浅谈医院综合档案管理的数字化进程

■

潍坊医学院附属医院

社会化信息的发展以及互联网的普及，信息化技术被广泛应用在各行各业，现代信息化技术也为我们的生活提供了平台与便利的服务，随着信息化进程的加快，为数字化管理提供了保障，根据目前医院综合档案的管理工作来说，认识到数字化进程的必要性，并使之成为顺应时代的发展趋势，才能不被社会所淘汰。在这一背景下，针对医院综合档案管理数字化相关情况进行分析是十分必要的，这有助于强化医院综合档案管理数字化意识，完善相关管理制度，进而推动医院综合档案管理数字化在全国范围内的普及。

一、医院综合档案管理的内容及数字化意义

(一)医院综合档案管理的内容

医院综合档案是指围绕在医院的医疗活动与日常管理两方面下进行的相关资料整理、资料分类、资料留存。医院档案覆盖范围较广，包括医院的日常活动，治疗过程，行政人事等多方面。由于医院行业的特殊性，其日常活动较多，人流量多，需要对相关的资料进行记录、留存。在信息化技术还为普及时，医院通常采用纸质的方式进行记录，采用这种方式的缺点是不易保存，而且需要大量的区域进行保存，纸张容易受到阴暗潮湿的影响，导致发霉变潮，所以医院就必须采用数字化记录。

(二)医院综合档案管理的数字化意义

档案数字化是将计算机与信息化合二为一，将其二者有机结合，建立完善的信息库，待后期查询只需搜索关键字就可进行查询。数字化管理较传统方式有很大的不同，需要对软件等设备进行升级维修，医院需要对各部门进行合理规划和调控，对文件进行统一标准的分类管理。医院档案数字化就意味着医院可以对档案进行资源整合，利用电脑的高效性，提高查阅档案的效率，减少不必要的时间浪费，从而准确的查到所需资料。满足了当代医院对准确查到档案信息的需求。也降低了对纸质档案造成破坏的风险。因此，数字化已经成为医院综合档案管理工作未来的发展趋势，也是医院综合档案管理工作效率提升的重要途径。

二、医院综合档案管理数字化现存问题

(一)设施和技术基础薄弱

当前医院综合档案管理数字化建设工作中尚且存在一些问题，其中设施与技术基础薄弱，缺少技术保障是最为主要的问题之一。医院综合档案管理数字化的实现依托于软件、硬件技术的双重进步，然而在实践过程中却往往面临着技术手段不成熟，硬件设备落后的现状。例如，摄像机、计算机等综合档案数字化管理专用设备配备不足，数量较少，无法支撑起医院大量的综合档案管理工作需求；又如综合档案数字化管理相关技术手段落后，数据库建设与管理技术、数字化软件技术等水平落后。在这样的情况下，医院综合档案管理数字化工作难以推进。

(二)数字化管理意识淡薄

数字化管理意识淡薄是医院综合档案管理数字化建设过程中所面临的重要问题。数字化是一种较为先进的技术手段，尽管已经在各个行业领域内得到广泛应用，但是仍然有部分群体对于数字化的认知程度不足，没有充分认识到数字化综合档案管理对于医院日常管理工作开展所起到的关键作用，不认同医院综合档案管理数字化建设的价值与意义。在这样的情况下，医院综合档案管理数字化建设在实践推广过程中遭受一定的阻碍，因此必须要尽快转变以往的思想价值观念，将数字化融入到医院综合档案管理工作的各个步骤之中。

(三)数字化管理标准缺失

医院综合档案管理数字化建设的问题体现在相关标准缺失，缺乏统一质量标准方面。在医院综合档案管理数字化工作的各个环节中，并没有制定规范化的标准，相关工作的开展缺少统一、规范、标准的要求，甚至具有一定随意性，从而导致数字化医院综合档案管理工作的实施效果较差，无法达到预期的标准。同时，关于医院综合档案管理数字化建设工作并没有制定管理制度，缺少制度保障，从而影响到数字化建设的质量与安全。

(四)数字化管理人员能力不足

数字化管理工作人员的能力不足是医院综合档案管理数字化建设中的重要问题。相较于传统的医院综合档案管理工作，数字化技术的应用对相关工作岗位的员工素质提出了更加严格的要求与标准，不仅要具备扎实的档案管理相关专业的理论知识，同时还需要具备运用计算机技术完成医院综合档案管理的技术。但是在实践过程中，工作人员的能力不足以承担起医院综合档案管理数字化建设的相关工作要求，尤其是对于数字化操作的相关知识了解不足，数字化工作能力无法达到标准，从而阻碍了医院综合档案管理数字化建设进程。

三、推动医院综合档案管理的数字化进程的措施

(一)完善设施和技术，加强数字化保障

要高度重视医院综合档案的数字化工作，将其放到与医院正常的教学活动，治疗活动、科研活动等其他活动当中去，加强对档案数字化进程的使用力度，添置一些专业化强的设备，例如专业的计算机、摄像机。建立专门的档案管理室，有电子区域与纸质区域共同保留。医院也要采用高效的管理软件，数字化软件等。也要专门建立医院综合档案数字化管理基金，完善医院综合档案数字化的管理制度，这些都给档案管理数字化提供了有力的保障。

(二)强化管理和意识，加强数字化控制

从鉴定范围、质量保障、安全措施等做好医院档案数字化全程的管理控制，其中，鉴定范围要秉持有价值、具有实用性，做好医院档案范围的择优性。质量保障，做好纸质档案的保存完善，防止缺页少页、漏印、页码不清晰等问题。对档案管理人员、医院工作人员进行专业培训，按照相关要求进行归档，留存。档案管理人员必须对电子设备具备一定的使用能力，避免产生失误，电子设备与普通纸质有根本区别，需要定期对电子设备进行维护升级，使之发挥最大效益。

(三)确定标准和质量要求，提高安全性

相比传统的综合档案管理，数字化管理是一种更为新颖更为便利的管理模式。但是由于对传统归档的方式，档案管理工作人员的意识与标准还存在着诸多问题，因此，在档案数字化的进程中，应该对标准进行统一的控制，采取资源整合的方式展开归档工作，对档案归类的质量进行严格把关，在传统模式中，档案归类是一项庞大的工作，需要付出极大的人力物力，因而在数字化归类中也要严谨，加大安全性能的防护，利用相关的信息技术进行有效的安全防护，同时对所有在编档案进行备份，通过种种措施保护档案的安全性与可控性，规避存在的安全隐患，保护档案以及电子设备的安全。

(四)加强人员的培养，编研数字化档案

档案综合管理需要在电子设备上操作，其中涉及到的医院活动的资料多为机密性，而且又有极大的保存利用价值，这就要求操作人员具有高度的职业素养，而且要对计算机具有一定的专业技术和知识，才不会导致医院资料发生泄露，普通的工作人员不具备这两种技能，所以应当加强操作人员的专业技能，定期对其进行专业的培训与教育，做好档案数字化的管理工作，利用医院档案管理分析数据，实现对档案搜索的快捷化、准确化。适应时代发展要求，促进医院档案综合管理数字化的健康发展。

四、结语

由于档案管理的数字化与传统的档案管理存在着较大差异，相对应的管理观念就存在着巨大差异，档案数字化管理能够有效的提升档案管理的质量和标准，从而减少不必要的浪费，是医院这种大型医疗服务机构需要的最为有效的手段，通过对设施和技术的完善，进而加强数字化保障，强化管理和意识，加强数字化控制，提高档案和电子设备的安全性，加强对相关人员的培养，提升了工作效率，为医院可持续发展做出了良好保障，提升数字化的档案管理工作，更能有助于保证档案的真实有效性，为医院提供最精确的资料，以便做出正确的决策。