事业单位档案信息资源共享存在问题及解决措施

郭丽

摘 要：档案信息资源共享是顺应信息化时代的必然发展趋势，它依托于互联网络，通过科学管理，实现档案信息资源在最大范围内的共享。推进档案信息资源共享成为社会和档案工作者普遍关注的焦点，仍有需要解决的难点问题。基于此，以下对事业单位档案信息资源共享存在问题及解决措施进行了探讨，以供参考。

关键词：事业单位;档案信息资源共享;存在的问题;解决措施

信息资源作为一种社会资源，是21世纪不可多得，不可再生的资源，目前已悄然成为了当今社会的核心资源，受到了世界各国的关注。21世纪不仅是信息的时代，也是追求协调、合作、共赢的时代，因而世界各地都大力推崇资源共享。时至今日，资源共享思想日益普及并受到人们的广泛关注，信息资源共建共享的理念被越来越多的国家所接受、倡导并加以实践。

1 档案资源管理的意义及价值

事业单位档案信息资源管理体现的是动态与静态相结合的过程。档案本身是以静态形式存在的资料，一旦形成便以最初的样子，被保存几年几十年甚至上百年。但同时档案管理技术也会随时代发展不断变化，档案信息资料也会以动态的形式，不断被人使用或分享，获得有价值的信息，这也是档案管理保存共享的价值意义。档案信息作为对事业单位丰富的历史资料的纪录，它是事业单位日后开展工作的重要依据，有利于促进单位部门工作的开展。此外，档案信息资料也可以为社会大众及其他单位团体开展相关活动提供资料支持，档案的管理水平、管理方式及利用效率等对社会大众也有重要意义。随着社会大众对档案信息需求日益增加，档案管理应逐渐从档案管理存储向档案信息的开发利用和共享的方向发展。

2 当前档案信息资源共享存在的问题

2.1 信息基础设施不齐全

实现档案资源信息化管理的基础是配备完整的软件、硬件档案管理设备，健全的基础设施是档案信息化的第一步。但是，现在大部分单位对档案管理的重视程度都不够，重经营、轻档案的情况还很强，意识不到档案工作在单位管理中的重要性。档案用房紧张、管理设备陈旧、网络技术落后等情况都不利于档案的收集与开发利用，影响了档案管理的发展。随着信息时代档案数量的快速增长和档案利用需求率的提升，老旧的档案管理系统已经不能适应档案日益增长的发展形势，不能及时全面地归纳单位的档案信息。因此，要实现档案资源的信息化管理，只有保障基础设备的配备更新以及软件系统的更新升级，才能确保档案管理的快速发展。

2.2 缺乏熟悉计算机技术的综合管理人员

档案管理工作需要将大量的、繁杂的、重要的档案资料进行信息的整合、分类、管理和保存，档案信息资源共享则是依靠计算机为载体，实现信息资源的录入、保存、搜索与分享。这就需要从事档案管理的人员能掌握计算机应用知识、网络技术和现代档案管理技术。然而，目前事业单位中从事档案管理的人员并不全都是档案管理专业，甚至大部分人员所学的专业都与档案管理无关，从业人员专业知识缺乏，加之，事业单位本身对档案管理人员其缺乏较为专业的培训，使事业单位缺乏熟悉计算机应用知识和现代档案管理技术的专业人员，导致事业单位档案管理信息共享开展困难。

2.3 电子档案的安全问题

电子档案的广泛运用，使信息资源的利用更加方便快捷，但是安全性难以得到保障。电子档案都是通过互联网产生的，需要通过网络进行传输和共享，在传输过程中，容易受到病毒或黑客带来的威胁侵害;在电子档案管理过程中，其储存介质是计算机或者U盘等电子设备，如果设备老化或损坏，就会造成数据丢失;电子档案的真实性与合法性也是一大隐患，电子档案具有可修改性，所以真实性就很难得到保证，增强电子档案的安全性也是我们需要关注的重点。

3 事业单位档案信息资源共享的途径

3.1 加强基础建设，整合档案资源

1）档案资源检索介绍。我国各级各类档案馆要对馆藏的档案信息资源进行系统整理，提供查阅各档案馆的馆藏介绍、全宗指南，了解和掌握档案信息资源的分布状态和流向，分析各档案部门所藏档案的系统性、配套性和特色性。2）优化馆藏档案资源。有效改变档案馆、室馆藏结构单一的现状，广泛收集多种载体的优质档案信息资源，同时明确电子档案为今后收藏的主要方向，积极积累和保存大容量、高密度、联机联网能力强的电子档案。既能让档案信息直接联机上网，又可以节约存放空间，缓解或消除库房紧张状况。3）推进馆藏档案数字化。推进馆藏档案数字化，使之转换成可联机上网的数字资源。有些文件本身就是某种文本、图形等格式的电子文件，其数字化工作需要将这类数据按规定转化成规范格式，然后按一定的方式存储;对于文件是传统载体的文字或图像来说，按照统一规范采用文本方式、扫描录入方式或文本方式存储挂接扫描图文等方式进行。

3.2 提高档案信息资源开发利用的公开化水平

1）落实政府信息公开政策。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》，相关人员要将当地的各级档案馆进行公开，提高当地的政府公开信息查询力度，这也是档案信息资源开发利用的一条新途径。同时，档案馆要提升服务水平和丰富服务内容，真正让群众感受到“进得来、用得上、信得过”的服务宗旨。2）在最大程度上进行档案开放。相关人员要处理好档案信息资源保密与利用的关系，要对档案信息加大鉴定力度，同时也要提供档案信息的开放力度，在最大程度上发挥档案的价值，要将一些利用量较大且利用频率较广的档案向群众进行重点开放。

3.3 档案传递

文件传递和馆际互借概念类似，但略有不同，是从馆际互借发展信息技术的支持下，而是一种服务优于馆际互借，文件传输是双向的信息流动过程，通过邮寄的形式提供档案利用，一般毕业生档案或者是单位的人事档案调动过程中会运用到这种形式。这种途径方便快捷，省去了繁杂的手续与步骤，虽然在时间上无法做到高效快捷，但是通过第三方渠道传递档案在一定程度上节省了档案馆的经费预算，也让档案的所有者在档案传递过程中可以准备其他相关手续或文件，在一定程度上缓解了毕业生在就业前准备工作的焦虑。由于现在毕业生就业问题受到重视，相关部门对于毕业生档案传递问题也要抓紧解决和完善，避免在传递过程中产生疏漏。

3.4 培养高质素档案管理人才

城建档案事业的发展必须具备人力资源、馆舍、档案信息资源和技术设备等诸多发展要素，其中人力资源在城建档案馆必须具备的各种发展要素中的地位尤其重要，它是城建档案馆充分发挥作用的基础保证，在城建档案事业发展过程中占据最为重要的地位。要实现城建档案资源的共建共享，高素质的人才不可缺少，并且需要进行合理的调配。

4 结束语

总的来说，档案资源信息开发利用工作的改革创新工作需要一个漫长的过程，需要档案工作者具有强烈的使命感，同时要能够克服在工作中出现的困难，从而使档案信息资源开发利用工作更好地适应时代的发展。

参考文献

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