基于规范化管理视角的地质档案管理策略研究

吕瑞芬

摘 要：地質档案管理是相关地质企业各项工作开展的基础，直接影响相关地质企业的经营效益。过去一段时间内，部分地质企业对于地质档案管理工作的重视程度不高，忽视了地质档案在决策咨询、信息支撑领域的应用，导致地质档案无法发挥出最大的价值。同时，部分地质企业虽然对地质档案进行管理，但是在管理过程中却缺乏规范性、科学性以及可行性，影响了地质档案管理工作的实效。基于此，本文从规范化管理的视角，结合相关理论学说，就如何管理地质档案提出自己的看法，以期能够为相关地质企业提供理论参考。

关键词：档案管理;地质档案;规范化;信息技术

1 基于规范化管理视角的地质档案管理的必要性

1.1 应对地质档案管理工作变化，适应时代发展的必然要求

新形势下，伴随地质企业外部转型以及内部改革进程的不断加快，地质企业的相关经营业务也发生了变化，地质档案管理工作面临着的新的挑战以及要求[1]。一方面，地质企业经营业务量的增多，意味着地质档案的数量也会随之增加。同时，档案管理人员还需要对过去产生的地质档案进行管理，由此导致档案管理人员工作强度以及工作压力的增加。为此，必须要从规范化管理的视角来开展地质档案管理工作，细化地质档案管理流程，减少地质档案管理过程中的纰漏，避免重复劳动的现象。另一方面，随着相关行业竞争的日趋激烈，地质企业也面临着转型升级的压力。推动地质档案规范化管理，可以更好地为企业管理者以及决策者提供决策咨询，帮助企业管理者以及决策者拟定更好的企业发展战略。

1.2 节约地质档案管理成本的内在要求

过去一段时间内，部分企业的地质档案管理工作呈现出粗放化、随意化以及盲目化的特点，地质档案管理成本增加的同时，无法最大限度地提升地质档案管理实效。鉴于此，有必要推动地质档案管理工作升级，减少资源浪费、资源配置不均等现象。除此之外，企业推动地质档案规范化管理，及时发现地质档案管理中存在的不足，有指向性的加以解决，可以不断提升地质档案管理效率和质量，激发档案管理人员的潜能。

2 地质档案管理中存在的主要问题

2.1 地质档案管理机制缺乏

部分企业地质档案管理机制缺失，档案管理人员在管理地质档案过程中存在标准不一、形式不一的问题，无法推动地质档案管理工作规范化。第一，部分企业尚未制定相应的规章制度，尚未对不同形式、不同内容的地质档案进行区分化管理[2]。典型如，企业尚未制定电子地质档案与纸质地质档案管理规章制度，很难给予档案管理人员提供有效指引。又如，图片、技术图纸、声像、影像等档案应当遵循何种管理原则、管理流程，应当采取何种管理形式，企业并未加以规定。第二，部分企业尚未制定责任落实机制，档案管理人员在管理过程中存在疏忽，一定程度上影响了档案管理的严谨性、安全性。在该种情况下，地质档案规范化建设更是无从谈起。

2.2 地质档案信息化建设滞后，制约了地质档案价值发挥

现阶段，部分企业地质档案信息化建设滞后，地质档案管理工作与企业其他业务的关联性不强，无法最大限度地发挥地质档案的价值。第一，企业地质档案信息化建设滞后，地质档案管理系统与业务管理系统存在信息传输不及时、信息孤岛等问题，尚未形成对地质档案的智能化管理、科学化管理以及流程化管理。相关业务部门仍然是通过线下交接相应的纸质档案，然后由地质档案管理人员对相应的数据进行录入，导致重复劳动。第二，企业地质档案信息化建设滞后，尚未形成信息共享机制，进而导致企业与外部相关单位仍然需要手动传输相应的档案，降低了地质档案服务的实效和时效。

2.3 地质档案管理安全化建设落后

地质档案内部信息资源的安全性、准确性以及完整性是地质档案管理的基础。只有确保地质档案内部信息资源具有上述特征，才可以发挥地质档案价值，才能够推动地质档案规范化管理[3]。然而，现阶段部分企业尚未建立地质档案安全防护体系，存在较大的安全隐患。第一，对于纸质类档案而言，企业尚未从档案管理环境、档案害虫、环境监测、复印件保留等方面对地质档案进行安全管理。一旦地质档案遭受相应的物理损害、化学损害以及自然灾害，就会给企业带来巨大的损失。第二，对于电子类档案而言，企业尚未综合利用现代化信息技术对地质档案进行安全管理，容易发生档案泄密、档案损毁、档案被非法加密、档案乱码等问题。

3 基于规范化管理视角的地质档案管理的基本路径

3.1 健全地质档案管理机制，夯实规范化管理的基础

企业必须要健全地质档案管理机制，减少地质档案管理漏洞。第一，企业必须要建立健全规章制度，细化地质档案管理内容，推动地质档案精细化管理。总体而言，企业除了需要建立《地质档案管理标准》《地质档案电子化处理标准》《地质档案安全管理》等规章制度外，还可以根据企业的业务需要，分别明确图片、声像、影像、纸质等不同类型档案的处理标准。第二，企业要健全责任落实机制，重点考核档案规范化管理领域的内容，设置相应的岗位责任说明书以及保密责任书，确保地质档案管理工作有序开展。

3.2 深入应用信息化技术，发挥信息技术的优势

企业要充分利用现代化信息技术，缓解企业档案管理人员的工作压力，推动地质档案规范化管理。第一，企业可以组织技术人员打通地质档案管理系统与相关业务管理系统之间的信息安全传输渠道，确保信息在安全管理系统下的实时共享与传输。各个部门相关专责及时传输相应的信息数据后，由地质档案管理人员进行整合和核实，明确地质档案管理的分工，打造流程化、集约化以及高效化管理模式。第二，企业可以探索利用云储存技术，深化与相关行政机关、事业单位、其他企业的联系，打造信息资料共享模式，提升地质资料信息服务效能。

3.3 重视安全建设，保障地质档案价值

企业必须要将地质档案安全建设作为一项全局性、基础性的工作来抓。第一，企业要进一步引进相应的现代化设备，扩大地质档案保管室的面积，优化纸质档案的管理环境。同时，企业也可以探索对纸质档案进行电子化处理，减少档案管理成本。第二，企业应综合利用区块链技术、访问权限技术、数字密钥技术对电子档案管理系统进行加密处理，有效防止木马、黑客等病毒程序的入侵，充分保障电子档案的完整性、真实性以及准确性，维护企业合法权益。

4 结束语

地质企业在开展相关地质工作以及业务过程中会产生大量的信息资源，这些信息资源直接影响着地质企业创造经济效益以及社会效益的能力。为此，必须要重视地质档案管理工作，将有价值的信息资源集合起来进行管理，减少地质档案管理中存在的不规范问题，推动地质档案管理工作优化升级。一方面，地质企业必须要从人力、物力以及财力等方面来夯实地质档案管理的基础，营造优质的档案管理环节，确保地质档案管理工作与其他相关业务工作的有机衔接，最大限度地实现资源优化配置以及档案成本控制的目标。另一方面，地质档案管理人员要树立终身学习的理念，及时把握我国档案事业的发展趋势，加强理论研究能力以及档案实操能力，不断创新地质档案管理模式，彰显地质档案的价值。

参考文献

[1]许艳.地勘单位地质档案信息资源的开发利用及资源共享[J].资源信息与工程，2019（04）：162-163.

[2]王影.新时代如何做好地质档案工作[J].档案管理，2019（04）：93-94.

[3]梁其华.地质档案信息资源管理平台建设及研究[J].档案天地，2019（06）：47-50.