基于信息技术的档案管理创新路径

阿尼亚·海沙

摘 要：本篇文章首先对档案信息化管理的意义进行阐述，从档案管理中应用、档案管理系统中应用、档案备份恢复中应用三个方面，对信息技术在档案管理中应用要点进行解析，并以此为依据，提出基于信息技术的档案管理创新路径。

关键词：信息技术;档案管理;创新路径

在当前我国科学技术快速发展的环境下，档案管理信息量不断增多，档案管理内容逐渐繁琐，社会化生产也由之前劳动密集型逐渐转变为知识密集型，给档案管理信息化提出新的标准。把信息技术运用到档案管理中，通过发挥智能化优势，便于提升档案管理水平，节约各项资源投放，让档案管理在形成、管理、保存和应用等功能上发生变化，提升档案管理水平和质量。

1 档案信息化管理的意义

从档案信息化管理角度来说，也就是通过引进信息技术，以更高更快的效率完成档案信息采集、整合及管理等工作。具体来说，在进行档案管理时，通过应用信息技术，能够促进档案管理水平的提高，并且简化档案管理流程，让档案管理更具简便化和高效化。利用信息技术进行档案管理，能够促进档案信息传递和共享[1]。在当前社会背景下，信息资源占据重要位置，因此，在网络技术水平不断提升的环境下，档案管理也应具有信息化特点，利用信息技术给其提供服务，给各个部门工作开展提供便捷条件。由此可见，从某种角度来说，档案信息化管理在整个管理活动中发挥着重要意义。

2 信息技术在档案管理中应用要点

1）档案管理中应用。要想全面提升工作水平和效率，可以把信息技术运用在档案管理活动中，其中包含档案文件目录保存、检查和复制;档案内容录入和整理;档案文件编制和检索;档案信息查询和应用;档案文件编目和统计等。

2）档案管理系统中应用。档案管理作为一个包含内容比较多的工作，涉及工作流程比较繁琐，所以在开展档案管理工作时，应该保证档案信息的统一性和完整性。通过把信息技术引入到档案管理中，建设完善的档案管理系统，对数据及时采集和整合。与此同时，促进各个环节信息连接，形成统一的档案系统。把信息技术运用到档案管理系统中，对档案信息整合和处理有着重要作用，并获取理想档案管理效果。

3）档案备份恢复中应用。要想保障档案信息安全，应做好档案信息备份工作，避免在档案信息丢失以后，给人们应用和档案信息完整性带来直接影响。所以，信息技术已经是档案备份中广泛应用的一种技术。通过及时采集和整合档案信息，将其保存到对应的硬盘中，即便在后期档案管理过程中，如果出现档案信息丢失等状况，也能有效保障档案信息的完整性[2]。此外，档案信息将会受到外界等因素影响，一旦受到干扰，将会造成重要档案信息丢失，使得档案信息完整性受到影响。要想将该问题处理，需要对档案信息系统及时检查和维护。信息技术作为一项应用范畴比较广泛的技术，自身功能比较强大，对电子档案恢复起到了直接的效果，这也是确保档案信息安全、完整的重要方式。

3 基于信息技术的档案管理创新路径

1）转变档案管理模式。要想将信息技术顺利的运用到档案管理工作中，相关工作人员需要从思想上转变原始管理态度，不断学习和积累现代化管理方式，只有这样，才能促进信息技术更好服务于档案管理，提升档案管理水平和质量。与此同时，引进现代化档案管理方式，利用信息技术自身优势，在进行档案管理时，将信息技术应用功能全面发挥，实现对档案信息的科学管理，提高档案管理信息化水平。

2）完善统筹规划方案。为了更好利用信息技术开展档案管理工作，管理部门应结合档案管理要求，制定完善的统筹规划方案，并根据自身发展情况和特点，编制规划内容，优化管理方式。通常来说，在应用信息技术时，信息量比较多，是一项比较繁琐且系统的工作。因此，在进行档案管理时，应该结合单位实际情况，制定规范的信息技术应用方案，做好全面规划。例如，在馆藏情况排查过程中，应对原始档案实际情况、载体特点以及档案类型等有所了解，并且保证档案信息的真实性，做好摸底工作，在掌握原始状况的基础上，采取筛选信息技术方式进行处理[3]。为了实现档案管理信息化，提升档案管理效率，也可以把扫描机、投影仪等设备运用其中，从而实现档案管理模式改革创新，形成统一规范的管理体系。在档案管理过程中，需要根据档案类型处理，掌握特殊工作要点，通过信息技术评估分析，形成数字化管理模式。

3）引进数字化管理技术。在把信息技术运用到档案管理活动中时，要想提升档案管理水平，还要科学构建档案数字化管理体系，征集整合各项档案信息，提高档案管理工作效率。管理部门应该秉持高效性工作要求，促进数字化建设进程，提升管理效果，增强档案管理的有效性和便利性。例如，在纸张载体扫描过程中，将会面临各种因素带来的影响，使得扫描参数缺少精准性，图像质量不高。基于此，结合数字化发展情况，实施档案管理模式创新优化，提高整体管理效率和质量。

4）实现资源分类采集应用。为了更好推进档案管理工作，在把信息技术运用到管理活动中时，应该建设分类采集和整合模式，做好归档档案熟悉化管理工作。例如，在应用扫描机进行数据处理时，通过图片方式将其传入到计算机系统中，把纸张内容变化成电子图片，提升数据采集整合效率。并且，把数值信息录入到数据库中，不但可以节约成本和时间，同时还能实现重要档案信息的科学储存。与此同时，把信息技术应用到档案管理活动各种，通过建立完善的管理体系，结合档案管理要求，妥善处理。利用计算机设备进行档案信息采集整合，将会受到网络因素的影响，使得档案数据丢失，安全性比较差，影响档案管理效果[4]。因此，要想顺利把信息技术运用进来，在信息技术科学应用的环境下，建立防火墙系统，定期对计算机进行杀毒清理，保护计算机系统安全运行。也可以给档案管理人员设定专业的密码，在登陆系统过程中，只有输入正确的密码以后才能操作，这样可以避免遭受不法人员的攻击和入侵，保证档案信息安全。

5）建立信息共享平台。在信息化背景下，记录于档案的信息资源数量比较多，种类繁杂，为了人们能够及时获取和应用所需信息，实现档案信息传递和共享，需要科学构建信息化档案资源共享平台。我国当前现有的档案信息共享平台有待进一步改革和优化。通过把信息技术和大数据技术运用其中，能够把庞大的档案信息集中整合，实现对平台功能的完善，让人们可以利用该平台获取所需信息，提供信息应用便利。针对已经实现数字化的档案信息，应该及时将其整合到共享平台中，促进共享平台信息资源进一步完善。

4 结束语

总而言之，随着信息时代的来临，为了实现档案管理信息化，需要从各个方面入手，加强档案信息管理，提升档案信息水平。有关部门应该给予档案信息化管理高度注重，结合实际情况，转变档案管理模式，制定完善统筹规划方案，把数字化技术运用其中，建立信息共享平台，根据档案管理信息化不完善的位置，采取措施及时处理，在提升档案管理信息化水平的同时，给档案管理信息化快速发展打下良好基础。

参考文献

[1]冯小芳.探讨人事档案管理的信息化建设[J].智库时代，2019（35）：274+277.

[2]夏璐.档案管理的发展趋势分析——档案管理的信息化[J].建材与装饰，2019（24）：207-208.

[3]刘芳.大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革[J].中国管理信息化，2019，22（16）：181-182.

[4]幸可薇.基于“互聯网+”的科技档案管理创新研究[J].中国集体经济，2019（23）：54-55.