基层检察诉讼档案工作存在问题与对策

郝东生+崔军华

1 基层检察院诉讼档案工作的现状

1.1 对诉讼档案工作重视程度逐年增加。1950年11月滑县人民检察署成立时无下设机构，至1972年在公安编制内设立了“检察股”，“文革”前的业务档案留存在公安局。1978年滑县人民检察院恢复重建后，建院以来的档案材料，由于重视不够无专人管理，保存得不够完整。1986年设立了档案室，及时将保存在县公安局“文革”前的业务档案及资料归入滑县检察院。自1979年恢复重建以来的各类文书档案保管越来越得到重视，检察机关档案规范管理意识得到不断提高，诉讼档案归档及时性和优秀率均大幅提高。

1.2 诉讼档案工作基础不断夯实。目前，滑县人民检察院通过办理各类案件，履行法律监督职能形成文书档案、诉讼档案、财会档案、声像档案、基建档案、设备档案等种类档案。其中诉讼档案数量在档案全宗中比重较大。2000年7月，投资10余万元，购置微机、密集型档案架等档案专用设施。2007年10月搬入“两房”后，档案室焕然一新，现占地面积80余平方米，可容纳未来50年新增各类卷宗、影像档案。

2 存在的问题与不足

2.1 干警档案管理规范意识不强，不能及时归档。当前检察工作普遍存在着重办案、轻档案思想，对档案材料完整规范、及时准确归档关注得少；不能做到档案材料及时结案、装订，需要不厌其烦地敦促，对归档的档案材料重数量不重质量，页码重叠、顺序颠倒等问题存在，给专职档案管理人员增加了工作负担。对检察机关来讲，没有完整规范的检察档案作记录，档案的开发和利用就成为无源之水无本之木。

2.2 档案案卷质量不高，档案安全存在隐患。①卷内材料不全，卷内文件短缺。一旦有当事人提出异议，需要复查时，可能因缺乏某项内容而影响案件的公正性。②卷内材料排列顺序混乱，目录和卷宗封面、备考表填写不全，归档卷宗的收案日期和结案日期填写不规范。③许多案卷材料中夹带金属物，相当部分材料中存在劣质字迹（即铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水等字迹）。目前，检察系统检查验收诉讼档案时，对劣质字迹的要求是复印，但复印材料本身也容易褪色。④许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。总体来讲，目前档案室大多是馆藏，内容庞杂、案卷数量多、时间跨度长，且多年来一直处于封闭式管理之中，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理规格不统一等，导致档案基础工作普遍较差。

2.3 档案管理信息化程度不高。基层检察院由于经费、科技条件的限制，一些档案工作还停留在手工收集、检索上，档案管理者对计算机信息技术不够了解，该院计算机严重老化也很难适应数字化管理要求。

2.4 诉讼档案保密要求与档案利用存在矛盾。检察机关的性质要求诉讼档案做好保密工作，档案工作只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能查阅就行了。而档案利用是实现档案工作的关键环节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础。档案工作者心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值档案被束之高阁，2001年至2012年间，该院检察档案被借阅111次，从利用范围来看，均为案卷复查和办案需要的借阅。

3 改进检察诉讼档案管理的对策与建议

3.1 加强档案人员培训，提高档案管理人员素质。重视专兼职档案人员业务提高，积极组织档案人员参加上级业务培训、学历教育等，持续“充电”，不断提高档案人员业务水平，培养复合型专业档案人才。

3.2 实行标准化、规范化管理方法，确保质量。诉讼档案材料的收集、整理、装订、组卷要严格按照规定标准进行。一要层层把关、及时归档。诉讼案卷归档，要经各办案部门负责人、内勤人员对承办人整理的案卷材料逐一审查，发现遗漏及时补齐，然后向档案室移交档案和清册，过期不交的档案，档案室应积极催交。二要严格按照实际办案程序依次排列，主要证据在前，辅助证据在后，印件在前，底稿在后。立案、侦查、审判、执行监督，直接受理立案侦查，控告申诉，民事行政四类案卷材料的排列顺序，按照高检院和国家档案局修改后的《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》附件的规定排列。

3.3 夯实物质基础，确保保障到位。加强计算机软件的开发利用，并采用档案管理系统专用软件进行辅助工作，提高效率，以实现快捷、准确、高效的档案信息处理，增强检察档案资源开发利用的实用性、有效性和针对性。

3.4 处理好保密与利用工作的关系。涉密档案保而不用，只会失去档案的价值。档案工作者要主动预测、捕捉档案工作中出现的新情况、新问题，并作出相应对策，征求各方对档案利用意见，公布或提供服务的范围、内容，便于利用者了解室藏情况，服务范围由严格限制向面向特定人群服务转换。

（作者单位：滑县人民检察院 来稿日期：2014-08-18）