信息化管理背景下档案管理优化策略

摘 要：随着云计算、物联网以及移动互联网的快速发展，旧的档案管理制度已很难适应新时期人事档案管理的要求，急需创新档案管理模式，实现档案管理数字化、智慧化。本文阐释了档案信息化管理创新的重要意义，剖析了当前人事档案信息化管理模式构建面临的问题，认为要从完善档案信息化管理基础资源建设、健全档案信息化管理保障机制和构建档案信息化管理制度体系等方面来优化档案管理，旨在推动档案管理科学化、便捷化发展。

关键词：信息化：档案管理：创新;研究

在信息化飞速发展的今天，人事制度改革也随之得到了深入发展，促使档案管理标准逐渐提高。档案管理是人事工作的重要组成部分，内容涉及家庭出身、个人经历、政治立场等，是组织用人选人的重要依据。旧的档案管理制度已经很难适应新时代飞速发展的信息技术的要求，在规范化、智慧化、信息化方面十分滞后，已经无法满足当前组织工作对于档案管理的期望。因此，急需创新模式，建立与时代发展相适应的高效档案管理模式。[1]

1 档案信息化管理创新的重要意义

1.1 有助于提升人事资源管理能力

十九大以来中央从严治党，下发了多个政策性文件，对干部的选拔、监督、考核、使用提出了更高的要求，所以急需创新干部信息化管理模式，为组织工作服务。一方面通过运用数字技术、网络技术等新资源能提升人事管理的效率，使得对人力资源的选拔、培养、监督和使用更加科学，分析更加全面透彻，更能有效的促进人事工作的高效化运行。对于科研院所，高效的人事档案管理体系更能激发科技工作者创新能力，创造更有价值的科研成果。

1.2 有助于档案管理科学化发展

目前信息化已经渗入社会的各行各业之中，人事制度改革步伐也在逐渐加快，人事干部择优竞争机制也在逐步优化，与之相对应的干部档案管理模式也需要相互匹配。人事档案作为考核、评价一个人的标准依据，在目前的人事管理运转中还不够清晰流畅，因此除了强化提高认识、完善制度建设以外，要建立以数字化档案为主体的人事档案学习资源库，围绕国家信息化基础设施建设的趋势，探索构建办公网络平台和数字档案管理平台，实现干部信息的高效利用，提升档案管理效率，为人事档案管理科学化提供保障。

1.3 有助于实现档案信息的资源共享和增值

习近平同志多次强调要高度重视信息化工作，这为人事档案信息化管理指明了方向。近年来各级组织部门不断强化信息化建设，研发并应用大量软件系统，是的档案信息化进一步发展，部分改善了传统纸质档案管理的局限，档案管理体系逐步向数字化、网络化、信息化方向发展。而共享交换体系、档案数字化资源、资源整合系统等新的信息工程建设体系已经逐步得到落实和完善，将进一步实现档案信息资源的共享，带动组织工作更加高效、有序发展，实现档案信息的资源增值，更加便利人事档案工作的开展[2]。

2 档案信息化管理创新的问题剖析

2.1 信息化基础资源建设不足

基础设施建设落后，档案管理缺乏独立的信息化管理机房，也没有人事档案信息化办公室，虽然配备了计算机等基础办公设施，但像快速扫描仪等设备严重不足，现有设备更新升级也不及时。建立人事档案信息化管理系统的由于缺乏统一协调规划，系统技术质量标准也不一，处于封闭的运行阶段，软件系统发挥的作用也比较有限，仅仅是用于简单的数据浏览，再加上软件升级滞后，很难满足新时期干部管理的需求。此外，人事档案信息需要手动录入，需要大量的人力和时间，导致了档案信息数字化比较滞后。

2.2 信息化管理保障措施不力

长期以来，各单位各部门档案工作人员配置不足，尤其缺乏既懂业务，又懂信息化的复合型人才，随着档案信息化建设的推进，人员匮乏的情况更加严重。档案信息化建设资金难以保障，主要体现在后期系统维护升级所需的资金缺乏，缺乏持续的资金投入和保障，有些部门由于资金缺乏而导致系统升级停滞。此外，在信息利用方面存在一定安全隐患，信息化过程需要信息加密、病毒防火、资源备份等多种技术，任何一个环节的缺失都会导致学习的泄露，造成严重的后果，原始档案在数字化过程中会反复使用，存在遗失和磨损的情况。

2.3 信息化的管理监督体制不健全

虽然近年来人事档案管理数字化升级逐渐完善，但对于数字档案管理的规范性没有出台相关法律规定，数字档案文件也由于缺乏统一标准，像素、制式、编号等信息输入、输出的随机性较强，日常管理维护也缺乏相应的制度。人事档案管理主要依靠原始纸质档案管理规定，缺乏有效的监督机制，规则性和有效性缺失，在档案信息的收集、删减、收录过程中缺乏岗位责任制，存在人事档案信息泄露的情况。

3 档案信息化管理创新的优化策略

3.1 完善档案信息化管理基础资源建设

基础设施建设是信息化模式建设的必要条件，一方面要完善内部局域网建设，分步骤完成分级保护，健全安全体系，形成功能完备、用转有序和共享便利的可控网络平台。另一方面要完善機房和办公设施建设，充分保障工作的需要，配备网络服务器、计算机存储设备、数字化加工设备等。构建统一的人事档案信息管理标准化体系要依据部门特点提出相应的基础配置和使用操作标准，主要包括数字档案扫描标准、存储协议、编程协议，通信、字符、信息编码、加密协议和数据处理格式标准等方面。通过制定技术规范提出符合本地区本部门的地方性标准规范。构建内容主要包括数字信息采集、数字档案利用、数字档案管理以及身份验证和工作流程纪实等方面，管理系统包括录用、定级、任免、奖惩、职称、学历、待遇、考核、离岗、退休，以及入党、政审、组织认定等各个方面，依据档案材料的收集、整理、归档和使用来设计开发现代化只能软件系统，从而更好的实现档案数据鉴定、加工和更新，促使档案管理更加高效便利。

3.2 健全档案信息化管理保障机制

档案信息化管理创新的关键在于管理，要完善人事档案信息化工作人员的选用和培养，提升信息化队伍的整体素质。一方面要建立健全人才选拔机制，充实档案管理人才，坚持原则，从严选用，通过培养锻炼提升专业技能，建立考核评价体系，激励先进，勉励后进，提高工作积极性。人事档案管理是一项复杂的系统工程，需要持续投入，要优化资金争取渠道，科学规划，将有限的资金用到实处，明确资金使用方向，加强审计监督，建立高效的资金管理使用机制。此外，健全安全保障机制需要建立一套档案信息安全维护体系，通过严格执行网络运行、数据管理和设备维护方面的制度，构建高效便捷的维护机制，保障档案信息化建设的安全。

3.3 构建档案信息化管理制度体系

新时期的档案信息化管理要以现有的法律法规为依据，价格组织工作和档案管理的要求，建立与之对应的制度管理体系。一要建立管理责任制，有专人负责档案信息化管理工作，保证信息化管理工作分工明确、权责清晰，主要包括领导职责、库房管理、阅档管理、数据库管理、技术安全维护等方面。二要建立监督约束机制，坚持内部监督和外部监督相统一，完善定期巡查制度，不定期的做好抽查和巡查，保障工作务实严谨。三要细化管理职责，建立预知相扑配的管理体系。

参考文献

[1]安亚翔.推进干部档案信息化建设的实践与思考[J].档案与建设，2014（03）：83-84.

[2]姜冰清.干部档案管理过程中的问题及对策[J].价值工程，2012（16）：320.

作者简介

李军，男，汉族，山东济南人，本科，档案馆员，主要从事会计档案及人事档案管理等工作。