对党校档案管理工作的思考

（中共肥城市委党校，山东肥城 271600）

近年来，党校档案管理工作严格按照 《档案法》的规定，通过定期组织参加各级档案专、兼职人员档案知识讲座、专题研讨会和培训班等活动，不断改善档案管理人员的知识结构和学历结构，进一步提高档案管理人员自身的业务能力，切实做到各项制度的保证与落实，确保档案管理的连贯性，促进了党校档案事业的长足发展。但由于各种主客观原因，目前党校档案管理工作依旧存在重视程度不够、专业人才不足、信息化手段落后等方面的问题，本文拟就对现形势下党校的档案管理工作谈点粗浅的认识。

1 充分认识党校档案管理的重要意义

党校是在各级党委领导下对党员和党员干部进行进行培训、教育的学校。档案管理是党校培训教育工作中重要的组成部分，做好档案管理工作尤为重要。党校档案一般来说分为两种：一是行政档案，二是教学档案。过去一提到档案一般就认为文书档案、财务档案、人事档案、建设档案等行政档案比较重要，殊不知在目前新形势下，组织人事部门要对各级领导干部学历等教育培训经常进行普查，教学档案越发显得重要。如基层党校自80年代中期举办过的各类学历班次，学员在校期间的函授学习、短期培训轮训工作的档案，反映了党校在教学和管理活动中的真实历史记录，是科学管理公务员培训教育的基础。因此，党校档案管理系统的良性运行对党员干部教育培训工作具有长远的重要意义。

2 档案管理目前存在的问题

2.1 档案管理工作重视程度不够

党校长期以来存在对档案工作重视不够，管理人员认识不足，软件硬件等基础设施落后薄弱等现象，更多情况下党校各部门部室的档案资料都是各自以档案柜的形式保管，“人治”在档案管理中发挥了过重的作用，一旦发生人员调动，该部室的资料就会存在移交和持续性保管的风险。档案管理人员普遍变动频繁，有的工作人员认为档案材料只是公式性的收藏而已，并不具什么探究价值，只要做好本职的工作能应对检查就够了，以至于档案整理不及时、不规范，存在一些历史欠账。另外，经费问题也是档案工作处于落后状态的主要原因。由于党校档案管理现代化意识比较单薄，存在经费紧张问题，在有限的经费当中，领导多不愿意把更多的钱花在档案管理工作上。因此，时代发展与档案工作的脱节在诸多党校普遍存在，档案工作在党校各部门项目、内容与要求有诸多的不统一，致使档案管理无法达到完美与系统，经常会出现有些档案材料有头无尾，有计划无总结，有方案无实施过程，影响了档案管理工作的有序进行。

2.2 档案管理专业人才不足

面对新时期党校档案管理服务领域不断扩大，也越来越广的局面，档案管理工作面临很大的挑战，需要档案人员素质更强，管理和信息服务更加优质。从现实情况看，档案管理工作中能进行较深较广层次开发而且有创新管理思维的档案专业性人才普遍缺乏，导致后期出现档案业务监管指导不到位的问题。即便是档案管理专业毕业，但能独立从事档案研究的工作人员少之又少。多数党校大都是非档案学专业的人员在从事这项工作，这些人员经过正规档案学继续教育培训的并不多，而且他们计算机水平有限，档案管理有随意性，档案收集分类与归结不及时，导致档案工作到检查时才做，有时会出现混乱状态，进而影响到档案质量。因此，党校档案管理人员必须具备一定的知识水平，包括归结能力、丰富的语言水平、深厚的文化功底、学习新技能的积极性、扎实的工作经验等，方能胜任此项工作。

2.3 档案管理工作信息化手段落后

目前，档案内容的检索主要有两种，即手动检索与电脑检索。诸多党校特别是基层党校在档案管理中普遍重视纸质档案，轻视电子档案。对于电子文档的收集、整理、归档没有明确的要求，对电子文档规章制度的建设缓慢，或者基本处于空缺状态。电子计算机发展的日新月异对电子档案的整理提出了更高的要求，在记录格式、载体形式、处理方法、管理内容等方面做出了明确的规定，要做到纸质档案和电子档案的收集、整理、归档都有章可循。从现实情况来看，基层党校手动检索占据很大一部分，费时费力，难度相对较大，这就需要编制出更加完整科学的检索工具，来解决这种困难的局面，促进档案管理工作的高水平发展。这种情况对于我国当前的档案管理现状是一个考验，也是鞭策我们前进的压力和动力。所以，针对这种状况和社会发展的态势，档案管理方法的改进，现代化检索工具的推广普及已经成为一种必然趋势。

3 党校档案管理问题破解之道

坚持依法治档、科学管档，全面加强基础业务建设，不断提升档案管理信息化、规范化、科学化水平是当务之急。

3.1 领导重视是关键

一是从管理意识上抓起。一把手要真抓实管，以身作则，加强宣传，使全体成员对整体工作提高重视，以促进档案管理工作全面有效地进行，力求科学与健康的发展。党校的档案涉及面广，内容繁多，要想做好这方面的工作需要全体人员共同努力，需要在实际工作中积极参与、支持和配合，及时做好档案资料的收集、积累、整理与存档。同时，还要把档案管理工作纳入到业务考评中，为档案管理工作长期发展奠定基础。二是在人员任用上，要使用新型人才和新的培训手段。档案信息数字化的发展对档案管理人才的要求越来越高，档案收集与整理、统计等过程也发生了巨大的变化。档案管理者要承担多种角色，比如管理者、分析者、引导者等。档案管理者不单单要求只懂信息采集与整理，还要能够更好地运用硬件与软件方面相关的知识，比如编程和程序维护等。三是提高党校教学档案的留存意识。虽然党校教学档案比较多，但是只要重视提高归档的意识，及时对教学档案进行归档整理，就能做好教学档案的长期保存和利用，确保今后党校教学工作“有案可查、有据可依”。

3.2 建立健全档案管理制度，细化档案管理规范操作

档案规范化管理，建立健全档案管理制度是基础。党校制定档案制度要以确保归档文件的真实、完整、有效为目的，并应将其管理纳入党校信息化建设。要具体明确此项工作的分管领导和相关职责，党校档案管理人员、设备的配置要求和管理职责，文件形成部门的管理岗位设置、业务规范、处理程序、工作要求，特别是要明确党校档案管理部门对上述工作负有督促、检查和指导的职责，使档案管理对文件的前端具有实际的控制权。对于党校来说，不同教研室、不同部门的档案整理和归档要建立首问责任制，从头到尾进行档案管理的信息追踪和反馈，直到档案进入档案库陈列环节。

3.3 引进专业档案管理人才，实现档案科学管理

对于党员干部来说，其在党校的培训记录关系到他的工作情况和政治前途，党校在这方面必须如实做好原始记录，为组织人事部门考察、提拔干部提供详尽、真实的资料依据。所以，党校的档案管理一定要引进专业的档案管理人才从事专职的档案管理工作。因为高素质的档案管理人员决定着档案管理工作的好与坏，档案管理人员要有较好的职业素养和很强的责任感、良好的道德修养以及全心全意为人民服务的思想。在业务方面，要有过硬的管理方法和经验，要有对新软件等产品使用的能力，而且能积极参加行业内的培训，不断培养自己、完善自己、提高自己的业务水平。

3.4 完善电子档案的管理，推进党校档案工作信息化进程

目前，党校的教学档案实体已经发生了明显的变化，在党校教学档案保存的过程中，既要保存书面档案，又要留存相对应的电子档案，以提高文档的查阅速度和利用便利。由于归档电子文件存储的密集性，其保管期限也不能完全参照纸质文件。因此，归档电子文件的保管期限可以与纸质档案一致，也可延长，原则上能保存多久就保存多久。党校档案管理从过去单纯的文件整理到如今的档案管理拓展服务，信息化管理的引入使党校教学档案工作越来越受到重视，其作用也愈加明显，党校档案工作信息化已成为重要趋势。

同时，结合国家档案局《系统测试指标》的要求，党校要通过配备、更新硬件设施，研发、升级软件系统，补充、完善文字材料等措施，尽快建立健全学校层面的档案管理部门，并划拨专属的办公场所，设置专职的档案管理岗位，专门从事档案资料的管理。同时，在档案建设中要不断丰富档案的种类，与党校发展的各部室、各教研室的专业分类和专业扩展相匹配，提高为党校基础部门提供信息资源保障的内容和水平。

3.5 打破旧思维，推动档案工作的创新发展

创新是一个民族进步的灵魂，也是保证档案工作发展的关键。随着社会的不断变革，党校档案工作者要重新认识档案工作的重要性。要和其他领域一样，改变安于现状的思想，强化参与意识，在档案管理方面实现不断探索和创新。在现代化的办公环境中，纸质文件和电子文件并存要求档案管理更加合理化，管理系统中文件和档案工作的共同融入，把电子文件变成电子档案并与文书部门相关联，实现了信息相通，既提高了应用时效性和便捷性，又使档案管理向前迈进了一步。依据国家对档案部门的要求，党校档案管理工作应与时俱进，创造性的制定符合本单位特点的制度，借鉴相关行业或同行业的成功经验，在比较探讨中促提高，在管理机制上求创新，使档案工作科学发展，应用性更强。