推动档案管理数字化的有效路径分析

董洪康

摘 要：推动档案管理数字化具有重要作用，能够促进档案信息资源共享，提高档案资源利用效率，推动档案管理水平提升。但目前档案管理数字化存在不足，主要表现为档案资源数字化处理不到位，资金投入不足，信息系统建设不到位，规章制度不健全，工作人员素质偏低。有必要对档案资源进行数字化处理，增加资金投入，建立档案管理数字化信息系统，健全管理规章制度，并提高工作人员素质。

关键词：档案管理;数字化;信息系统;规章制度

“互联网+”时代，计算机和互联网得到普及和应用，再加上先进扫描仪器设备的推广，传统档案管理方式得到全新变革，档案管理数字化趋势愈加明显，并逐步受到重视与关注。档案管理数字化有利于提高管理效率，提升服务质量。但同时还需要在制度、资金、人员等方面采取完善措施，以促进档案管理水平提升，为使用者提供个性化和优质服务，更为有效地满足人们获取和使用档案资源需要。

1 推动档案管理数字化的重要作用

档案管理数字化不仅推动传统档案管理方式变革，同时对提高管理水平，提升服务质量也具有积极作用。

1）促进档案信息资源共享。传统纸质档案借阅和归还流程复杂，不利于促进档案资源共享。而在数字化背景下，将档案资源进行数字化处理，有利于促进档案信息资源共享，可以不受时空束缚地进行档案资源借阅，进而推动档案资源共享，更好满足使用者需要。

2）提高档案资源利用效率。档案管理中，采取有效方法，提高档案资源利用效率，为使用者提供优质服务是必要的。以前采用人工方式开展档案资源管理，借阅、查询、使用和归还流程复杂，影响档案资源利用效率提升。而实现档案数字化管理之后，通过建立档案数字化管理平台，设立检索目录，方便档案资料查询，有利于便捷地进行档案资源借阅和归还，进而促进档案资源利用效率提升。

3）推动档案管理水平提升。采用数字化管理方式之后，能实现对档案资料的及时借阅和归还，更好满足使用者需要。同时还有利于对管理人员开展更好的管理培训，让管理人员严格遵守档案管理流程，认真履行自身职责。数字化档案还能及时、准确反映当前实际情况，为开展管理决策提供有效支持。此外，数字化档案还便利资料查询，简化查阅流程，方便档案资料使用。有利于促进档案管理水平提升，为使用者提供优质服务。

2 推动档案管理数字化面临的挑战

虽然档案管理数字化具有重要作用，但目前管理工作依然存在不足。

1）档案资源数字化处理不到位。部分工作人员思想观念陈旧，主要采用传统方式开展档案管理，忽视利用扫描设备、计算机和互联网对档案资源进行数字化处理。不仅加大工作人员劳动强度，还影响档案管理水平提升。

2）资金投入不足。推动档案数字化管理，离不开相应的资金支持。工作人员招聘、档案资源数字化处理、扫描仪器设备购买和租赁、计算机维护等，都离不开资金支持。但一些单位在档案数字化管理方面的资金投入不足，不利于推动档案管理数字化进程，也难以提高档案资源利用效率。

3）信息系统建设不到位。档案数字化管理离不开信息系统建设。然而，部分单位在信息系统建设方面的人力和物力投入不足，未能结合本单位实际建立有效的档案管理信息化系统。再加上忽视系统更新和升级，不注重加强系统管理，对档案数字化管理产生不利影响。

4）规章制度不健全。档案数字化管理离不开规章制度的约束和规范，只有这样，才能更好约束和规范档案管理各项活动。但一些单位没有结合本单位实际制定完善的档案管理制度，甚至照搬其他单位的制度，不能很好适应本单位实际。此外，也没有结合新形势和新需要完善档案管理制度，难以推动档案数字化管理的规范化和制度化。

5）工作人员素质偏低。现有工作人员数量不足，年龄较大，思想观念陈旧，仍然沿用传统管理方式，忽视发挥计算机、互联网、扫描仪等先进设备的作用。再加上忽视优秀人员引进，不注重管理培训，制约工作人员素质提升，部分工作人员甚至不能很好适应档案数字化管理需要。

3 推动档案管理数字化的有效路径

为弥补档案管理数字化的不足，提高档案管理水平，提高服务质量，有必要采取以下完善措施。

1）对档案资源进行数字化处理。为实现档案数字化管理，应该掌握扫描仪、计算机应用技能，组织工作人员对档案资源进行数字化处理。要建立相应的检索目录，对档案资源进行分类，应用计算机顺利完成档案登记和分类工作，并根据管理需要在局域网内进行资源传递。进而推动档案资源共享，有效满足使用者需要。

2）增加档案管理数字化资金投入。增加资金投入，合理安排资金支出，为档案数字化管理提供支撑。要加强资金使用管理，使其落到实处，有效满足档案数字化管理需要。在先进扫描仪器设备、计算机采购，工作人员工资，奖惩激励机制等方面，都要合理安排资金支出。从而满足档案数字化管理需要，促进管理水平提升。

3）建立档案管理数字化信息系统。档案数字化管理涉及整体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型、管理查询等多项内容。因此，应结合管理需要建立数字化信息系统，完善系统设计，满足档案资料录入、检索等需要。做好档案数据资料备份工作，用高速扫描仪进行扫描，利用光盘、磁盘等进行双备份，避免档案资料丢失。要建立信息技术支撑系统，提升系统综合性能，合理运用扩展模块，扩充系统容量，丰富资源储备。加强系统安全管理，利用防火墙技术、密钥技术等，确保管理系統安全。

4）健全档案管理数字化规章制度。根据管理需要制定健全的管理规章制度，有效约束档案数字化管理活动。建立并落实责任制，明确管理人员具体职责，确保他们严格遵守管理的各项规定，出色完成自己的工作任务。要明确管理目标和流程，把握档案管理工作要点，推动档案管理制度化和规范化。并注重制度的更新与完善，认真组织管理人员加强学习，为提升档案管理水平奠定基础。

5）提高档案管理数字化工作人员素质。注重引进专业的档案管理人员，吸收理论知识扎实，责任心强，具有奉献精神，熟练掌握计算机、扫描仪操作技能的工作人员，充实档案管理队伍。加强管理人员培训，提高他们的计算机操作技能，能熟练进行档案数字化管理。管理人员也要加强自身学习，丰富专业知识储备，提高管理综合技能，增强安全防范意识和保密意识，确保档案资料的安全，提高服务质量。

4 结束语

计算机和互联网的普及和应用，再加上现代科学技术推广，推动档案管理数字化。在这样的背景下，应该顺应时代发展趋势，利用先进设备对档案资源进行数字化处理，并健全管理规章制度，严格遵循档案管理工作流程，提高工作人员素质。从而促进档案管理水平提升，为人们提供高效和优质服务。

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