企业档案管理工作中关键词法的应用

赖力强

[摘 要] 档案管理是企业工作中最重要的一个环节，能够在一定程度上体现企业的管理水平。目前，档案管理工作是企业管理中较为薄弱的环节，普遍存在效率低下、管理思路混乱等特点。关键词法作为企业档案管理中应用最为广泛的方法之一，在提高档案管理效率中有巨大优势，文章对该方法进行论述，希望能够促进我国企业档案管理工作的发展。

[关键词]档案管理 关键词法 应用

中图分类号：G270.7；G353.1 文献标志码：A

档案是人类进步的产物，是记录人们各项管理活动的主要文件，经济的飞速发展使得档案管理工作备受人们关注。社会的进步使得企业逐渐走上正轨，档案管理越来越科学化、规范化、系统化。档案是记录记录企业成长历程、社会经历的主要文件，它通过文字、突片、声音等形式对每一个企业的经历做出详细的记录。其作为企业存在的主要根据，是我国档案管理不可或缺的一部分。档案管理在企业中是一项最基本的管理工作，在人力资部门对企业内部员工的工作调动、人才培养方面发挥着十分重要的作用[1]。诸如：党政机关、国有企业以及事业单位对档案管理工作非常重视。但是由于相关人才的缺乏，很多企事业单位在档案管理方面依然秉承着传统的管理思路，不愿意做出突破，导致档案管理出现了些许问题，从而使得档案未能在企业的发展中提供良好的指引作用。因此提高企业档案管理工作效率，促使档案管理科学化、规范化，优化公司成长模式迫在眉睫。

一、我国企业档案管理现状分析

虽然互联网的崛起加快了人们的生活节奏，但是企业的人才更新依然较为缓慢，平均年龄都在四十岁以上，只会最基本的计算机操作方法，所掌握的技术较为陈旧，加之他们在该岗位工作的时间非常长，使得他们几乎不会有在档案管理方面进行创新的想法，也导致了整个单位的档案管理方式与社会脱节[2]。另外，我国很多企业人力资源管理水平较差，主要体现在两个方面。硬件方面，很多企业对档案管理工不太重视，该方面投入的资金非常少，使得一些企业档案室的条件非常差，根本不具备档案室该有的良好的通风、干燥、防止霉菌、防止火灾发生等条件，从而导致存放时间较长的档案出现破损、丢失事件。软件方面，现代化管理技术推广力度不够，很多企业在信息化管理方面严重落后，导致档案管理效率低下，在档案整理过程中没有应用较为先进的手段和方法，导致该过程费时、费力的同时增加了企业管理档案的成本。据统计，大部分单位的档案管理人员不熟悉甚至不会使用档案信息化管理系统，企业也不愿意花费过多的时间和金钱对这些员工进行专业化培训和学习。档案管理的终极目标是帮助企业快速成长，很多企业都没有认识到这份工作的重要性，导致某些公司的档案管理人员并不专业，甚至还有兼职人员。

二、关键词法在企业档案管理工作中的应用

在企业档案管理工作效率的提升方式中关键词法和主题词法应用最为普遍。主题词法主要是指通过归纳概括档案的主要内容，用规范性、专业性的术语将其进行总结和归类，以便档案管理者快速寻找目标档案。这种方法对记忆比较模糊、范围较广的档案查询非常有效，但是由于它的所使用的主题词具有专业性、规范性等特点，对该方法使用者的专业要求较高。因此使用主题词法管路档案还需要进一步的完善和推广。

关键词在文献检索等领域应用非常广泛，它主要是通过总结概括全文中使用频率最高，与主题思想最为贴切的词语、文字等对文献、档案等进行归类，以此提高人们查找资料的效率和速度。将关键词法应用到企业的档案管理工作中有以下优势：第一，聚焦重点，关键词是从档案中提取出的核心词汇、短语，能够让工作人员专注档案管理的核心内容，明确工作的重点；第二，关键词法因其简练、普遍，对工作人员的记忆能力要求较低；第三，关键词法具有特殊性和概括性，具有很高的辨识度，无需档案管理工作者增加附加条件进行识别，减低管理人员工作压力。企业在档案管理中使用关键词法能够有效提高工作效率。作为一名档案人员，对企业档案的管理方式应该有所了解，但具体到档案应从哪些方面收集、如何整理、注意事项等，可能还很难达到企业的要求。企业围绕产品的生产，开展管理、经营 、科研 、基建、设备仪器的更新维修等一系列的生产活动及社会活动，并在此基础上形成了一套完整的，有别于其他企业而专一性极强的企业档案。关键词法应用于各行各业的检索工作中，它记录着企业的很多信息，包括发展道路、核心技术等，企业档案的管理模式和管理水平直接影响着企业的发展方向和未来目标。正是由于这种特殊性，企业档案中存在着大量的，与档案主题密切相关并能深刻揭示档案内容的非规范化自然语言。然而这些词语拥有较强的专业性，对于企业档案管理水平是一种较大的考验。关键词顾名思义是指能够描述某一事物的关键点，具有很高辨识度的词汇或者短语。

档案管理对于企业人才管理至关重要，受到领导部门的高度关注。开发关键词法在企业档案管理中的应用价值，对降低企业档案管理成本，提高人才利用率非常关键。关键词法具有显著的标识，是体现档案属性、类别以及功能的主要方式。这一类词汇与主题词法相比虽然专业性较低，但是使用方便、简单、容易推广，在很多企业得到了广泛应用，是包括档案管理部门在内的企业各企业部门最为熟知的。通常人、事、物、时间、地点，事情发生的原因、经过、结果、影响力等，都可能是关键词，这些重要信息几乎都是名词居多，在档案关键词挖掘中，最先掌握的关键词应该是名词，其次是动词代表方向性，可能和结果有关系。总之，档案管理中关键词的提取需要结合企业工作人员丰富的经验、使用习惯等，这样对于后期档案的管理和检索会有很大的帮助。每个档案对应的关键词可以是一个，也可以是多个，用多元关键词检索或综合检索来提高档案文献的查准率及查全率，提高档案管理质量是目前最有效的档案管理方式，需要档案管理工作人员在这方面加大学习力度，掌握基本技巧。

隨着社会及生产的不断发展，文献数量剧增，企业中档案的数量和类别呈现出指数增长的趋势，关键词法已经成为国内许多知名企业标识、分类、管理企业档案，对其有效管理和检索的主要方法。企业档案的特殊性使得其在管理中需要工作人员积极创新，改进并提升这种管理方式。关键词法管理企业档案具有灵活性、直观性、专职性，对工作人员的业务素质要求高，需要工作人员有丰富的工作经验，熟悉企业的业务范围、管理模式和发展道路，但是它具有使用方便、便于推广等特性，因此企业在档案管理中将关键词法与计算机技术等其他方法有效结合，可以有效提高企业档案管理效率，井在较短的时间内达到预期的目的。

三、结语

所有的事情都具有两面性，关键词法在企业档案管理工作中也存在着一些缺点，但是随着企业档案文化的建立和管理技术的不断提高，关键词法在企业档案管理工作中的应用将会越来越广泛。随着我国档案管理工作人员在档案管理工作中的不断创新，以及相关规定和引导文件的颁发，档案管理工作在企业中的受重视程度会越来越高，管理成本也是大幅度降低。因此，不断完善企业档案管理工作，推进关键词法在档案管理工作中的应用，重视档案的分类、保存，对于企业的发展尤为重要。

参考文献：

[1]邓松碘，王诚琥.档案计算机自动化检索的基础工作方法讨论[J].档案学通讯，1986（4）：46- 50.

[2]雷杰，李孟锁.成组技术在科技档案管理中的应用[J].郑州航空工业管理学院学报，1992（3）：19- 24.