刍议政务公开背景下档案信息开发利用工作

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潍坊市政务服务中心

在新时期，随着网络信息技术的飞速发展，政府信息不再闭塞、隐性，而是逐渐公开化、透明化，这给档案信息开发利用工作带来了契机，同时也使其面临着巨大的压力。政务公开的现状与政府档案信息开发利用工作之间有着必然的联系，二者相辅相成，和谐共生。而且，前者对后者的影响是直观的，妄图将二者关系割裂开来的做法是不明智的，也是错误的。因此，有必要了解政务公开现状，并基于此进一步探究档案信息开发利用工作。

一、政务公开的基本现状

(一)政务公开概念

“政务公开”，顾名思义，即政府机关主动公开政务活动的信息，实现行政事务、公共事务等类型政务信息的共享，以促进广大群众了解事务真相，并确保其顺利参与政府相关事宜决策与管理的一种有效手段。政府的“政务公开”是在法律规定范围内的，且有条件性、有选择性的公开，对于涉及政府保密事项的活动，依然是采取非公开的状态。一般而言，保密事项之外的一切活动，政府会依据有关人员的申请，或应广大群众的要求，以一定的形式对外进行公布，确保信息的公开化与透明化。

(二)政务公开现状

关于“政务信息公开”，国家有相关法律条例的具体规定，这让政务公开逐渐步入正轨，加速了政府政务公开的进程。政务公开让广大群众的知情权、监督权、决策权得到了更深刻的体现。在“有法可依”的情况下，国家的政务公开推动着地方政务公开，这意味着，政务公开更广泛更丰富，具体的落实也更高效。特别是，随着网络信息平台的搭建，政府政务信息公开以各种网络形式开展。政府外，网络传播方式多种多样，政府内，网络化办公快捷高效，这拓展了政务公开渠道、丰富了信息公开与共享的路径。政府的政务公开内容主要体现在两个方面，即文件的公开，档案的公开。因此，政务公开程度的高低，也直接影响着档案信息开发利用的效率，为新时期档案开发利用提供了良好的条件。

二、政务公开背景下档案信息开发利用工作策略

(一)坚持“以人为本”理念，提高档案服务质量

“以人为本”是一种哲学化的管理理念，它往往与“服务”密切相连。档案管理、开发、利用这一连串的工作，其作用对象的主体是“人”。因此，强化“以人为本”的档案服务理念，赋予档案开发利用“帮助人、服务人”的独特气息，打开政务公开背景下档案开发利用的新局面。坚持“以人为本”理念应该从两个方面着手：首先，从档案开发利用工作人员角度着手。良好的档案开发利用有赖于工作人员勤奋努力、兢兢业业，故管理者应提供人性化的工作环境，良好的职业晋升机会，增强工作人员的服务意识，促进其在工作中不断学习，改进自我，实现超越。其次，从档案信息利用者，即群众角度着手。这需要工作人员将“以人为本”理念渗透于工作中，尤其在政务公开背景下，应明确群众对档案信息的各类要求，通过现场平台或者多元化的网络平台，为档案利用者提供最大限度的针对性服务，确保档案信息的高效利用。

(二)大力开发政务公开资源，丰富档案信息利用

在政务公开背景下，档案信息开发的途径更加多元化，应将政务公开活动的有效信息纳入档案开发工作，不断丰富档案信息资源，确保信息的高效利用。具体来说，可从以下途径展开：第一，及时、快捷收集政务公开信息，确保信息精确、全面归档。在网络技术飞速发展的今天，政务公开的形式更多依赖于网络，档案部门应搭建与政府相关部门的网络信息沟通渠通过网络互动，及时、快速掌握政务公开的有效信息，做到及时收集、整理，快速归档。第二，对政务公开信息进行整理、鉴定、编目。在收集政务公开信息后，要对所搜集信息的有效性进行鉴别，档案信息具有严谨性、真实性，所归档的政务公开信息一定要真实有效，工作人员应全面鉴别，去粗取精，精准、真实。鉴定结束之后，还要进行编目，档案信息搜索和利用时最忌混乱不堪，相关人员应对历史、文化、科学、经济等不同类型的档案信息进行有序编目，确保档案利用时能一目了然，井然有序。

(三)重新界定档案开放范围，确保信息与时俱进

档案信息具有一定的时效性，一些陈旧、落后的档案信息，其利用价值也大打折扣。在政务公开的大背景下，信息瞬息万变，档案利用者对档案信息的需求日新月异，新事物、新消息更容易吸引群众眼球，更具有利用价值。因此，有必要重新界定档案的开放范围，确保档案信息的与时俱进。我国《档案法》关于“档案开放范围”的相关规定明确显示，国家档案馆保存的档案，一般自归档之日起满30年向社会开放，经济、科学、历史等档案向社会开放的时间不满30年。从这一规定可看出，很多档案信息比较老套、陈旧，在长达30年的岁月尘封中，其自身所体现的价值不再能够引起注意，反而在岁月的侵蚀下逐渐淡化，以致消失。于是，档案利用的频率更低，利用的有效性也大大降低。为了改变这一现状，可完善相关法律法规，重新界定开放范围，提前开放，主动向社会提供便利，让“档案开发”与“政务公开”形成一个和谐共生的效应，为利用者提供更及时、有效的档案信息。

(四)丰富档案开发利用方式，提高档案利用效率

在政务公开背景下，应不断丰富档案开发利用的方式，提高档案利用的效率。档案开发利用的方式有很多，具体来说，有以下几种：第一，强化与政府部门的联系。政务公开后，档案的开发利用有了新的契机，档案部门应强化与政府部门的沟通与联系，特别是在档案业务、政府信息方面实现有效链接，档案部门可随时关注政府动态，为搜集更及时、有效的信息奠定基础。第二，确保档案利用工作的数字化、网络化、智能化。对于一些纸质的档案信息要以最快的速度实现数字化，将其储存于相应的档案文件中；对于录音、图像类的档案也应进行数字化建设，以便利用时更科学、高效。档案信息工作人员应利用网络信息技术进行办公，不断拓展信息来源渠道，并运用办公软件将信息进行整理、归档、编目，建立为网络化、智能化的档案信息服务体系。第三，建立档案信息搜索、查询、咨询的网络服务平台。建立专门网站，便于档案利用者随时搜索、查询、利用。

(五)拓展档案信息文化功能，提供更优质的服务

档案信息具有类型多元化的特征，如经济、文化、科学、艺术等信息璀璨绽放，为档案利用者提供了了丰富的精神食粮。在政务公开的背景下，档案开发利用应更多倾向于其“文化功能”的展现，提供一些人们喜闻乐见的文化艺术档案信息，以丰富人们的日常生活。档案馆中有许多文化类型的档案资源，如名人字画、书法临摹、真实的历史资料等，人们通过阅读这些档案资料，不仅能提升修为，还能增长见识。这里以“历史文化”档案为例来说明。通过阅览，人们在脑海中再现了真实的历史场景，更加能增进民族自豪感。总之，档案开发利用应更加体现人文性，为利用者提供更优质的服务，最大限度体现档案信息工作的价值。

综上所述，政务公开为档案开发利用工作提供了便利，搭建了有效的平台。在这一背景下，革新观念、创新方式是具体的新要求。毋庸讳言，档案信息开发利用是一个循序渐进、润物无声的大工程，需要搭乘“政务公开”这一快艇，实现更广泛、更深刻的开发，以及更优质、有高效的利用。当代社会，网络信息搭建了“政务公开”与“档案开发利用”的有效桥梁，让更多的群众受益于档案的开发与利用，促进了档案开发利用的健康、和谐发展。