事业单位档案管理信息化建设可行路径探讨

王晓佳

摘 要：随着迈入到信息化时代，诸多现代信息技术都渗透到人们的生活、生产之中，为人们带去了诸多便利。而在此种形势下，传统的事业单位档案管理模式，显然难以满足当前事业单位的实际发展需求。因此，推动档案管理信息化就显得势在必行。本文则基于笔者实际工作经验，重点探讨了事业单位档案管理信息化建设可行路径，仅供参考。

关键词：档案管理;事业单位;信息化

在信息化时代下，社会发展建设的“中坚力量”就是计算机，各个行业要想实现良性发展，就必须要充分利用计算机的力量。而将计算机技术融入到事业单位档案管理工作中，则能够采用电子文档存储的方式来整理归纳档案，从而为档案管理人员的数据查找提供便利，并且，能够备份保存某些有价值的档案文件，保证数据、文件等不丢失[1]。但是，就目标国内事业单位档案信息管理的实际情况而言，仍存在有机制不健全、信息化技术手段落后以及缺少专业管理人员等问题，给事业单位档案管理的长远发展形成较大阻碍。

1 事业单位档案管理信息化建设的重要意义

1.1 有助于档案存放环境的优化

就目前事业单位档案管理工作情况来讲，使用纸质档案的单位仍有不少，若是推动档案管理的信息化，则能使档案管理工作对环境的某些硬性要求得以降低。并且，实现档案管理信息化建设，既有助于保存效率的提升，又能够显著降低纸张的使用率，如此不仅有助于生态保护，减少对树木的利用，还能防止高温、空气氧化影响纸张的情况出现。此外，事业单位档案管理工作需要较大的存储空间，若实现管理信息化，则能使存放空间被无限制扩大，且有利于档案柜摆放所占空间的减少。通过融入信息技术，只用一个十分微小的存储空间，就能够存放大量的档案资料和数据信息。

1.2 有助于信息检索的便捷化

在信息化時代，若可以利用简便快速的方法在快节奏的讯息中找到有价值的信息，将会影响到事业单位的良性发展。这是因为，信息检索率及使用率的提升，将会促进事业单位整体工作质量的显著提升。若是过去纸质的档案管理，则很难在繁杂的数据信息中检索到有用的信息，但推动档案管理信息化建设，则能实现检索效率的大大提升，只用将检索内容输入进去，就能快速找到符合条件的结果，确保数据检索无遗漏、无重复[2]。

1.3 有助于事业单位公众形象的提升

众所周知，事业单位有着公益性质，其所公开发布的很多信息，都密切关联民众的日常生活，并且加强事业单位档案管理信息化建设，也是为了方便公众进一步查询相关信息，以使得政务处理更加透明，这样则有利于单位良好公众形象的树立。在自身发展过程中所有事业单位，都须注重档案管理工作，通过档案管理信息化建设，则能使电子信息资源的利用率得以提升，真正实现档案管理工作中电子信息的良好存储和运用，进而稳步推动事业单位档案信息化建设的制度体系及方针的制定。

2 事业单位档案管理信息化建设的可行路径

2.1 做好相关人员的专业培训，不断提高员工的专业技能

就整体而言，国内档案管理信息化建设，仍少不了工作人员的参与，还处在计算机处理和人工操作相结合的阶段，比如归类、录入电子档案等事项。因此，这就需要事业单位档案管理相关人员，既要具有良好的档案管理专业知识和技术，又要能熟练使用单位内的计算机与其他电子信息设备。但是，现如今不少事业单位相关人员在实际工作中，仍存在故步自封、因循守旧的情况，还习惯采用传统的信息管理模式，比如在处理信息录入等工作环节的时候，较少使用计算机等电子设备[3]。这样便会直接影响到档案管理工作的效率，导致数据管理出错的几率加大。这些都告诉了我们，传统档案信息管理模式已很难满足社会的发展需要。而在制度创新中，着手技术人员综合素质的提升则是首要的一步，如此才可稳定推进事业单位档案管理信息化的实现。具体而言，一是，单位内领导要为技术人员提供更多学习、交流的机会，加强对他们的管理与培训，以使之信息化管理能力得以不断提升，并且，严格进行考核，保证其能够熟练、准确地运用信息化管理技能。二是，要不断加强档案管理工作人员的工作意识，除了单位开展的培训，其更应主动学习一些信息技术技能，对档案管理信息化建设有一个清晰地认识。三是，在日常工作中档案管理人员应时刻保持良好的心态与正确的态度，对工作中所出现的种种困难与问题，要以积极的态度去面对，从而促进单位档案管理信息化的建设。

2.2 加快制度机制的建立健全，确保档案信息化管理规范化发展

正所谓：“无规矩，不成方圆”，要想促进事业单位档案管理信息化的发展呈现出规范化，就必须要建立健全信息化管理机制。详细来讲，可从如下几点着手建立健全制度机制。一是，事业单位结合自身具体情况，对管理制度机制做持续优化、完善。例如，事业单位在进行档案管理信息化建设过程中，应关注网络技术人员和管理人员间的关系，根据制度要求网络技术人员和档案管理人员间要展开有效的沟通、交流，从而为档案管理信息化的顺利建成打下基础。二是，事业单位可根据具体情况，实行绩效考核制度，并将之和管理人员的薪资报酬挂钩，旨在激发管理人员的工作热情，增强档案管理信息化建设的有效性。同时，还应加快奖惩机制的建立健全，对管理人员的具体表现，来进行相应的惩罚与奖励。三是，事业单位应根据自身实际情况，着手维护检修制度的制定，要求网络技术人员定期维护与更新，单位内部的各类软硬件，以使档案管理信息化平台的自身价值得以充分发挥，确保数字化档案的安全使用于存储。

2.3 着手档案网站的建立，逐渐实现档案信息传递网络化

详细来讲，事业单位要注重自身网站和信息站点的建立，以网页的形式将相关的档案信息与服务提供给人们，通过网上就能够查找和咨询档案信息，并能及时归档电子文件进行直接使用;档案网站应注意联通单位内部OA，以促使办公自动化系统可以和单位档案管理实现互通、信息共享;为了加快构建一体化系统，要在单位管理信息系统中纳入档案管理系统，对单位各个部门的信息统筹做全面考虑，以使档案管理的系统效益和综合效益得以最大程度提升，实现资源共享;借助互联网进入到地区或是全国档案网络，进而真正做到档案管理的网络化、信息化，实现地区或全国档案信息的网上互通[4]。另外，信息档案网站的建立，应注重使用标准化设备和先进的主流产品、软件，科学、严格选择所需设备，并且定期升级软件和更新设备，以使软件的领先性与设备的先进性得以保障，从而确保网站信息传递的高效、快捷。

3 结语

总之，在市场经济环境下，事业单位要想实现可持续发展，就必须重视档案管理信息化建设，这也是我国档案管理的必然发展趋势。因此，为了实现事业单位档案管理信息化建设，就需要相关工作人员，时刻以国家档案局所颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》为指引，为我国档案管理信息化的全面实现而不断学习、努力工作，真正做到与时俱进，贡献出自身的一份力量。

参考文献

[1]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程，2018，No.136（14）：223.

[2]褚智杰.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].办公室业务，2018（14）：67-68.

[3]张晓波.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].才智，2018（19）：215.

[4]慕晓甜.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].科技资讯，2018，v.16;No.510（09）：153+155.