婚姻登记档案的数字化管理探析

徐永珍

摘 要：婚姻档案是维系一个家庭的重要依据，是整个家庭在工作、生产、学习、生活中不可或缺的凭证，随着社会的发展，人们对于婚姻档案的利用率不断上升。将数字化管理模式引入到婚姻登记档案中，不仅可以满足当下人们对婚姻登记档案的需求，也可以将档案管理人员从繁多量大的档案管理中解放出来。本文就以婚姻登记档案数字化的必要性，和存在的一些问题，以及现阶段应对措施进行简要分析。

关键词：档案管理;数字化;婚姻档案

婚姻登记档案是指夫妻双方在婚姻登记机关办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证过程中形成的具有凭证作用的各种记录。它在处理家庭财产分割纠纷、房产过户、银行贷款、子女抚养权益问题等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用，同时也是个人婚姻历史的真实凭证，更是国家档案的重要组成部分。但是随着现代社会经济水平的不断发展，特别是近年来婚姻登记档案使用频率不断加快，在档案管理工作中如何利用现代的计算机进行数字化管理，适应时代发展的需求，对当前管理工作提出新要求。

1 婚姻档案数字化的重要性和必要性

1.1 婚姻档案数字化的重要性及优点

1.1.1 婚姻档案管理的重要性

婚姻档案作为一种重要的民生档案信息资源，具有记载时间跨度大、查阅频率高、信息丰富、数量多等特点。数量庞大的资源信息，让档案整理工作异常繁琐，而且重复劳动多、劳动强度大。如果在档案管理中运用现代计算机技术将其数字化，则可以让档案整理各项工作，起到事半功倍的效果，这样一方面将工作人员从繁琐的工作中解放出来，另一方面也可以降低他们在工作中的失误，还将数字化档案管理的优势发挥出来，让工作效率上升一个台阶。

与此同时，因为当下婚姻文书档案都是纸质档案卷宗，想要进行长时间保存，运用以往材料和现在的材料，存在很大局限，如果将这些档案卷宗用数字化进行管理，例如用扫描仪或相机将这些文档进行数字化处理，把其保存到网络硬盘或者云端资料库中，便可以让其保存时间得以延长，这样的好处就是，不仅防止因为多次的查询或翻阅造成破损，而且还可以防止一些天灾人祸毁灭性的破坏，因此将婚姻档案数字化，可以对其起到很好的保护作用。

此外，将档案数字化还有一个好处，那就是可以推进信息社会中档案的利用方式。将档案数字化，让以前的一部卷宗變成多部，打破以前“孤本”的藩篱，可以让需要它的人能够在共享中看到他所需要的信息。从便利上讲，查询者可以不用亲自到档案馆查询信息，只需要通过数字化网络进行查询。总而言之，随着科技的进步，档案数字化的优势将会越来越明显，因此要对其数字化有一个清楚的认识，为数字化档案管理添砖加瓦。

1.1.2 婚姻档案登记数字化的优点

婚姻档案登记数字化较之于传统的档案管理有着以下几个优点：其一、降低工作成本，以往采用粗放型模式即以增加办公费用和工作人员来解决档案管理中的各项难题，使得档案管理成本居高不下。而数字化的档案管理模式将传统的纸质档案转化为机读档案，这样不仅降低了管理成本、节省了占地空间，而且资料的查阅也变得方便快捷，有效避免了浪费。其二、提高办公效率，数字化管理能够实现跨地区查询，能快速高效利用。例如：某部门在进行一名外地人员身份核查时，需要对该员的婚姻状况进行核实，并可通过局域网查阅已经数字化的婚姻档案信息，对该员的婚姻状况进行全面了解，做到省时省事，提高办事效率。档案库也从文件实体的保管变成了提供利用方便的信息控制中心。其三、增强档案原件保护，将纸质档案转变为数字化电子档案后，减少了反复使用对档案的磨损，尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为[1]。

1.2 婚姻档案数字化的必要性

1.2.1 婚姻档案数字化是档案管理发展的必然趋势

婚姻档案数字化是档案管理发展的必然趋势，其主要表现为以下几点：其一、由于社会信息化的不断发展，档案信息的社会需求量日月增加，只有进行档案数字化才能跟上时代的步伐。其二、纸质档案在保存上，容易受到外界很多因素的破坏，使得保存很困难，运用数字化进行管理，实现纸质档案和数字化双重管理，提高了档案的安全性。其三、对于档案资料的查阅利用，传统的档案查阅利用十分繁杂，且有一定的局限，而运用数字化进行检索，十分的方便、快捷。

1.2.2 婚姻档案数字化是信息时代发展的迫切要求

档案管理发展历程受到诸多因素的影响，现代计算机信息技术的发展在档案管理中应用滞后。人们在对信息产生需求的时候，无法为人们提供及时、准确的服务，这就使得我国在档案管理效率和服务上远远低于其他国家。而现在我国社会化经济和科学技术快速发展，尤其是计算机信息技术得到飞跃发展后，如果不对婚姻档案进行数字化处理，不将先进的数字化技术运用到档案管理中，那么婚姻档案就不能实现稳定发展，无法跟上时代的步伐。

1.2.3 婚姻档案数字化是婚姻档案广泛利用的需要

在当前，随着社会经济水平的不断发展，人们对婚姻档案信息的利用需求越来越高，如果继续采用传统纸质管理模式，不仅效率低下，而且利用起来有很大局限性。如各类婚姻证明的需求、遗失证件查询信息、婚姻维权意识不断加强以及婚姻状态认证体系不断完善等，这些需求都使得婚姻档案数字化成为当下的一种需要。

2 婚姻档案管理工作的现状

2.1 档案资料保存不当，导致婚姻档案不全或流失

其在保存上有三个方面问题：其一，之前婚姻档案是由各个乡政府或者社区街道负责，其管理登记人员流动性大，且管理人员的业务水平参差不齐，造成婚姻档案混乱无序，没有对档案合理保存，当人员变动，进行档案移交时，由于移交不规范，使得某些婚姻档案在交接过程中遗失。其二，对于年代久远的婚姻档案，由于保存条件限制，使很多档案存在破损、风化等现象。其三，由于档案馆库房有限，而各类档案众多，使得婚姻档案与其他档案资料混存，致使档案查找困难[2]。

2.2 档案资料保存形式单一，存在一定的安全隐患

婚姻档案资料保存的唯一载体为纸张，而纸张从材料上看是没有保障的，紙是木浆制作而成，容易被氧化，无法保存长久，而且很多资料都是复印的，字迹会逐渐模糊，影响到其中内容的提取。其次、档案库房对于温度和湿度有一定的要求，若温度过高则会使得纸张变得异常脆弱，长期的翻阅容易造成损害，而一旦损害则无法还原。若温度过低，会使纸张发霉变质，容易受到虫蛀。

2.3 数字化档案覆盖不全，部门之间没有形成资源共享

尽管现在很多地方档案管理都实现了数字化，但是某些部门仍然存在采用以前陈旧的管理模式，同是婚姻档案管理，档案部门与婚姻登记部门各自开发自己的信息化管理软件，使得部门与部门之间没有衔接在一起，使得资源信息无法共享，给信息获取者带来诸多不便。

2.4 纸质档案不能适应当今社会的利用需求

随着我国经济水平的不断发展，人们对婚姻档案使用率越来越高，而传统纸质档案，需要信息获取者亲自到档案馆查询，而且要人力到众多档案中查阅，非常的繁琐，工作量非常大，既影响办事效率又增加办事成本。

3 如何做好婚姻档案数字化管理

3.1 增强工作人员的数字化管理意识

婚姻登记档案的管理非常重要，它不仅属于一项基础工作，还是婚姻登记中极为关键的组成部分，而且在当下人民生活水平不断提升，传统的档案管理已经不能满足新时代下人们的需求。所以应该加强婚姻档案管理，重视培养工作人员数字化管理意识，让管理人员充分认识到数字化的重要性和必要性。

3.2 提高数字化管理人员的业务素质

在当前，档案管理新知识、新技术的运用，对管理人员的技能素养提出了新的要求：既要有档案管理专业知识素养，也要掌握档案数字化所需的计算机技术，而且还要根据实际工作情况学习新知识、新技能。其次是针对档案数字化管理人员开展不定期培训，让工作人员的业务知识水平和业务执行能力能够符合新环境、新需要。

3.3 完善婚姻档案数字化管理系统

为将婚姻档案纸质管理模式变为计算机信息管理，使纸质文档中记录的数据能够及时上传到计算机数据库中，并且有一个快速、精准的档案服务。这就需要一个完善健全档案管理系统，要有一套成型的设备，在硬件上应该包含有计算机、扫描仪、高拍仪、照相机，在软件上应该有完善档案检索系统以及拥有一个庞大的、检索速度快、兼容性高的数据库，同时为了满足婚姻登记档案管理的实际要求，还应设计出具有模糊搜索功能的检索系统。

3.4 保证婚姻档案数字化加工的质量

在技术上邀请专业人员对工作人员进行技能技术培训，让工作人员掌握数字化档案操作的流程、设备仪器的操作方法以及图片分辨率如何选择的方法等。在规范上组织操作人员认真学习《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案管理规范》、《电子文件管理规范》等规范和标准化文件，使其熟练掌握标准要求，在工作中减少盲目性，降低出错的可能性。在设备上要配备多种型号的扫描仪。在档案数字化加工处理过程中，不管是自己组织专业团队做还是外包给有资质的公司做都要注重每一个环节，注意质检和核对。

3.5 实现婚姻档案信息覆盖区域全国化

实现婚姻档案信息管理的有效统一，其必要条件是将婚姻登记档案数字化，将各个区域进行有效覆盖，建成全国统一的信息系统。通过网络信息技术的快捷性，让人们能够在不同区域查询信息，实现数据资源共享。而且婚姻档案信息覆盖的全国化也是当下其发展的必然趋势，因此管理人员应该积极探究如何在全国范围内做好婚姻档案管理工作。

3.6 加强婚姻档案数字化管理的安全防范

在对数据化的婚姻登记档案上，工作人员时刻警惕外界的不良因素，随时掌控该系统的实时状态，防范那些外界因素对婚姻档案信息造成破坏。在电脑病毒上，每天不定时的进行查杀，而且要运用最新的查、杀病毒的软件。在婚姻登记档案数字化管理中建立一整套科学、合理、严格的管理制度，建立一个国家标准的流程管理规范，在婚姻登记档案生成、归档、数字化等过程中都要有跟踪记录，要建立档案数字化管理人员管理制度、归档存储备份制度、保密制度、提供利用制度等，以保证婚姻登记档案数字化成果在长期保管和利用中的凭证价值和法律效力[3]。

4 结语

总而言之，随着社会经济的不断发展，数字化技术在各个领域都有运用，在婚姻登记档案管理过程中，将数字化的管理模式融入其中，一方面可以将管理人员从大量纸质文档中解放出来，另一方面也可以提升管理工作效率，还可以保证现阶段单位的服务水平，当然数字化的引入也会带来一些新的挑战，因此要合理、科学的进行安排，确保数字化档案管理能够稳而有序的发展。

参考文献

[1]王井权.婚姻档案实行计算机管理的必要性[J].卷宗，2012（12）：56-56.

[2]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案，2008（1）：23-24.

[3]孙洪鲁，刘虎.数字化加工档案原件与信息安全的管理[J].中国档案，2010（8）：51-53.