新时代下会计电子档案在中小企业应用现状和对策探究

王郁琴

摘 要：随着政治经济文化的飞速发展，会计档案作为国家档案的重要组成部分，能够直观、深刻地反映企业生产经营状况，为国家制订宏观的经济政策提供了重要的参考依据。本文结合工作实践，通过会计电子档案在中小企业应用的现状进行分析，探究实际应用中出现的各种问题，并对存在的问题从多个角度提出对策建议，希望对我国会计电子档案的管理利用提供帮助。

关键词：会计电子档案;中小企业;对策

1 会计电子档案在中小企业应用的优势

现今，会计电算化和会计电子档案已经由曾经会计课本上的概述和展望正在一步步走进现实，走进各大企业日常的会计事务中。和传统会计档案相比，会计电子档案在中小企业的应用有着以下优势：

第一，会计电子档案的使用有助于节约企业运营成本。发票是会计档案的重要组成部分，也是企业资金流向、生产经营的重要鉴证。国家税务总局于2013年2月颁布的《网络发票管理办法》第三条指出“国家积极推广使用网络发票管理系统开具发票”;2017年3月发布的《国家税务总局关于进一步做好电子增值税普通发票推行工作的指导意见》中明确表示要高度重视电子发票的推行工作和电子发票的法律效力、基本用途和基本使用规定与税务机关监制的纸质发票相同。对于资金本不宽裕的中小型企业来说，电子发票不仅简化了操作流程，节省了打印纸质发票的成本，也节省了企业财务人员往返于当地税收部门办理发票事务的时间成本。

第二，会计电子档案的使用有助于提高会计账目管理效率。以银行对账单为例，过去银行对账单的使用需要本企业出纳带回或银行专人派送至企业单位，企业单位核准盖章后，再将对账单送回银行完成对账，整个过程流程长，企业还需要反复确认核算后填写余额调节表来处理未达账项等因时间差产生的现金差额。现在，会计电子档案的使用使得企业可以直接通过连接银行客户端的方式获得电子银行回单，根据回单编制电子凭证实现电子对账，在进一步节省人力成本的同时提升了账目管理效率。

第三，会计电子档案的使用有助于改变“重核算，轻管理”的会计工作思维定式。以手动记账为主体的传统会计工作模式为例，会计人员在制作各项财务报表时，面对浩如烟海的会计凭证只能依靠计算器之类的工具进行单项的计算，长时间的计算和翻阅中难免会出现各种失误，只得通过对账反复核算发现并修正错误，长此以往形成了“核算为主”的会计工作思维定式。而会计电子档案和ERP系统的结合利用了计算机的强大计算能力，自动报错并自动生成财务报表，大幅减少了核算时间，将会计工作由片面的“凭证管理”走进真正的“企业管理”之中。

2 会计电子档案在中小企业应用存在的问题

2.1 中小企业人员组织结构不完善，电子档案管理体系不健全，导致电子会计档案应用存在会计风险。

一般来说，中小型企业受制于空间、成本等诸多方面的限制，没有余地和资金设立专门的档案室、档案员和存储设备;一人多岗的现象非常普遍，很多中小企业的会计人员都另外负责会计电子档案的收集、整理工作。会计电子档案得不到专人专项的有效保管，经常出现归档不及时、数据损坏、电子档案未备份的情况，对会计电子档案的真实性、完整性造成了很大的破坏。同时，会计电子档案存储介质的保存不合规范的现象非常普遍，很多会计电子档案的管理人员都将电子档案存储介质的保存同纸质档案的保存进行简单的类比;中小企业也没有设立规范且系统的电子档案及其存储介质的保存办法，导致会计电子档案数据丢失、无法读取。不健全的管理结构导致企业内部控制风险的增加，这是体量小、抗风险能力差的中小企业断然不能接受的。

2.2 会计电算化软件数量多、质量参差不齐导致会计电子档案的生成和利用存在安全性隐患

会计电子档案由电子会计账簿、电子财务报表、电子会计凭证和其他电子会计档案这四大类组成，生成会计电子档案离不开会计电算化软件。但是，目前的会计电算化软件市场存在鱼龙混杂的情况;同时，大多数中小企业因为业务较为单一，在电算化软件的选择上存在一定困难;不同企业使用不同的电算化系统很大概率出现数据不兼容，不能良好对接;有些中小企业主甚至因为“图便宜”选择在互联网上自行下载盗版电算化系统。这对会计电子档案的安全性造成了极大的破坏，严重影响会计电子档案的生成和后续利用，增加企业的信息安全风险。

2.3 中小企业决策者的刻板思維导致会计电子档案利用率低下

不仅在会计工作中存在“重核算，轻管理”的思维定式，现今大多数中小企业决策者还抱着过去的“实物档案为主，电子档案为辅”的旧印象，对会计电子档案管理不重视、不信任。在2016年生效的《会计档案管理办法》中明确表示允许符合条件的会计档案只建立电子档案，不建立纸质档案，从法律上确认了会计电子档案同之前的纸质档案拥有相同的法律效力。会计电子档案法律上获得了肯定却在中小企业现实工作中“遇冷”，没有得到足够的重视，自然使得会计电子档案管理水平不高，利用率低，无法参与企业决策，这对于新时代的企业来说，不依靠时效性强的会计电子档案进行分析和决策，其损失不可估量。

3 中小企业会计电子档案应用的若干对策

3.1 会计电子档案管理人员应加强自身学习，提高业务水平

在新时代下，“终身学习”、“复合型人才”正成为新的主流，对会计档案管理人员的要求也越来越高。要管好电子会计档案，首先必须树立对会计电子档案的正确认识，认真学习《会计档案管理办法》的相关政策规定，熟悉电算化软件操作和学习档案信息安全的相关理论，从而提高自身业务素质和管理水平;同时，会计电子档案管理人员也应正确认识到自己正从“操作者”向“管理者”的角色转变，收好、管好会计电子档案的同时积极推动会计电子档案的利用，让档案为决策保驾护航。

3.2 中小企业决策者应转变旧有思维，有效利用会计电子档案

在大数据时代下，物联网、移动支付将成为这个时代新的标志。在瞬息万变的市场环境下，档案所具有的原始记录性和真实性愈加成为决策的重要依据。作为中小企业的决策者，应该深刻认识到会计电子档案的真实性、时效性对于形成正确决策的重要性、对会计电子档案工作和电算化软件形成足够的重视，从而降低企业财务风险和安全风险;同时利用中小企业“船小好调头”的优势，迅速让企业发展进入正轨，为中国经济建设添砖加瓦。

3.3 档案管理部门应开辟新的学习渠道，助力中小企业档案工作

针对中小企业人员流动性大的问题，档案管理部门应广泛利用新环境下新的传播形式，开辟新的学习渠道，让会计电子档案管理人员迅速理解工作重难点，正确管理会计电子档案。在新个税政策实施之时，湖北省税务局迅速在官方网站、官方微信公众号和斗鱼直播平台上“直播”新个税政策解读和计算方式，并制作动画和直播视频供公众下载，取得了较好的成效。档案管理部门也能通过各种公共课平台、直播平台进行授课，利用网络媒体受众广、全时段、可回放的优势，让会计电子档案管理人员足不出户便可学习相关档案管理内容;而面对各类电算化软件兼容性差，会计电子档案无法正常利用的情况，则需要档案管理部门同财政部门、审计部门加强合作，以出台一套可行性好、满足广大需求的会计电算化软件标准。档案管理部门助力、扶持中小企业发展，也为我国经济持续稳定发展提供保障。