浅析做好文书档案管理工作的方法

吴杨

摘 要：随着我国经济的快速发展，企事业单位数量也在大幅度增加，单位在发展中会产生大量的数据资料，因此，企事业单位的发展对于文书档案管理工作的要求逐渐提高。文书档案管理人员在进行档案管理时应正确的认识自身工作在单位中的重要性，不断地提高自身的工作质量与工作效率，进而实现单位的文书档案工作质量的提升，促进单位进行快速的发展。

关键词：文书档案;管理工作;方法

企事业单位的文书档案工作会对单位发展及运转的各项资料进行保存，以便于单位工作人员可以快速的项目的相关资料进行查阅，为单位内部人员高质量的完成项目工作提供良好的数据基础。由于我国的文书档案管理工作的发展时间较晚，经验较少，企事业单位的文书档案工作中还存在着较多的问题，影响着单位文书档案管理工作质量的快速提高。文书档案管理人员应根据单位对文书档案管理的需求及科学技术的快速发展采取针对性的措施解决文书档案管理工作中存在的问题，提高文书档案管理工作的质量，促进单位的快速发展。

1 明确文书档案工作的重要意义

企事业单位中的文书档案时是指单位在进行日常运转中的计划、命令、知识等资料，文书档案管理人员会根据文书档案中的关键词对文书档案进行分析与管理，使文书档案具有较强的条理性，使单位的文书管理工作可以在单位的运行中为单位的决策、发展方向规划等工作提供数据资料，促使单位向着正确的方向发展。文书档案管理工作还可以在内部人员需要单位内部资料时，可以快速的调取相关资料工单位内部人员进行查阅，节省工作人员查阅资料的时间，提高工作人员的工作效率，促进单位的快速发展[1]。

2 文书档案管理工作中存在的问题

2.1 管理模式过于陈旧，缺乏信息化

卷宗分类是我国较为传统的文书档案管理方式，这种方式相对的较为落后，信息化水平较低，导致工作人员不能快速的为单位内部员工调取出想要的文件，会对员工的工作效率产生一定的负面影响。近几年，科技发展迅速，单位中计算机信息的大量使用，所产生的信息数据也较多，因此，传统的文书档案管理方式不能满足单位的要求，相关工作人员应对单位的文书档案管理工作进行创新，在文书档案管理工作中使用计算机信息技术，使文书档案管理工作更具有技术性，提高文书档案管理工作的检索功能，切实加强文书档案管理工作在单位运行中的作用[2]。

2.2 管理人员综合素质较低

文书档案管理工作的质量与单位文书档案管理人员的素质有着直接的联系，由于我国的相关专业人员较少，经验不足，因此，单位内的文书档案管理工作人员的综合素质较低，这是影响文书档案管理工作质量无法提高的原因之一。我国企事业单位根据时代的要求实现了快速的发展，并且单位在发展中会使用对较多的科学技术提高自身的工作质量，因此，对文书档案管理人员的素质要求较高。文书档案管理人员不仅要对自身工作有一定的了解，还要使用计算机信息技术实现单位的档案管理，使单位的档案管理质量有所提升[3]。

3 做好文书档案管理工作的方法

3.1 提高文书档案资料的搜集与整理

搜集各个部分的运行资料是单位进行文书档案管理的基础，只有对单位中的信息进行搜集，才能为单位内部人员提供相应的工作资料，进而提高工作人员的工作质量。搜集的零碎资料可以组成整个单位的信息资料库，可以为单位的运行提供相关资料。文书档案管理人员应根据单位的发展情况高质量的搜集单位相关信息及资料，保证文书档案资料的全面性、深入性与准确性，保证文书档案可以为单位提高准确的信息。另外，文书档案管理人员应对所搜集的信息进行分析，并分类建册，对单位的内部文书档案进行完善。

3.2 提高文书档案数字化管理水平

传统的文书档案管理工作已经不能满足我国企事业单位的文书档案管理工作的需求，管理人员应根据单位的需求及时代的发展，使用计算机信息技术及互联网技术对单位的文书档案进行管理，使单位的文书档案管理工作逐渐地趋于数字化，文书档案管理人员应转变自身的工作理念，学习文书档案数字化技术，并数量的掌握相关技术，提高文书档案管理的水平，提高文書档案管理工作的质量，促进单位的快速发展[4]。

3.3 提高文书档案的系统化管理

企事业单位想要提高文书档案管理工作的质量，就要对文书管理工作进行规范，使文书管理工作逐渐地趋于系统化，提高文书档案管理工作的质量，使单位在行业中具有较强的竞争力，进而促进单位的快速发展。工作人员在进行文书档案资料整理时，不能无序的相关资料进行储存，要根据单位管理者的要求，系统的对资料进行管理，使工作人员可以快速的调取相关资料。另外，单位内部工作人员在进行文书档案资料查阅时，也要按照单位的规定进行调取，保证资料使用的秩序，进而使得单位文书档案工作更加系统化。

3.4 推进文书档案业务能力的提升

文书档案管理人的业务能力直接关系到单位的文书档案管理工作的质量，单位应重视文书档案管理人员能力的提高，进而提高文书档案管理工作质量。首先，单位应对文书档案管理人员进行定期的培训，帮助档案管理工作人员接触到更多的专业知识，对档案管理专业知识进行深层次的学习，并且邀请专业人员开展专业座谈会，确保工作人员能力得到提升。其次，单位应组织工作人员就专业知识及档案管理中出现的问题进行交流，加强工作之间经验交换的程度，使档案管理人员之间相互促进，进而提高档案管理人员的工作质量。最后，档案管理工作人员在进行工作时，应明确自身能力提高对于文书档案管理工作质量提高的重要性，积极主动的对相关专业知识进行学习，提高自身的业务能力，提高文书档案管理工作的质量，促进单位的长久稳定发展[5]。

3.5 对文书档案管理工作进行不间断的创新

企事业单位中的文书档案管理工作是为单位运行进行服务的，单位在进行快速发展中，文书档案管理人员应根据单位内部工作人员的需求对单位的文书档案管理工作进行创新，通过对管理方式的创新来提高单位文书档案管理工作的管理效率与管理质量，降低文书档案管理工作中出现的失误，科学的开展单位文书档案管理工作，使档案管理工作逐渐地趋于科学化。确保档案管理工作可以为单位内部工作人员提高优质的服务，减少工作人员在查阅资料中浪费的时间，进而提高工作人员的工作质量，使单位在行业中具有一定的行业竞争力，加快单位的发展。

4 结论

企事业单位在进行发展中会产生大量的数据资料，工作人员应对其进行管理，方便相关人员进行资料调取。但是文书档案管理工作在单位运转中还存在着缺乏信息化、缺少相关人才、管理人员素质水平较低等问题，严重影响了工作开展的质量及进度。新形势下，企事业单位应重视文书档案管理工作的重要性，并对文书档案管理中的问题进行详细的分析，采取提高文书档案管理信息化、提高管理人员的业务能力等方式来提高单位的文书档案管理工作的质量，确保单位内部人员在需要资料时可以在短时间内的调取相关资料，切实提高工作开展质量，进而促进单位的快速发展。

参考文献

[1]褚巍伟.我国公共档案馆档案信息服务体系建设研究[D].安徽大学，2014.

[2]夏大为.公共服务视角下的当代中国档案馆开放性设计策略研究[D].华南理工大学，2015.

[3]樊树娟.大数据时代档案职业改革与发展研究[D].山东大学，2015.

[4]肖敏.大数据环境下档案利用服务体系建设研究[D].湘潭大学，2015.

[5]李晓.基于用户体验的数字档案资源服务质量评价指标模型研究[D].天津师范大学，2015.