高校档案信息数字化与管理网络化建设探究

张运磊

摘要：在信息化时代背景下，档案信息价值的重要性越来越凸显，在实际应用中因为受到各个方面因素的限制，使得其作用不能充分地体现出来。而加强高校档案信息数字化与档案管理网络化建设，则能够很好地提升档案管理的工作效率以，加速电子档案的建设。针对高校档案信息数字化与档案管理网络化建设过程中存在的问题进行详细的分析，进而提出相应的对策，希望能够有效地提升高校档案的利用效率。

关键词：高校档案 信息数字化 档案管理 网络化建设

中图分类号：G270  文献标识码：A  文章编号：1009—5349（2019）17—0137—02

对于高等学校事业发展来说，档案管理工作是其中非常重要的一部分，并且是衡量高校管理水平的标志。随着信息化时代不断的推进，档案已然成为一种信息资源、文化资源以及知识资源，也为高校档案管理打开全新的局面。信息化技术以其开放、便捷和共享等优点被社会所认同。在这种背景下，积极进行高校档案信息数字化与档案管理网络化的建设，无疑是发掘档案价值和盘活档案的必经之路，同时还能够为广大师生提供良好的服务，促使学校进一步的发展。

一、高校档案信息数字化与档案管理网络化建设中存在的主要问题

1.重视程度不高

由于长期受传统手工档案管理方式的影响，高校领导以及档案管理人员对于档案信息数字化和档案管理网络化的建设并不重视，未能意识到其与本校各个部门工作之间的紧密关联。没有在最基础的工作中将纸质文件彻底转变成为信息化的资料，存在实用性不强、信息化采集面狭窄和信息化不完整等问题，而这些问题直接影响高校档案信息数字化与档案管理化建设的进程。

2.信息化制度不够完善

就目前情况来看，很多高校都没有形成一个统一的档案信息化管理制度，各个部门基本都是各自为政，进而导致数据库利用率低和信息共享程度不足等问题的出现，严重影响到档案网络沟通各个部分作用的发挥。现有档案软件缺乏通用性，并且信息管理功能又比较差，所以难以实现互调，不能够快捷地应用电脑开展档案信息管理工作，阻碍到档案信息数字化的推进。[1]档案信息管理数字化和网络化的前提就是基础工作的标准化和规范化，馆藏案卷质量和档案业务基础度很差，尤其是一些档案的著录细则相容性不是很强，这一问题的存在影响档案信息数字化的进一步发展。

3.档案管理人员综合素质不高

随着计算机技术应用越来越普及，信息化档案资源呈几何级数大幅增加，而这就对档案管理人员的专业能力和素质提出更高的要求。要想更好地实现档案信息数字化和管理网络化，要求管理人员必须具有较高的技术水平和知识层次，绝对不能只满足于简单的计算机操作。就当前情况来看，很多高校档案部门都缺乏高技术和高素质的人才，具有信息化技术能力的复合型人才更少。虽然很多高校积极引进现代化的先进设备，不过现有档案管理人员却不能将其作用充分发挥出来，档案信息数字化和管理网络化建设自然无从谈起。

4.资金投入不足

就高校档案信息化以及管理网络化建设来说，还需要光盘库、服务器、告诉扫描仪等设备的支持，并且这也是建设进一步推进的基本要求和前提。[2]高校对档案信息化和管理网络化的建设不够重视，设备投入不足，最终导致建设滞后。

二、高校档案信息数字化与档案管理网络化建设的有效措施

1.强化各个部分的认识

随着高校档案信息管理越来越规范化，教职工和领导的档案意识得到了很大程度上的增强，不过对于档案管理数字化的认识依旧不足。因此，要想促使高校档案信息数字化和管理网络化建设更好地发展，具体可以从档案管理的具体环节和各个发展阶段着手，针对建设过程中存在的各种问题进行严谨的科学研究，同时还得严格遵循相应的规律，不断研究新情况，然后积极解决各种新问题，以便形成更新的认识。应加大宣传力度，使高校各个层面明确档案管理数字化工作的重要性，使得他们以主人翁的姿态和高度责任感积极地投入到学校档案信息数字化和档案管理网络化建设工作中。

2.不断完善建设管理制度

档案真正的价值就在于应用，而档案信息数字化和管理网络化的实现则是能够为其充分的应用提供很多便利的条件。就当前情况来看，很多高校都设置了校园网络系统，其性能非常良好，而档案管理工作则是应该合理应用这一网络系统，以此来促使档案管理水平进一步提升，使得档案更好地服务于师生和科研工作等。[3]这样不仅仅能够通过网络准确、快速地整理和收集各个部门的档案信息，同時还能够促进档案资料检索和查询的自动化。注重管理制度的完善，这也是高校档案信息数字化和管理网络化建设的重要前提。具体需要充分考虑到国家的档案管理规定，然后在此基础上制定出符合本校具体情况的信息化管理制度和标准。

3.加强档案管理人员的培训教育

高校档案信息化和管理网络化的建设情况和档案人员的专业素质以及能力有着非常紧密的关系，只有具备一定的网络技术技能和计算机技术的综合性人才，才能够更好地满足网络环境下档案信息资源开发的工作要求。因此，高校应该加大对档案管理人员的培训力度，注重他们信息化素养的提升。首先，强化档案管理人员对信息化网络设备的了解和应用，提升他们的综合素质好和业务技能。其次，需要以自学为主、培训为辅的模式开展培训，帮助档案管理人员树立终身学习的意识。最后，通过培训教育来不断扩大档案管理人员的知识面，档案管理人员不仅需要掌握档案专业知识，同时还需要加强公文写作、教育管理和信息化等方面的知识学习。通过这些方式来培养信息素高以及专业能力强的复合型人才，为高校档案信息数字化和档案管理网络化的建设提供有力的支持。

4.加大资金的投入

在当前信息化时代背景下，高校档案管理工作也发生非常大的转变，例如其工作的重心就从之前的档案保管转变成为现在的档案利用。一方面，建设信息化网络平台必须有各种先进硬件设施的支持，根据规范化的计算机程序来有效管理，只有这样才能够保证电子档案的质量。另一方面，降低工作强度和提升工作效率需要基于建立完善且高效的网络平台，通过网络便利地进行检索、存储以及管理应用等。这是当前高校档案管理工作的发展方向。高校档案信息数字化和档案管理网络化建设是大势所趋。

三、结语

综上所述，随着各个高校数字校园和办公自动化统一平台系统陆续投入运行，信息网络的发展也很好地打破了地理界限。其不仅改变了信息传递的方式，还加快了信息传递的速度，进而为社会各界以及广大师生提供一个更好更新的信息利用模式，促使科研事业和教育事业更好地发展。而对于高校档案管理工作者来说，应该与时俱进，采用有效的措施和对策推动档案信息数字化和档案管理网络化的建设，最终达成信息资源的共享。

参考文献：

[1]佚名.高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设[J].电子技术与软件工程，2018，143（21）：181.

[2]李鸿.高校档案管理信息网络化建设的意义与实现路径[J].兰台世界，2017，1（28）：275—276.

[3]田东江.高校档案管理信息化建设的困境与出路探究[J].兰台世界，2015，9（S5）：276—277.

责任编辑：刘健