医院文书档案管理问题分析与对策研究

摘 要：作为医院来说，管理文书档案的工作非常繁重，但是档案的管理工作对于医院发展来说却尤为重要。可以这样说，医院文书档案的管理状态直接决定了后期医务人员查找资料的方便性和档案的完整性，对于医院的工作效率也有了很大的影响。因此本文就以医院文书档案管理为主，着重探讨了档案管理中所出现的一些问题以及解决的具体对策。

关键词：医院文书;档案管理;问题分析;研究对策

1 前言

医院的文书主要是由公文所转变来的，档案管理不仅负担着区分各项公文的类别还有医院的重大事件活动的资料整合分析记载工作，这些文书档案是整个管理体系中重要的组成部分之一，也是整个医院的变迁和历史的见证材料。但是从目前我国各家医院的实际具体情况来看，医院的文书档案资料并不完善，尤其是其中所存在的医疗器械使用情况、科技成果登记、医疗纠纷事件处理情况等这方面文件出现了流失现象，也有文书档案没有及时整理归案的现象，更别提对于医院的各个时期的发展以及员工的先进材料的记载。即使有些医院对于文书档案做出了规整，但是也没有详细的记载管理，对于文书档案是否齐全未做到位，这些都是医院文书管理工作人员的失责，需要引起档案管理工作人员的重视。

2 医院文书档案管理中存在的问题

2.1 文书档案收集存在的问题

对于医院来说，医院文书档案是医院的重要历史财富，而将文书材料保持完整与齐全更是工作的基础所在。但是目前来说，我国大部分医院的档案室作为医院文书档案重要储存地方，主要以接收的方式来确保对原材料的保存与整理，没有其他的途径进行资料整合，存在很强的被动性。同时，很多医院没有明确的目标性，对于档案工作的收集与整理并没有制定科学的工作方式与方法，进而在归档过程中对一些资料容易出现遗漏或者缺失，导致后期在查找文件时，出现了一些问题，甚至一些重要资料存在了缺失现象。例如一些大型的招标活动的物件资料丢失、医院大事件的记载丢失、医院活动的文件资料丢失等，往往负主要责任的办公室对于文件的去向都不清晰，更别提后期移交所到的综合办公室了。

2.2 医院文书档案分类难于明确

对于医院的文件档案管理来说，科学合理有效的档案分类不仅可以帮助文书更加清晰明确，也有效提高了档案管理的工作效率。现今，我国的档案管理部门对于医院系统下的档案管理至今没有明确的规定，导致各家医院所使用管理方式也各不一样。目前来看，所使用最多的管理分类方式为年终统一立卷模式。这种方式首先需要工作人员根据事件来进行分类与甄别，往往耗费巨大的时间与人力。有的时候医院的设置无法对一些文书进行归属，导致工作人员需要反复考虑，因此也会出现为了确保其完整性，导致一份文书资料多次出现。

2.3 归档文件卷内目录出差错

对于医院的文书档案管理来说，其中最为重要的就是编制环节，也是重点阶段。文书档案的编制工作需要工作人员的细心与认真，编制过程中一点细微的差错都会对整个文书档案的管理造成严重的后果。因此在编制过程中需要着重注意以下几点：首先，发文日期与签发日期不同。现在的文件基本在电脑上操作完成，起草的过程中就已经打上了完稿的日期，但是文件在经过之后的审核与领导確认，之前存在一个时间上的差距。因此工作人员如果不对此点提前知道，很容易将稿件完全复制粘贴，最后造成时间的差距。这个知识是文秘的学习内容，因此作为文件档案管理的工作人员来说，需要具备良好的文秘知识体系。其次，文件在编制中容易出现混乱以及不完整现象。对于医院文书档案的特殊性，对比其他公司档案文书来说，其指导性过多，更新速度也较快，甚至往往出现只有文件通知，后期需要工作人员自己进行网络下载。这样就容易出现工作人员忘记把附件进行收录的工作。因此工作人员的一时疏忽，对整个文书的完整性造成了较大的影响，最后造成编排页码的不准确性。除了较为常见的页码的不正确，还有就是医院经常出现的红头文件。一般来说，红头文件的最后一页基本就是主题词的尾部，工作人员在编排过程中往往以为是一张白纸而跳过页码的编辑，就会造成页码之间的混乱，对整个页码编排造成偏差，影响后期的编制工作。

3 医院文书档案管理的对策研究

3.1 优化档案管理方式，建立收信机制

由于医院的文书档案管理不仅仅局限在档案部门，还涉及了多个部门与科室之间的关联。同时不同的科室也有自己的档案收集管理任务，因此各个部门之间责任必须落实到位。尤其是有些部门工作人员还兼档案管理员，更需要定期将档案移交到资料室。同时，强调档案管理完整的重要性，强化全院工作人员将档案放入档案室的重要仪式，以便帮助工作人员可以更好地收集档案与保存。此外，学习一些新的档案管理方式，建立医院完整的归档机制，帮助工作人员可以更加方便地利用和检索资料。

3.2 加强对档案工作人员的培养

医院文书管理与其他企业文书档案管理有一定的区别，其整体内容更为丰富，涉及面更广，文件更新的速度也更快。因此在文书档案的分类处理中就需要工作人员具备更专业的文秘知识以及管理技能。尤其是对文档的分类，更需要工作人员熟练掌握。因此医院需要定期对于档案管理工作人员实施培训工作，尤其是对一些基本的理论知识与技能的培训，可以通过在线与课堂多种方式学习，帮助工作人员更高效、准确的掌握档案管理方法。

3.3 卷内编制更准确

卷内编制一直是文书档案管理的重要环节，其中对于目录的编制不仅是档案查询的关键所在，也是后期整理发现问题的重要基础。首先监督指导做好文件的收发、签收、拟办批办、传阅、催办、签发等，确保发文日期的一致性和收发文的完整性。其次编制工作是一个极强的细致性工作，需要工作人员具有责任心和耐心，对于一些细小地错误可以多次检查与学习，确保页码、日期以及编制上没有任何错误，准确无误。这样不仅不会出现过多地调整案卷工作，更不会降低质量。

4 结束语

医院文书档案的管理是帮助医院保存以及使用一些重要相关资料或者重大事件的重要工作。这就需要医院确保文书档案的完整以及全面，而作为医院档案管理的工作人员更要具备细心和耐心，不仅需要及时关注上面所派发的文件，还要注意医院所发生的较大事件，并以良好地专业水平完成档案管理工作。

参考文献

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[2]秦羽.医院文书档案管理问题及对策分析[J].办公室业务，2019（13）：97-98.

[3]郭丽娜.当前医院档案管理信息化建设中存在的问题分析及对策[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（48）：206-207.

作者简介

贾婧（1987-），陕西韩城，陕西省中医医院。