对公文中主题词标引的思考

何珊

【摘要】主题词是公文的组成要素之一，它既有别于“关键词”，也有别于“主题语”。正确使用公文主题词便于揭示公文主要内容，便于公文归档管理、检索查询，便于办公自动化和公文处理的规范化。但从当前的机关工作实践来看，在公文主题词标引上还存在着许多问题。笔者结合工作实践，谈一下正确标引公文主题词的粗浅认识。

【关键词】主题词现状措施

一、现状及其原因分析

公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，是体现公文主题特征及归属类别、能为计算机识别的名词或名词性词组。但是我们时常可以发现，公文主题词标引中，标引的随意性较大,错标、漏标的现象比较突出，把公文标题的关键词视作主题词、缺少公文主题的别词或是内容属词标引不当、随意组培主题词的现象比比皆是。甚至在地方政府办公室秘书科起草的文件中，竟然会出现“ 领导讲话XXX（人名）通报”这类主题词。殊不知人名一般不作为主题词使用。公文主题词的缺省不仅影响了公文法定的权威性、严肃性和公文处理工作效率，影响了基层党政机关的形象，而且对档案分类也颇有影响。

笔者分析，造成这样的现状原因有四：

一是认识程度不够。由于主体是公文的主要组成部分，占据版心的大部分位置，主体对公文质量的好坏起着决定性的作用，因此许多人过分强调公文主体的完整性、规范性和用词的准确性，认为一份公文只要具备公文标题、主送机关、公文正文、附件、发文印章和附注等7个要素，就是完整合格的公文。出于这个观念，很多人不能清醒地认识公文主题词在公文制作和档案管理中的重要作用，忽略了主题词存在的必要性和重要性，认为主题词和公文的关系不大，标与不标、标对标错无关紧要。恰恰相反，缺少了眉首和版记，无论七要素如何完整，行文如何准确流畅，它首先是不完整的公文，就不可能合格和规范。

二是参考依据有限。公文主题词的标引主要依据是由中共中央厅秘书局1998年8月修订的《公文主题词表》和国务院办公厅秘书局1997年12月修订的《国务院公文主题词表》。此外，遵照国标，相关行业和部门结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。电力系统公文处理的主题词标引，则是依据国务院批准公布的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999），省委、省政府、原国家电力公司修订颁发的公文处理办法，以及2001年原江西省电力工业局据此印发的公文处理实施细则。但是由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之随着社会经济和电网事业的快速发展，各级公文主题词应用和制作中出现了很多问题。因此，根据工作需要不断完善、规范主题词的应用、制作迫在眉睫。

三是专业培训缺乏。文件审核是秘书人员的日常工作之一，对主题词不标注或许可以纠正，但也不可能完全做到准确、规范地标引主题词。笔者发现，国内各类文秘工作培训不少，但专题针对主题词的培训几乎没有。基层办公室秘书因白天忙于办文、办会等事务性工作，晚上忙于爬格子，实际参培时间少之又少。即便是通过自学，对主题词认识也缺乏系统性，加之实际工作经验不足，认识的有限性和理解的差异性，使得秘书人员在审核公文主题词时往往拿捏不准，即费时间又弄不准确，造成标注的主题词缺乏准确性和一致性。

四是执行不严谨。无规矩不成方圆，有规矩则要执行。主题词选择中明确规定，“当文件所反映的时间因素和位置因素超出词表规定的范围时，可进行自由标引，但每份文件只限1个，而且须用‘△加以标注。”可悲的是，在我们大呼执行力的当代，又有多少人熟知主题词的标引规则，有多人掌握主题词的标引规则、方法和技巧。在日常工作中接触到的各类文件中，我们很难看到‘△符号的出现，取而代之的是一些随心所欲地采用句子或短语形式代替的令人啼笑皆非、标新立异的词类，使得标注的主题词没有任何检索价值。

五是电脑的迅速发展。当前，大多办公自动化系统都具备公文检索体系，人们可以通过主题词来查找有关主题的文件。但是主题词的标引不正确，则使得检索范围有限，查找跨度较小。日常工作中，我们习惯在“开始”菜单中用“包含文字”模糊查找需要的文件，而非通过查找主题词这种真正意义的信息检索方法搜索所需文件。科技的迅速发展和日常习惯的养成，无疑使人们忽视了标引主题词的意义和作用。虽然，新上线的协同办公系统会自动根据文件标题提取主题词，但也存在一定的错误，不能正确、完整地反映公文内容。如《关于印发〈赣西电网2011年继电保护及安全自动装置整定方案〉的通知》，协同办公系统会自动生成“华东地区江西供电公司通知”；《关于解决220kV新珠线#7、#8塔基安全隐患的函》，系统自动生成主题词 “公安安全函”，而建议分别改为“能源继电保护方案通知”、“能源线路安全函”。

二、解决措施与建议

公文主题词的制作、标引、查找，不仅要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念，而且还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。因此标注类属词的难度占据了公文主题词审核的大部分时间。公文主题词的选取方法也不是一两句就能说清的，因此如何让公文主题词既不费时又相对准确，是摆在当前的一个难题。

前提：高度重视标引

随着信息社会的飞速发展，各单位对内对外事务的加大，信息量、数据量的的增加，公文使用频率也随之加大。为进一步适应规范化、精益化管理的要求，各级各单位领导，特别是机关办公室的部门和秘书工作者，应要提高对公文主题词严肃性、重要性和必要性的认识，把主题词标注水平作为衡量公文制作质量的一条重要标准，并以此评判公文制作者和秘书人员的工作能力，杜绝标注的随意性，保证标注的准确性和一致性。各单位公文制作者要把公文主题词标注工作当作责无旁贷的分内事，把主题词当作公文的完整要素规范标注，不断提高标注工作水平。

基础：强化专题培训

不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注，不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。主题词标注工作是个系统、繁琐，又在不断发生变化的工作，具体的工作人员除了要懂公文制作基础知识，学习标注规范外，还要不断加强政治理论、行业管理及相关知识的学习，要加强学习包括办公自动化、计算机网络知识在内的先进的科学知识和技能。因此，为提高公文主题词标引的质量和公文的整体水平，应每年定期对各级文秘人员和档案管理人员开展公文处理业务培训，使其掌握正确的标注方法，熟悉相关规则和要求，准确规范标注主题词，以确保公文和档案的高质量、高水平。此外，保证文秘和档案人员的相对稳定性，加强公文审核环节的考核，也是保证公文处理的连续性和公文主题词标引规范化的有效途径。

保障：修订完善主题词表

建议制定或完善统一的内部公文主题词表和标注规则。各单位除参照国务院公文主题词表和本行业试用的公文主题词表外，应该根据自身的特色和需要，制定内部通用的公文主题词，并根据发展和需要，及时增补和删减词目，并尽可能收纳工作范围内的基本名词术语、业务工作中经常出现的具有检索意义和使用频率较多的名词术语，使公文词表的编制在保持与《国务院公文主题词表》的衔接和协调的基础上，又突出本行业特点，兼顾思想性、科学性、实用性和概括性，便于单位内部各部门遵照使用。

突破：实现技术创新

公文主题词标注不准确，不利于检索查找，同时也严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。财政部早在1996文件就印发了《财政系统公文主题词表》，并为编排了手工标引和自动标引两种主题词检索方式，设计了《财政系统公文主题词表》标引软件，使快速准确地查找、标引主题词成为可能。工作人员输入文件标题，可以获得软件自动生成的主题词，同时还能利用该软件检测、查验主题词的标引是否正确和规范。因此，笔者建议电力系统部门也可借鉴此方式，进一步完善协同办公系统相关功能，改变主题词的编写和标引和审核难的状况，使主题词变成一件轻松的工作，并且快速、准确、规范，促进公文的规范化、电子化和网络化，提高工作效率。