取消公文主题词的真正原因是什么？

王茂跃

摘 要：针对秘书学界将取消公文主题词的原因解读为“公文主题词标引的随意性大，且标引方法繁琐”；“可以减少公文的制作成本，减轻公文制作者的负担”；“主题词失去它的检索功能”；“未产生较好效果”等认识，本文认为，取消公文主题词的真正原因是由于在现有的技术条件下，关键词检索比主题词检索更方便、快捷，关键词完全可以取代主题词，这是取消公文主题词的真正原因。

关键词：公文；主题词；关键词

2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》，没有将主题词项目列入党政机关公文格式组成中，换句话说，就是取消了公文主题词。至于取消公文主题词的原因，秘书学界至今仍没有一致的说法。笔者近读郑彦离先生发表在《档案管理》2014年第5期《主题词项目在公文格式中的设立与取消反思》一文（以下简称“《郑文》”），《郑文》认为：“公文格式中设立主题词项目的动机是对的，但设立和实施过程存在较多问题，使原本可能获得较好效果的一个举措，变成没有产生多少实质良性效益的一个举措，结果导致被取消的命运。”笔者认为，《郑文》以及秘书学界有的专家学者给出的对取消公文主题词原因的一些认识，是值得探讨的。

1 对取消公文主题词原因的错误解读

1.1 公文主题词标引的随意性大，标引方法繁琐吗？有一篇文章给出的取消公文主题词的理由是：“公文主题词标引的随意性大，且标引方法繁琐” [1]。这一理由并不符合实际情况。

公文标引主题词，“始于1986年的国务院文件” [2]。后来，中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局以及其他系统都编制了各自的主题词表。《国务院公文主题词表》先后有1988年、1994年和1997年3个版本。我们就以1997年版的《国务院公文主题词表》为依据，来看一看主题词的标引是否随意性大，方法是否繁琐。

《国务院公文主题词表》规定：标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词；一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引；根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引；当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。

以上是主题词标引方法的主要内容。从上述规定中能看出“标引的随意性大”吗？能看出“标引方法繁琐”吗？笔者自2004年以来一直从事秘书学专业《文书学》课程的教学，在讲授公文主题词时，依据《国务院公文主题词表》再结合一些公文标题作为实例，秘书学专业的学生都能较好地理解，并能按要求标引出规范的主题词来。

为什么有人认为主题词“标引的随意性大”呢？主要原因是在标引主题词时没有根据主题词表去进行，而仅仅从公文标题中去加以挑选。这样做的结果，随意选取的“主题词”与主题词表中的主题词有较大的差距，甚至面目全非。之所以认为“标引方法繁琐”，主要是认为确定主题词需要查找主题词表中的主题词比较麻烦。

可见，只要能够自觉地利用主题词表，标引主题词就能够杜绝随意性大和标引方法繁琐的问题。

1.2 取消主题词可以减少公文的制作成本，减轻公文制作者的负担吗？还有一篇文章给出的取消公文主题词的理由是：“取消主题词……可以减少公文的制作成本，减轻公文制作者的负担，提高公文的时效性。”[3] 这与公文主题词标引“费时费力” [4]的说法有类似之处。

标引一份公文的主题词，查找主题词表，从时间上看，也不过是两三分钟的事。因此，认为取消主题词“可以减少公文的制作成本，减轻公文制作者的负担，提高公文的时效性”之类的说法，无疑是站不住脚的。

还有人撰文指出，取消主题词“大大减轻了办文者的负担，办文者不再为查阅大量的主题词而费时费力了，也不再为主题词标引是否正确而烦恼了。取消主题词，受到了广大从事公文办理的文秘工作者极大的欢迎”。[5]笔者以为，文秘工作者极大地欢迎主题词的被取消，既不是因为再也不需要“费时费力了”，也不是因为再也不需要为“标引是否正确而烦恼了”，而是因为“公文办理过程中不需要主题词”[6]，主题词的存在与否，“既不影响公文的表达效果，更不会影响公文的执行力”[7]。因此，文秘工作者对公文主题词的重视程度不够，甚至认为可有可无。加之，公文主题词并非直接从公文标题中进行选择，需要专门查阅相应的主题词表，的确有些麻烦，从而产生抵触情绪，也就不难理解了。

1.3 主题词失去它的检索功能了吗？有一种观点认为，“主题词是20世纪80年代办公自动化的产物，当时主要起到提高检索档案主题效率的作用，随着科技的进步，用关键词代替主题词检索公文信息更方便、更快捷，主题词失去它的检索功能，完成了它的历史使命”[8]。

这一解读未免太过于绝对化。即使是“用关键词代替主题词检索公文信息更方便、更快捷”，也得不出主题词已经“失去它的检索功能，完成了它的历史使命”的结论。如果我们继续使用主题词，主题词的检索功能依然是存在的。准确地说，用关键词代替主题词检索效率更高，而不是主题词失去了检索功能。

1.4 主题词实施过程中“未产生较好效果”吗？《郑文》认为，实施主题词项目过程中存在“研究论证不足”、“实施价值追踪调查不够”、“推行措施不力”这三大问题，“结果使原本动机好的一个举措，因未产生较好效果而被取消”。《郑文》将公文主题词被取消的原因归结到实施效果不好这一点上。不可否认，公文主题词在实施过程中的确存在着不少问题，《郑文》提出的三方面问题也是比较客观的，但这几方面的问题还不足以成为公文主题词被取消的真正原因。我们可以设想一下，假如公文必须使用主题词的话，即使因种种原因“未产生较好效果”，我们也可以采取多种措施加以完善，以确保主题词实施过程中能够产生较好的效果。可见，“未产生较好效果”只能是原因之一，但绝不是最主要的、起决定性作用的真正原因。

2 取消公文主题词的真正原因

1997年12月修订的《国务院公文主题词表》在使用说明中指出了编制《国务院公文主题词表》的目的是“为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文”。如果有一种更方便快捷的方法可以达到便于计算机检索和管理公文的目的，那么取消公文主题词就能够成为现实。

在当今的办公自动化技术条件下，很多机关单位都普遍使用了局域网，在此基础上和互联网连接。科技的进步使得很多机关单位纷纷建立了电子政务平台，制发电子公文，甚至只形成电子公文，仅仅在归档时打印纸质公文作为档案保存。

以安徽师范大学电子政务平台为例，该平台具有文件查阅、文件查询的功能。笔者曾选择中共安徽师范大学委员会2012年2月21日制发的师发〔2012〕1号文件《关于印发〈安徽师范大学2012年党政工作要点〉的通知》这份电子公文，检测了文件查询的具体情况。

在标题栏输入完整的公文标题后，点击查找，可以找到该文件。

在标题栏输入“党政工作要点”或“党政工作”， 点击查找，可以查到标题中含有“党政工作要点”、“党政工作”的4个文件。

在标题栏输入“工作要点”，点击查找，会出现所有标题中含有“工作要点”的全部193个文件。

而在标题栏输入“党政 工作 要点”或“工作 要点”或“党政 要点”，点击查找，皆无任何结果。

通过发文日期栏查找，共出现5113条信息。可见，这种方式查找，无实际意义。

通过文号栏查找，与通过“标题栏”查找，结果相同，可以准确查到该文件。当然，以“师发”或“师发〔2012〕”也可以进行查找，区别是：以“师发”查找，显示的是所有“师发”文件，以“师发〔2012〕”查找，出来的是“师发〔2012〕”的全部文件。

安徽师范大学纸质公文和电子公文一直都没有标引主题词，所以无法按主题词进行检索。

由上述可以得出结论，知道公文标题或发文字号，可以进行准确查找；不知道完整的公文标题，只知道关键词，也可以进行查找。通过关键词查找非常快捷、准确，而且省去了标引主题词时需要在主题词表中查找主题词的麻烦，“加上词表修订难度大，周期长，往往一用十余年，难免挂一漏万，跟不上社会经济发展的需要”[9]。更何况有的“主题词”在主题词表中还没有收录，无法查到，需要人工标引，而“由于个人的理解和认识差异，对同一个公文，人工标引的主题词可能存在很大差异”。[10]

总之，和关键词相比，主题词标引存在着固有的局限性，取消主题词就成为一种必然。

其实，就是对取消主题词原因作了错误解读的作者，也有的谈到了取消主题词的真正原因。“从办公现代化的角度看，随着办公管理信息系统的不断优化，文档一体化的关键词检索模块性已非常完善，完全可以摆脱对主题词检索的依赖。”[11]“随着科技的进步，用关键词代替主题词检索公文信息更方便、更快捷。”[12]

有必要补充说明的是，现在很少有机关单位的文书工作与档案工作实现了一体化管理，体现在管理软件上，文件管理软件与档案管理软件尚未接轨统一起来，还处于各自为政的状态。以安徽师范大学为例，该校办公系统已经采用了电子政务平台，而档案管理系统使用的则是南大之星网络版。笔者使用南大之星档案管理系统网络版进行了测试，测试情况如下：

在正题名栏输入“关于印发《安徽师范大学2012年党政工作要点》的通知”，主题词栏中则自动生成“师范 工作 要点 师范大学 党政工作”。今后可以通过“师范 工作 要点 师范大学 党政工作”中的全部词组或部分词组进行检索。

准确地说，这里用“主题词”是不严谨的，应该使用“关键词”。我们以国务院2000年发布的《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》为例进行比较。根据《国务院公文主题词表》，这份公文的主题词应该是“文秘工作 公文 办法”。而将该公文的标题输入到南大之星档案管理系统的正题名栏，在主题词栏自动生成的则是“国家 行政 机关 公文 处理办法 通知”。可见，两者的差别相当大，共同点只有一个“公文”。真正的主题词是“文秘工作 公文 办法”，而“国家 行政 机关 公文 处理办法 通知”都是从标题中生成的词组。很显然，将它们称为关键词更为合适。

3 结语

无论是电子政务平台系统，还是档案管理系统，只要通过关键词就可以快速、准确地在后台数据库中模糊查询到与关键词相匹配的文件。通过关键词检索比主题词检索的优越性更为明显，这才是导致主题词被取消命运的真正原因。

参考文献：

[1][4][9][11]马国金.党政公文处理规范统一后机关公文的形式变化[J].秘书，2012（9）.

[2]王凯.公文写作研究[M].哈尔滨：黑龙江人民出版社，2004：51.

[3][7]娄性诚.公文写作的大变革——解析《党政机关公文处理工作条例》[J].应用写作，2012（6）.

[5][8][12]刘文森.《党政机关公文处理工作条例》引人注目的新亮点[J].办公室业务，2012（9）.

[6][10]徐成华，孙维，房庆，魏宏，李玲.GBT9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012：96.

（作者单位：安徽师范大学文学院 来稿日期：2014-08-20）