优化高中学生档案管理

摘 要：管理学生档案是学校的日常工作，要树立重视管理的观念和意识，不断提高高中档案的管理工作和业务水平。档案管理员要具备专业素养，建立创新管理模式，寻找最优化的管理方法和手段，从而高效便捷地推动档案管理工作的进行。

关键词：高中学生档案;优化管理

高中学生档案是记述和反映学生发展状况和学习状况的文件，是人事档案的雏形，对学生的长远发展具有重要意义。档案管理员要做到档案不空白、不遗失、不泄密和不损坏，保护学生的切身利益，维护学校的可持续发展。

1 高中学生档案的现状

1.1 纸质档案和电子档案

高中学生档案一部分是纸质学籍档案，另一部分是电子素质评价表。由于纸张的保存要防潮、防虫、防老化、防洇，故而纸质档案容易损坏和不可再生，整理归档难度大。并且纸质档案管理工作繁琐、信息安全保密性差、信息检索难度大。查阅纸质档案还要小心谨慎，避免人为损坏。查阅效率低，例如：搜索学生的个人情况，必须知道学生姓名、哪届毕业、班别学号等，然后根据档案文件的唯一文件名进行一一查看。对于信息不全的搜索，查询过程中要逐一翻阅排查，工作量大也极其繁琐。由于历史技术问题，我校纸质档案保存着建校以来所有学生的资料，我校有专门的档案室保存这珍贵的文件，具有浓郁的文化气息。

电子素质评价表是高中生高考档案的必备材料，记录着高中三年学生所修的学分和社会实践情况。由教师收集，学生填写，系统管理员录入。系统支持学分和社会实践用excle导入，其他的兴趣爱好和奖罚情况就要根据上交的表格一一录入。由于大多复读生不是本校学生，而且来自不同学校，文理分科也无规律，故其信息的录入不能批量导入，只能根据实际材料手动缓慢输入。

1.2 管理员缺乏专业素养

档案专业人员稀缺，学校在招聘时很难聘用专业人才，挑选档案管理员时只能在学校原有教职工中随意挑选。其管理经验一般是从老一辈管理员中获得，易造成管理能力不足、管理理念不更新、管理规则不明确等弊端。学生档案的管理工作质量低下、归档整理学生档案时偶发性缺失或遗漏、计算机实际操作能力差、缺乏工作态度工作耐心和工作热情等缺点。

2 优化管理高中学生档案的对策

2.1 提高信息化管理

随着信息时代的发展，电子计算机和手机不断冲击着我们的日常生活。在工作上要紧跟时代的发展，充分利用时代发展的产物，促进工作智能化。

全国中小学生学籍系统能在全国范围内处理学生基础信息管理、学生异动管理（转班、转校、休学、复学、退学）、毕业生信息管理（小学毕业、初中毕业、高中毕业）、奖惩管理等多项功能，并进行综合管理和快速查询，有助于提高整个学校的教育水平和管理水平。能快速检索学生从小学初中高中的基本信息，在处理跨省转学具有明显的优势，降低办理难度让学生和家长缩小办理周期。只要联系好学校，转入学校系统管理员提出申请，转入教育部门管理员审核通过，转出学校系统管理员确认转出，转出教育部门同意即可。学生提交完整的材料后，这些操作只需在计算机上完成，还可根据需求打印纸质证明并盖章。

广东省最新学籍档案能在手机或者平板电脑的APP中操作，更大程度解决了时空问题。利用现代科技的新型信息技术，创新档案输入、查询、搜集的功能，从而在本质上提升高中学校的档案管理模式，为学校各项工作的顺利进行提供便利。学生登录个人账号填写个人信息，教师按模板输入学生成绩和学分，系统管理员统筹规划数据。把任务分级安排下去做，减少了档案管理员的工作量，也提高了信息的精准度。云端存储数据可随时随地处理问题，有效保密学生的个人信息，实现不同权限者的各种需求。使学生档案严格按照《高中学生学籍档案管理办法》执行，规范中学生学籍管理，促进基础教育管理的科学化、规范化、制度化、信息化，保障青少年受教育权利和享受教育带来的优越感。

我校周启业老师开发的启业网极大程度提高了处理学生每次考试成绩的效率。这是一个动态登计分数的系统，一个全校性数据共享的平台，记录历届学生的考试信息。例如：每次考试各科成绩、各科排名、单科排名、文理排名和学校效果评估报告。不用人工统计，而是系统后台动态统计，当每一个教师把各个学生的成绩输入进去，系统就会运算一次，学生能及时查阅自己的考试情况。不用等到所有教师把所有学生的成绩全部录入，学生就能查询到已有的信息。据说这个系统有一千万个代码字符，有几百张页面，有几十个数据库。优化档案信息化整理过程和数据的填写录入工作，使填写规范和准确填写，提升档案管理的效率。其功能很强大，包括校历表、学生考勤、德育管理、成绩管理、教学质量监控、校务公开、网络文件系统、学生资料和个人资料等教育教学方面。从各个方面完整地记录学生和教师的信息，提高学校的管理进程和信息整合率，为师生提供便捷，把更多时间和精力放在教育教学上。

2.2 提高管理员的素质

首先，学校要重视学生档案的管理。建立档案管理委员会，建立完善的管理制度，从而督促教师及时上交材料、落实材料填写的规范性、完善档案资料的查阅和外借手续、规范学生出具在校证明和毕业证明、按实际情况为学生提供考試成绩的凭证。其次，学校要大力落实资金的投入。多让管理员走出去与外校相关专业人士交流学习，管理员定期参加专业理论的拓展培训，为管理员提供先进的电子计算机等设备。最后，善于学习就是善于进步，时代在不断发展，信息技术也在不断更新换代。作为档案管理员要秉承“活到老，学到老”终生学习的理念，不断学习新的管理知识，“升级”大脑，增强自己的专业知识和综合素质，更好地服务学生。

2.3 创新管理模式

根据实际的工作需求创立合理的、符合规范的档案收集程序，制定有序的档案整理归纳的程序，并加大对档案的管理力度。为此，高中档案管理部门必须改变服务手段，创新符合信息化发展的新服务方式，建立起现代化的档案管理模式，推动智能化发展在高中档案管理工作中的应用。

3 优化高中学生档案的意义

随着信息时代的不断创新，如何科学有效管理和利用档案资源，如何发挥网络时代产物对学生档案的作用，如何使信息高效提取、传输、利用。时刻要求与时俱进共同发展，做到管理的高效性、持久性和创造性，从而促进高中学校稳定发展。档案是记录学生成长的“纪实报告”，完善的、科学的、信息化的学生档案管理模式对个人来说意义重大、极其重要。

参考文献

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[2]王秀珍.高中学校档案管理现状以及对策研究[J].陕西档案，2017（03）.

[3]张文国.信息技术对提升高中档案管理质量的分析[J].信息工作，工作指导，2017（06）.

[4]徐爱玲.智能化发展在高中档案管理中的应用[J].办公室业务，业务指导，2016（09）.

作者简介

叶姗姗（1992-），女，汉族，广东阳江，信息技术中学二级教师，大学本科，阳江市第一中学，研究方向：高中学生档案管理。