件档案进行规范立卷、归档，录入计算机系统，提升档案查询和调取效率。建立仲裁案卷归档信息化系统，一方面利于保证劳动人事争议案件处理的合法性：劳动人事争议处理案卷既针对程序问题，又针对实质问题，既有诉讼意义，又有法律效力，因此在劳动人事争议处理的各个阶段，监督办案人员可以在档案管理制度要求下，合理使用档案，依法处理相关争议问题，为案后审查提供依据。另一方面，劳动人事争议处理工作的制度化和法律化目标更容易达成。劳动人事争议处理是一项法律程序，办案过程中需要遵循严格的法律规定，依法处理劳动人事争议问题，档案是监督工作合法性和程序性的书面依据。第三是利于促进劳动争议仲裁档案的数字化管理。每一个案件卷宗，都是案件具体翔实的记录，强化归档管理，对劳动人事争议处理制度的完善发展十分有利，为仲裁人员的工作经验总结以及档案管理工作数字化发展十分有利。

(二)提高工作人员专业能力

档案管理人员自身的素质能力决定着劳动人事争议仲裁档案管理的规范化水平，但是目前我国的劳动人事争议仲裁档案管理人员专业知识不足，导致档案管理工作的规范化管理水平低下，可见提升档案管理人员的专业能力是我们目前需要我完成的工作目标。目前我国已经有了专业的档案管理课程，可以为劳动人事争议仲裁部门的档案管理人员学习提供更多契机，利用培训机会强化学习，了解档案规范化管理的意义和方法。档案管理工作人员需要不断优化工作流程和内容，细化劳动人事争议仲裁档案管理中存在的问题。劳动人事争议仲裁档案管理不仅仅包括接受和储存工作任务，也包括整理、归类和归档、借阅等环节，因此只有科学的档案管理方法才可以有效实现管理目标，促进档案的价值发挥。劳动人事争议仲裁档案的规范化管理需要长期的制度和机制作为约束，因此有关部门要依据实际工作需求和流程进行制度建立和机制建立。

(三)建立健全的档案管理制度

档案管理制度是实施档案管理的依据和刚性文件，但是当前我们在劳动人事争议仲档案管理工作中发现，依据立卷立卷、归档、分类、查阅和保密等方面制定的制度还不健全。我们在针对立卷进行制度建立的过程中，需要对案件记录信息情况的翔实程度提出要求，如材料不足要及时收集，保证案卷记录完整性。归档工作需要按照流程进行，依照规定进行档案的接受、分类，归档后做好记录并录入系统，对纸质文件和数字化文件进行收集、整理。建立查阅制度，对查阅需求进行审核，并将查阅档案的人员和需求等做好记录，利用数字化系统查阅文件并查看借阅文件的匹配程度，需要借阅的时候人员要填写案卷使用申请书。归还案卷的时候，工作人员要详细对比材料是否完整和齐全，并重新做好归档工作，更改相应的系统信息。档案文件和系统信息要相互匹配，且具备相互验证的功能，保证档案信息管理工作的安全性和稳定性。

(四)实现地区间帮扶、均衡发展

劳动人事争议仲裁档案管理在区域发展过程中体现出不均衡性，因此我们要采取地区间帮扶和均衡发展的策略平衡这一现象，以发展速度快的区域带动发展速度慢的区域，区域间实现带动发展，促进档案管理工作水平的不断提升，体现档案管理工作的科学发展。

三、结语

综上所述，劳动人事争议仲裁档案管理工作在新形势下需要转变以往的工作模式，解决目前仲裁处理中档案效力不足的问题。基于这样的要求，本研究在上文中主要针对劳动人事争议仲裁档案规范化管理路径展开分析，仅仅依据笔者的经验提出以上四点策略，虽然研究结果还有待完善，但是也希望能够在促进我国劳动人事争议仲裁档案管理工作水平提升上起到积极作用。