将信息化建设运用于企业档案管理

潘越 欧阳力科

摘 要：随着科学技术的进步，计算机技术、信息技术逐步走向成熟，并广泛应用于生产生活当中，办公逐步自动化、信息化。档案管理也不例外，积极将信息化技术运用于档案建设当中，提高档案管理质量，让档案管理跟上时代步伐，进而提升企业经济效益。本文简要讲解了档案管理信息化建设的优势，探讨了如何进行信息化建设，并讨论了档案管理信息化建设的深入优化，以期为相关研究提供参考。

关键词：信息化建设;档案管理;企业

档案信息化管理，就是充分运用信息化技术、计算机技术，实现档案电子、档案信息化，进而更好储存、管理、整合、共享档案。相比于传统的档案管理方式，他能够实现信息数字化、网络化、检索自动化，具有占用空间小、传播速度快、操作便捷等特点。

1 档案管理信息化建设的优势

1）实现档案信息数字化。档案信息数字化，就是将所有的纸质档案转换成电子档案，他是档案管理信息化的基础。传统的档案管理，是以纸质档案为基础，对纸质文件进行管理，要想实现信息化管理，就必须将这些纸质档案转化为电子信息，然后通过计算机对这些档案进行管理[1]。而且，在以后的档案管理过程当中，大力推行无纸化办公，让文件电子化、数字化。

档案信息数字化后，存储在电子设备当中，所占空间大幅度减少，便于携带，而传统的纸质档案，占用空间庞大，保存所耗费的资源较多;档案的数字信息可以在光纤中传输，速度极快。

2）实现档案信息网络化。在传统的档案管理过程中，都是面对面进行的，也就是说，相关人员必须要到指定地点，对相关档案进行检索、查阅等操作，这种传统的档案管理翻身，效率低下，消耗时间长。实行档案信息化管理后，就会以网络为基础，实行信息传播，借阅人员可以在网上进行检索、查阅，速度快，不容易出错，办事效率高。而且借阅人员，不需要到指定地方，只需要在网上入口进入，就可以查阅，非常方便，一些在外工作人员也可以正常办公。

3）实现档案检索自动化。在以往的档案管理中，档案检索比较麻烦，信息查询效率低，花费时间长。实现档案信息化后，直接通过电脑查询，检索速度快，准确度高，消耗的人力资源非常少，大幅度提高了工作效率。此外，还可以通过网络进行检索，打开一台联网的电脑即可工作，非常方便。

4）档案资料具有完整可靠。综合性是档案信息化管理的一大特点，通过该信息化管理、自动化办公，能够有效收集办公过程中产生的文件，并对其进行归档、管理，结合资料的特点，保留其审批修改流程，让资料更加完整。另外，在管理过程中，可以对数据进行分层，将其分为企业档案库和部门档案库，让各部门有自己的存储空间，让各部门自己进行管理，进而完整的保持部门资料，提升资料的完整性[2]。

2 如何进行信息化建设

1）改变传统的档案管理思想。要想实现档案管理现代化，就必须要转变管理思想，让思想跟上现代化脚步。若档案管理人员思想不够先进，缺乏现代化意识，那么在实际档案信息化建设过程中，思维存在一定的局限，其建设进度就会受到影响 。

2）重视硬件设备建设。想要实现档案管理信息化，就必须要有相应的硬件条件，如计算机、互联网设备、扫描仪等等，这些现代化办公设备是必须要准备好的。因此，在实际档案管理信息化建设过程中，应当根据实际情况，划拨一定的资金，将这些必备设备准备齐全，为档案管理信息化建设打下硬件基础。

3）加强档案管理制度建设。管理制度是档案管理信息化建设的重要环节，良好的管理制度，能够让其形成良性循环，促进档案管理信息化建设。在进行制度建设时，应从实际情况出发，设立适应信息化建设的制度。一方面对档案管理业务流程进行规范，对整个档案管理的标准进行统一，完善相关的管理技术，同时对电子档案的细节操作进行管理，设定相应的操作标准。另一方面，要做好安全防范，制定相应的安全管理措施和规章制度，加强重要文件的保密管理，让各档案的安全性得到保证，同时还要确保其完整性[3]。

4）加强档案管理队伍建设。档案管理队伍的建设也是非常重要的，想要实现档案信息化管理，就必须有与之相匹配的管理人才和队伍。在思想意识方面，相关工作人员需要有信息化意识，能够适应信息化管理和操作。在技能水平方面，熟练掌握相关的计算机知识，熟练运用档案管理相关软件，能够快速的完成归档、登记、检索等操作，此外，还需要有一定的安全防护意识，能够做好网络安全管理，让档案信息安全可靠，确保档案完整。另外，企业可以定期开展教育培训工作，提高工作人员的思想意识，提高他们的技能水平，

3 深入优化

1）对档案的应用进行优化。在实际工作当中，可以将一部分档案信息分享给相关工作人员，并对其设置查看权限，让其能够查看与自身职责、权限相符合的企业资料。对于一些重要资料，提高它们的查看权限，提高保护等级，让重要资料得以保密。工作人员在工作时，还可以在里面添加一些自己的工作任务，完成之后往上提交，让小组成员也能够及时了解工作进度，进而更好的完成作业。

另外，还可以建立“云端”服务，提高各工作部门的作业效率，就以人力资源管理部门来说，在作业过程中，会涉及到许多档案资料，人力资源管理部门的工作人员，若是在自己的空間进行作业，则会降低作业效率，他们可以借助企业“云端”，实现“在线”作业，操作完成之后，直接保存到企业“云端”，需要查询、打印这些资料时，相关工作人员直接登录即可，非常方便，这在一定程度上，能够大幅度提升企业的工作效率，提升企业的市场竞争力。

2）优化档案体系。建立一个完善的档案体系，每一个员工都有自己的账号，都能登录到档案系统当中，查看自己的相关信息，同时还能够查阅企业相关资料，将档案管理延伸入知识管理，让企业长久发展下去。因此，在档案管理过程中，需要建立一个完整的管理体系，将信息和个人、信息和信息联系起来，在通过网络的方式，让信息在企业内部高速传播。

在档案管理过程中，可以对档案进行分类，如从工作内容、部门等进行划分，将其分为市场部、销售部、管理部等，让企业在信息化管理中更加高效，同时，让档案管理体系清晰明了，各部门责任明确，相应的档案资料也可以细分，让各员工更加便捷的查找自己所需要的文件，提高作业效率[4]。

4 结语

档案管理信息化是科学技术发展的产物，是社会发展的必然要求。企业为加强档案管理，提高作业效率，增强自己的市场竞争力，就必须实现档案管理信息化。结合企业的基本情况，对管理模式进行创新，深入优化，进而让企业获得全方位的信息管理。企业必须要实现档案管理信息化，这样才能跟上时代步伐，不断向前进步。

参考文献

[1]王淑芬.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界，2016，3（22）：134-136.

[2]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2015.13（8）：79-82.

[3]刘莉.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].商，2016，（26）：334-338.

[4]李雪.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].江西电力职业技术学院学报，2016，（3）：189-193.

作者简介

潘越（1987-），男，本科，初级职称，研究方向：企业档案管理。

欧阳力科（1982-），男，本科，中级职称，研究方向：油气管道安全管理。