浅论提高文书档案使用者的归档意识

■彭晓雯/上海市黄浦区教育人才服务中心

文书档案管理工作主要是在企事业单位的生产经营、行政管理等过程中形成的，包括各种会议记录、工作计划、工作报告等。

文书档案的使用者一般定义为对在企事业日常管理过程中，对文书档案有使用需求的组织或个人，包括档案工作者与非档案工作者。

除档案领域内的专业人员外，较多使用者对文书档案工作的认知只停留在浅表，观念传统而陈旧——即收发办公室文件，留存庞杂的会议记录、书面备案材料等。而这些“材料”也常因查阅不便，成为办公室管理的负担而并非可靠的工具，导致一些档案使用者并不能完全意识到自己对文书档案的需求。如此一来，文书档案在管理过程中的信息价值，客观记录和整合资源的效用至少是被忽视的。文书档案管理者也常因专业工作不受重视，无法得到配合，造成档案征集过程中的不顺利，甚至重要归档材料的缺失，为将来决策过程中相关事实的验证、借鉴，数据的查询分析带来隐患，甚至造成无法预估的损失。

一、文书档案对档案使用者的意义

文书档案的有效使用应被视作文书档案管理工作的重要导向，并且使用与管理相辅相成，不可分割。

文书档案记录了企事业单位日常经营管理过程中形成的各类文件材料（包括程序性文件、决策批复、重要参数等内容），它通常客观、规律、综合并具有法律效力。同时，因为业务条系不同、业务关联对象的不同等，它也能反映出管理的专业性，是往后决策过程中深入分析对比不可缺少的重要组成部分。

任何管理和决策必须依托事实为参考和依据，文书档案的留存就是为这样的“事实”提供权威的参考和凭证。因此可以得出无论是有意识或是无意识，管理的参与者、决策者对文书档案的利用都是有潜在需求的，差别仅在于是否意识到、是否能及时被满足。

作为具有一定专业背景的使用者，他会主动成为文书档案管理工作的积极因素。而面对一个没有档案使用习惯的人——我们可以视之为文书档案的潜在使用者，他们可能无法正确表达需求或碍于某些障碍，导致在档案利用上陷入困境——就需要通过正确的引导，使之体会到合理利用文书档案给工作上带来的便利，使文书档案记录的客观事实和有效数据作为促进生产管理活动进一步发展的动力，反向推动文书档案征集和归档的效率，让其在辅助管理的过程中被不断富裕新的意义和价值。

二、文书档案工作的常见困境

（一）档案工作者本身专业能力不强

档案管理的成效也影响着档案的使用。少量的简单的文书档案管理或许可以采用兼职的方式，但是在业务量增长、项目增多等因素导致档案总量增加的前提下，必须采用专业档案管理人员。非专业档案管理不仅在文书档案归档过程中容易造成疏漏，而且对于档案的妥善保管和查询也会造成一定的影响。兼职的文书档案管理人员往往不具备相匹配的专业技能和业务敏感性，在该项业务上造成的失误和损失经常被证明是无法通过后期弥补来解决的。

（二）档案使用者本身配合度不高，归档意识薄弱

此处主要讨论的主要是不具有档案专业背景的使用者的文书档案归档意识。

这类使用者会因所需求的信息资源无法及时从现有归档文件中得到满足，信息的真实性由于归档不完全而无法得到验证等诸多情况，对档案工作产生“无关紧要”的印象，在归档过程中降低配合度。同时，有些部门或单位档案信息化程度较差，现有档案的使用及查阅程序繁琐，电子档案保密性有待提高、纸质档案使用不便。这些因素也会降低档案使用者的体验。

（三）档案工作不受重视

档案工作的特性决定它的默默无闻但不可或缺。这项工作很难像其他业务一样产生爆点和亮点，需要以规律、安全、平稳、全面为最低标准。在日常管理过程中，部门领导通常狠抓能产生明显实际效益的业务工作，除非发生重大事件，否则很难关注到档案工作的重要性。

三、如何提高文书档案使用者的归档意识

（一）专业档案人员

档案专业工作人员的培养和激励需要依仗科学的体系，因为档案工作者的业务知识和业务技能需要不断在学习过程中进行总结和提高。定期开展专业的培训工作，能保证档案工作者永远紧跟社会发展的形势，在夯实业务工作基础的前提下，始终站在技术前沿，用最新的科技、最有效的方法、不断刺激文书档案管理的思路。同时，企事业管理中也必须注重拓展档案工作者专业上升发展的空间，在单位内部设置合理的岗位晋升条件，以激励档案工作者在专业上不断更进一步深造，以积极的态度去面对日常文书档案的管理。

档案工作人员应当主动去了解档案工作涉及部门具体工作的流程、要点，在满足各单位文书档案归档总要求的前提下，分别细化各工作条系的文书档案归档操作办法，并定期向该部门做好归档“成果”的反馈工作。在专业指导下的归档流程也需要与日俱进，不断根据业务的发展和变化进行优化调整，将归档要求具体细致地深入当业务工作的各个流程，帮助各部门养成良好的归档意识和归档习惯。

然而，文书档案归档工作最终还是要回归到提高使用效率这一目的，档案管理和使用的预期目标需要在不断有效的沟通中进行明确。文书档案库存中数据的数量和真实性是提高使用者满意度的重要指标。档案工作者需要有针对性地进行设计，在第一时间鉴别、收集并保存一手信息，并定期对使用满意度进行调研并反馈。

如此一来，在专业档案工作者业务敏感性的带动下，企事业日常管理工作中的文书档案归档优化就能在潜移默化中完成，档案使用者的归档意识会随着专业工作者的宣传和指导，在本质上得到增强和提高。

（二）其他档案使用者

各部门、各条系的具体业务工作者，不一定具有专业档案知识，但往往会成为文书档案工作关键材料的提供者。他们归档意识的增强，可以使档案采集、甄别的关口前移，避免重要档案材料的缺损和遗漏。

要达到这一目标，首先需要保证单位主要管理层自上而下地对档案工作的充分理解和支持。一旦文书档案工作得到决策者的支持，那么档案工作人员就能在日常管理过程中较顺利地推进各项业务指导，宣传档案工作的重要性，主动寻求单位内部档案使用者的配合。

其次，要降低档案的使用难度。近几年来兴起的电子档案管理逐渐与传统的文书档案管理平分秋色，甚至有逐渐取代的趋势。传统文书档案管理模式相较电子档案来说，工作效率低下、工作程序繁多，查阅难度较大。“电子信息档案突破了地域和时间的束缚，如有需要，工作人员能够随时随地查阅，打破了以往纸质文书的约束。”。使用上的便捷势必会提高使用的积极性，让查阅者更倾向于主动配合，丰富文书档案管理，增加自身在使用文书档案过程中的收益。

四、结语

每一位企事业日常管理参与者都与文书档案工作息息相关，都将从文书档案的高效管理中得到便利。只有当文书档案的使用者也具有较高的归档意识时，文书档案的日常管理才能真正意义上成为企业决策的可靠依仗。