论提高档案科学管理化的有效途径

白牧仁

摘 要：随着社会经济的不断发展，档案科学管理越发得到重视。档案资料是社会发展沉淀下来的真实记录，也是社会不可缺少的信息资料。所以档案资料的管理非常重要，对于档案管理来说，提高管理水平，提高档案管理的服务意识，对档案管理中遇到的缺点进行有效处理，才能更好地让档案管理科学化。本文就档案科学管理等一系列做出相关论述。

关键词：档案;科学管理;途径

随着社会经济的进步和发展，不同领域的发展已经逐渐完善并且规范化和制度化。在以往的档案管理中，档案管理理念和档案管理方式较为落后，档案管理存在较多不足，给档案管理工作带来较大困难。作为档案管理人员应当紧跟时代发展步伐，不断完善档案管理方式，提高档案管理规范化水平。

1 档案管理科学化的意义

1）推动我国信息化发展水平。信息技术给人们的生活带来了便利。随着信息化的不断发展，不科学和低效率的档案管理已经不能适应社会的发展，应创新档案管理工作的形式、内容、模式、载体、平台、档案收集、整理等。先进的信息技术是进行科学化档案管理的关键和前提，所以，应该合理的利用，促进档案管理向着系统化和规范化的方向发展。可以说档案管理和信息技术之间的关系是相辅相成和密不可分的，同时信息化程度的高低直接影响着档案管理的水平。

2）提升我国文化软实力。档案是国家、企业和个人的重要资料。在进行档案记录的过程中，应该坚持真实性和简洁性的原则，不仅记录国家、企业和个人的发展历程，同时能够发现其中的发展规律及其重要意义。

3）方便工作开展。档案主要对过去发生的事情进行记录，如不及时整理，将无秩序，阻碍工作的顺利展开。在进行档案整理的过程中应该坚持一定的原则，即科学性，只有这样才能保证档案管理的系统性和整齐，以方便工作中快速查找，提高工作效率。

2 档案管理工作存在的常见问题

1）工作人员整体素质不高。对于档案管理人员来讲，大多数在上岗前并没有受过专业管理的训练，一般都是老人带新人，缺乏专业性。以至于欠缺一定的工作能力和正确的工作态度。而且老一代工作人员的管理理念与方法都太过于传统化，与现代行业的科学化相去甚远，所以并不能将科学化管理手段顺利地进行下去，从根源上阻碍了管理工作的效率问题。还有部分人员并没有对科学化管理有一个全面的认识，也没有意识到工作创新的重要性，在档案管理工作当中还在用传统管理模式进行工作，以至于工作当中出现了众多琐碎的问题，不能符合当下的社会发展需求。

2）管理制度不完善。众多地区的档案管理制度基本已经成为摆设，工作当中“人情风”盛行，管理人员不到迫不得已基本不会运用制度来得罪人。此现象严重形象到了工作的进行。在档案管理工作中，如果不能完善落实制度管理，那档案管理工作就不可能得到良好的保障。

3）缺乏档案的管理认识。在档案管理工作中，首先工作人员严重缺乏对档案管理工作的重视程度，其次是没有对档案管理投入过多资金进行硬件与软件的建设与管理。以至于档案管理一直都是实行边缘化政策，工作人员也只是单单进行着本职工作，不但对工作的质量完全不上心，也根本不了解工作的意义。对于档案管理当中出现的问题，相关人员并没有用心处理，甚至都没有解决，让档案管理工作流于表面形式。传统的档案管理工作还是以纸质档案为主体，这不但会造成大量的资源浪费，而且保存也是一个非常严重的问题。同时还对科学技术的改革造成很大的影响。

4）档案管理效率低下。伴随着社会经济的发展，各种档案的信息量越来越庞大，特别是近几年来因为网络技术的快速发展，信息也越来越多样化，复杂化，系统化。在这种情况下，我国的档案管理仍然采取传统的管理方法，这就使我国档案管理效率十分的低下，不能够满足人们对档案管理的需求，不能更好的适应时代发展。

3 提高科学化管理档案的有效措施

1）运用现代化技术对档案进行科学管理。档案管理工作虽然不能让其完全与纸质进行脱离，但是让档案实现信息化建设是完全没有问题的。首先建立起一个完善的档案信息数据库，将所有档案资料进行有效的整合。这样的方法不但能够促进档案搜索效率，还能提高档案收集效率。除此之外，还需要建设网络服务平台，让有需求的人们可以通过平台的渠道进行在线查询，让业务办理以及档案管理更加便捷。

2）加强对人才的培养力度。“打铁还需自身硬”，当下想要档案管理不断加强，不但要提高科学技术的应用水平，还要不断对管理人才进行有效的培养。总体来说要从以下几个方面开始入手：（1）从档案管理的体系出发，积极开展培训工作。培训工作的内容不但要提高档案管理人员的责任意识，还要全面加强档案管理人员的管理技巧与技术手段相结合。（2）引进专业型人员来从事此项工作。人才引进的时候，要考察其专业技术，而且要能够接受科学技术的应用，这样才能让其对档案管理工作进行全面管理。（3）对现有的管理人员的业务能力进行有效的提升。对原有的管理体系进行全面改革，防止传统档案人员流动量较大的问题。

3）制定全新的管理制度。为了避免工作当中“人情风”盛行的情况，需要对制度进行重新定义。加强档案管理质量，创新制度才是最重要的保证。制度的重新制定要规划出管理流程、档案工作的各项责任和任务、任务的管理范围与管理要求。让各个部门重视档案材料在工作的应用，使工作有据可依。当下所有的档案还是纸质为主的，但是档案的转交与归还工作还是特别繁重，所以在配备具有专业技术的档案管理人员之外，还要招聘档案管理的兼职人员进行协助，做到层层落实、层层管理的工作网。制度制定中，要对管理人员赏罚明确，对于工作态度严谨、工作效率高的员工要给予一定的奖励;对于工作态度不认真、坐吃山空的员工给予一定约束性的惩罚。没有规矩不成方圆，没有制度管理就没有约束。档案管理制度一定要在工作中完全落实，只有制度完善才能更好地约束人的行为，规范人的行为，档案管理才能规范。

4）改善档案管理工作的服务方法。随着社会各个方面需求的不断增加，现下社会档案资料的应用面也不断扩大，应用人数也逐渐增加，在这种情况下的档案管理工作不应该只局限在档案管理部门之中。档案管理应该改进服务方式。档案管理可以由单纯意义上的提供给使用资料的供应者转变为信息咨询服務工作者。同时还可以顺应现代网络信息技术发达的现状，将档案管理的一部分权限进行下放，这样可以减少相当一部分的工作压力。

4 结束语

随着社会经济的发展，档案管理工作需要采取现代化和规范化管理方式，不断提高档案管理规范化水平。在实际档案管理工作中，需要借助新技术和新设备，开展综合性培训工作，加强档案管理培养。档案管理工作需要紧跟时代脚步，应当革新档案管理理念，完善档案管理制度，注重信息化建设，完善档案服务方式。不断克服打破传统管理模式的不足和缺点，积极开拓创新，不断努力，完善日前的档案管理工作，采取科学的措施提高档案管理的科学化水平。

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