新时期背景下电子档案管理在企业实践性与思考

杨培蓝

摘 要：随着时代的发展进步，企业的档案管理形式出现巨大变化，电子档案成为主流的档案形式，给企业的各方面经营发展提供巨大的帮助。企业在应用电子档案后，出现了不少的实践性问题，例如如何加强档案的保密性等等问题。本文针对企业电子档案管理存在的问题入手，提出合理的解决措施，希望为企业今后的电子档案管理提供帮助。

关键词：电档案管理;信息化建设;管理体系构建;保密

在新时期背景下，大部分企业都实行了电子档案，不但提升了档案管理的效率和质量，还为企业的发展经营提供巨大的便利。为了适应时代的发展要求，需要建立完善成熟的电子档案管理体系，才能解决电子档案实行中出现的问题。企业管理人员应该加强对电子档案的重视，采取适合的宣传方案，还要做好电子档案的保密工作，避免国家秘密被不法分子窃取。

1 新时期电子档案管理的重要意义

首先，电子档案利用网络以及计算机技术进行档案管理，不仅能够提高资料归档的质量，还能大大提高档案检索速度，从而既降低了管理人员的工作强度，还有效地节省了财力、物力以及人力等方面的投资。其次，电子档案实现了资料由实物向信息转化的过程，为读者及用户能够更加快捷方便地使用资料提供了可能性。 最后，电子档案在原始文字资料的基础上，还能收集管理视频图像等影音文件，满足了新时期人们对于多媒体资源的需求，更加符合当今社会对于档案利用多元化的特征。

2 新时期背景下电子档案管理的问题分析

2.1 企业电子档案管理体系不完善

由于电子档案实行时间较短，还没有形成完善成熟的管理体系，导致电子档案在实行过程中，缺乏相应的标准，无法保证电子档案管理的质量。大部分企业都在处在电子档案的摸索状态中，并且由于部分企业领导者的忽视，电子档案缺乏资金、人力的支持，难以形成完善成熟的管理体系。

2.2 企业电子档案管理人员素质较低

在电子档案实行以后，对档案管理人员的各方面素质水平提出了更高的要求。但是大部分企业的电子档案管理人员都没有掌握电子档案的管理技能，导致企业的电子档案管理水平低下，没有发挥出电子档案的真正作用。

2.3 档案的保密问题

与传统的纸质档案不同，电子档案对于保密性要求较大。我国的网络环境具有复杂多变的特点，如果不采取任何保密措施，电子档案容易遭受不法分子的破坏，出现档案丢失或者损坏的现象，给企业带来巨额的经济损失。根据调查发现，我国的大部分企业都没有采取专门的档案密保措施，电子档案的安全性较低。电子档案需要保持着原始性，才能具有法律效应，然而在实现电子文件以后，载体和信息分割开来，导致信息更容易被非法更改，并且难以在第一时间发现该问题。为此，更要做好档案的保密工作，才能保证电子档案的真实性和有效性。

2.4 公司管理人员对企业电子档案管理工作不够重视

根据调查发现，很多企业的领导者对档案管理缺乏重视，对档案管理工作带来了不小的阻碍。如果企业领导者可以高度重视档案的管理工作，就可以充分发挥档案的作用，反过来也是一样，如果领导者忽视了档案的管理工作，电子档案就无法发挥实际作用。现阶段有很多管理者忽视电子档案管理工作，造成这种问题的主要有两方面原因，一方面大部分领导者都将目光放在企业的经济发展上，认为电子档案无法为企业获得直接的经济效益。另一方面，大部分企业的电子档案管理方式老旧，无法将电子档案的作用充分发挥出来。

3 解决电子档案管理问题的几点思考

3.1 加强信息安全技术的应用

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络黑客的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真實、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升电子档案的安全保护水平。

3.2 完善电子档案信息化管理体系

企业在电子档案的管理过程中，要明确企业的自身特点，并且制定出适合自己的管理制度，不断进行完善和优化，最终制定出现完善成熟的管理体系，为电子档案管理工作奠定良好的基础。在体系的制定过程中，要做好档案的细化工作，提升管理人员的各方面素质水平，除了基础的档案管理技能以外，还要具备一定的信息水平，才能更快的适应电子档案的管理工作，除此之外，还要加强安全防护措施，保证电子档案的安全性和稳定性。

3.3 加强信息化人才建设

要从档案管理人员入手，制定计算机的业务培训活动。电子档案的管理人员需要的掌握的技术较多，包括排版、信息处理、文件收发、计算机的基础操作技能、电子档案的归档技能等等方面。除了企业制定的培训计划以外，档案管理人员还要从自身出发，不断进行新知识、新技能的学习和补充，才能适应时代的发展变化，更好的进行企业的电子档案管理工作。

3.4 提升企业领导者对电子档案的关注度

随着时代的发展，信息技术被大量的应用到企业管理中，档案也开展了信息化建设，出现了电子档案，较传统的纸质档案相比，具有更多的应用优势。企业领导者应该加强对电子档案的重视，投入适量的资金，采购先进的设备，将原有的纸质档案逐步转化为电子档案。领导者还要重视电子档案的开发合理利用，实现资源的共享，才能发挥出电子档案的真正作用，为企业的重大决策提供帮助。

4 结语

综上所述，随着时代的发展进步，电子档案已经成为一种必然趋势，需要做好电子档案的管理工作，才能为企业的发展经营提供强有力的支持。本文先对电子档案优势进行分析，针对现阶段电子档案实行过程中存在的问题，提出合理的解决措施。首先，要从领导者入手，加强对电子档案管理的重视，投入的大量的资金。其次，要加强信息技术的应用，构建出电子档案的管理体系。最后，还要进行合理的培训，不断提升档案管理人员的素质。

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