水利工程档案收集和管理问题分析

朱笑

摘 要：水利工程档案是指水利工程建设和管理过程中形成的各种形式载体的记录。它是工程建设者工作成果和历史成就的真实的体现，在一定程度上可以反映工程建设者的功绩，是水利工程建设的重要部分，对工程的建设管理、运行维护起着重要的作用。规范、科学、系统地管理水利工程档案，以文字、图像、音频、影像等形式对水利工程建设过程中形成的资料进行规范地整理和科学地归档，为水利工程建设和管理提供了真实而丰富的信息资源。

关键词：水利工程;档案管理;探析

水利工程档案对于水利工程建设来说是比较重要的，会涉及到工程的立项、设计、施工以及竣工验收等内容。在进行工程管理和维护工作的时候，需要严格地参考相关的工程档案来开展。不过在进行水利工程档案管理工作的时候，还是会出现较多的问题，如此就需要深入地进行分析，提出相应的解决措施来进行应对。

1 水利工程档案特点

1.1 档案资料内容广泛，数量多，数据全面

水利工程是涉及多个专业、学科的系统工程。在工程建设的过程中，会形成各种资料，例如，项目建设过程各阶段形成的设计文件、招标文件、投标文件、合同文件、相关评定材料、施工照片、施工图等，监理单位的往来文件、检查表、报告、音像文件等。购买和安装工程设备的材料包括工厂资质证书、规格证明、鉴定证书等，竣工材料包括施工各方的报告、验收鉴定证书等。这些资料内容能够充分反映水利工程建设各个阶段的实际情况，它是水利工程建设过程中的重要记录，在水利工程的评价和验收中发挥着重要作用。

1.2 档案形成的时间长

水利工程项目一般规模大，投资多，技术复杂，工期较长。由于资金的控制以及技术、施工条件等因素问题，经常出现跨年度实施的情况，这种跨年度的设计周期使得档案形成时间拉长。

1.3 水利工程档案的复杂性和可变性

水利工程的组成设计、各单项工程结构功能的复杂性使得水利工程档案的组成具有复杂性特征。可变性指的是水利工程涉及到社会的各个方面，从设计的初期阶段，设计工作会由于投资情况、规划方向、拆迁征地、群众利益等因素的影响而有所改变，有时项目已经启动，由于诸多新的现实情况，设计图纸也会进行变更。以浙江省金华市九峰水库工程为例， 2000年1月原金华县水电局九峰水库领导小组办公室委托浙江省水利水电勘测设计院于2001年1月编制完成了《金华市九峰水库可行性研究报告》。同年初金华市行政区划调整后，九峰水库筹建工作划归金华市水利局具体实施，为了适应社会经济的健康可持续发展，金华市政府要求调整九峰水库建设任务和规模，浙江省水利水电勘测设计院根据金华市政府要求对可行性研究进行修改重编，于2002年4月重新完成了《金华市九峰水库可行性研究报告》。九峰水库工程原概算总投资42600万元，随着建设周期内物价和人工费用不断上涨、政策处理费用增加幅度较大，金华市九峰水库工程概算由原42600万元调整为83232万元。九峰水库工程因地质情况、施工现场条件等原因先后经过防浪墙垂直缝间距调整、下游护坡结构变更等六次工程重大设计变更。这些因素造成水利工程档案资料的复杂与多变，增加了档案资料的收集管理的工作量。

2 当前水利工程档案收集和管理存在的问题

2.1 档案资料管理制度不健全

由于资金限制、办公条件的影响，有些工程参建单位还没有健全档案管理的规章制度;有些单位虽然建立了相关规章制度，在实际工作中却不能严格按章办事。同时不少档案室缺乏行之有效的工作检验标准，没有严格合理的考核办法，导致档案资料不规范、不完整、不准确等，为工程档案管理工作造成很大困难。

2.2 建设期档案收集管理未做好实时跟踪，同步收集，档案保管条件差

工程建设期间，各参建单位档案资料不能根据阶段要求同步进行收集管理，档案资料保管条件简陋，档案室存档设备、空调设备、干燥设备等配置不全，不能对室内环境指标进行有效控制，这样长期对档案管理不够重视，造成档案的损毁、散失。

2.3 档案管理人员业务素质有待提高

档案工作专业性要求高，不少参建单位档案管理人员存在水利工程档案业务及管理经验不足的问题，对水利工程建设前期、施工、竣工等，档案工作在不同阶段的完成标准缺乏系统的认识;一部分档案管理人员不具备充足的管理经验，没有充分掌握资料是否完整，对于资料的接收过于被动。进而造成档案收集管理工作缺乏有效的控制和安排，把关不严，出现整理不符合标准等现象。

3 新形势下创新水利工程档案管理的措施

3.1 改进水利工程档案管理措施

在进行水利工程档案管理工作的时候，还是存在较多的问题，对有关部门来说需要积极改进档案管理制度，增强法制化建设。水利工程建设单位需要掌握国家的相关法律规定，把这些内容当做基础来进行工程档案管理工作。在进行管理工作的时候，需要严格地参考相关规定来开展。

3.2 坚持统一领导与分级管理原则

统一领导的含义就是在进行水利工程档案管理工作的时候，需要保持一把手参与的责任制度，各个单位都需要参加到这个工作中，如此可以更好地掌握各级的责任。分级管理的含义指的是水利工程参建单位内部选择的档案管理方法，这个方法比较重视参建单位内部的档案管理部门和有关工作人员的责任。要划分好各部门之间的任务，确保各部门能够对档案工作保持良好的工作状态。

3.3 加强水利工程档案收集整理的管理

首先对于档案管理部门以及水利工程建设部门来说，需要及时宣传档案收集整理工作的重要性，确保这些人员能够更加积极地参加各种工作。其次水利工程档案管理部门需要掌握有关人员的工作责任，细化工作内容，确保各个人员都可以掌握档案的归档范围和分类措施，针对自己负责的档案严格地分类管理，确保各项资料可以更加方便利用。最后就是水利工程档案管理人员需要及时掌握在这个时期存在的不足之处，提出合理的应对措施，档案管理工作也可以得到更加可靠的保障。

3.4 完善档案管理硬件设备

规范档案管理，制定管理标准。为确保档案保存完好，档案室需要配备防虫、防鼠物品，设置防晒及防火设施。除此之外，档案室必须配置良好通风和温湿度控制设备，保持通风、温湿度等各项指标都要达到规范的要求。档案管理人员定期对各项管理硬件设施进行检查养护，实时关注温湿度等环境指标变化，发现设备运行异常、故障，及时联系设备厂家处理解决，确保档案资料不受环境因素侵蚀、破损。

4 结语

水利工程档案收集和管理工作是一项系统的基础工作，作为工程建设的依据和真实记录，档案的收集管理质量对整个工程的进度质量起着重要作用。提高档案管理水平，完善档案管理体制，做好档案的收集管理工作，确保水利工程档案资料更加科学、合理、规范，对当前水利工程建设至关重要。

参考文献

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