规范开展基础业务工作是档案管理现代化的前提和保证

杨碧锦

摘 要：档案管理在我国存在的时间长达千年，藏书馆是档案管理的最早雏形。时至今日，档案管理已被信息技术全面操控。但无论档案管理以何种形式出现在人们眼前，其基础业务工作的重要程度始终未曾改变。基础业务工作是帮助档案管理标准化、正规化的首要环节，也是档案管理实现现代化的前提和保证。要想确保档案管理基础业务的有效开展，就要掌握科学的方法和程序，严记千里之堤毁于蚁穴的道理，努力使每一项基础工作都更为严谨。

关键词：基础业务;档案管理;现代化;标准化

在档案管理的现代化进程中，信息技术扮演着至关重要的角色。当网络技术铺天盖地席卷而来时，档案管理工作也在潜移默化中发生了质的改变。这一变革在大大加快档案管理迈向现代化的步伐时，也让档案管理工作的效率有了空前的飞跃，强化了档案信息对人们生活的影响作用。档案管理工作的基础业务包含多项内容，其中任何一个环节发生疏漏都会影响档案的真实性和准确性，规范正规是对档案基础业务工作的基本要求。

1 基础档案管理业务工作的基本内容

档案管理的基础业务由多项内容构成，其中包括信息收集、文件整理、资料保管、内容鉴定统计和查找使用等。现代档案管理工作借助信息技术的力量逐渐建立了系统化，故在内容划分上也拉开了层次。无论档案管理工作怎样改变，档案管理为大众服务的最终目的没有变，基础工作内容和重要程度也没有变。各项基础内容在档案管理的长期发展中形成了一个有机整体，在档案管理的不同阶段发挥着自己的关键作用，即紧密相连又相互制约。

2 当前基础档案管理工作中存在的问题

档案管理者要提高对档案管理基础工作中存在问题的重视程度，任何一丁点的瑕疵都可能给档案使用带来毁灭性的伤害。在信息化之前，档案管理经历了漫长的人工管理阶段，管理人员的文化水平和专业素养差别巨大，使传统档案存在大量的漏洞，为档案信息化的建立增加了难度。

1）缺少系統档案编号，经常出现卷宗混乱且没有目录号的现象。

2）没有规范化，案卷标题书写随意不能表述案卷内容或者没有标题。

3）许多档案年代久远，卷内没有目录和页码，一旦缺失无法查对。

4）档案归档缺乏条理性，存放混乱没有按类别细分。

5）档案内容和厚度没有统一规定，有的卷宗只有一、两页，有的卷宗有上百页。

3 强化各环节基础工作，增加档案管理规范性

各种公文信函是档案最早的雏形，公文信函书写是否规范化除影响自身质量还直接影响归档的质量，决定了档案整理的规范性和标准性。所以我们要提高对档案管理工作的全面重视，强化各环节基础工作，增加档案管理的规范性。

1）开展案卷普查，保留精华部分。对现有案卷进行重新普查，确保规范化和标准化从头做起。由于综合性档案馆收藏资料较多，全面普查难度过大，在使用电脑管理时可先将无法确认价值的文件去除，避免日后出现重复。

2）将老旧案卷重新排列组合。将重复的或有相互联系的案卷拆封进行重新整理，对缺失目录、页码和标题的案卷要补齐缺失资料，确保案卷的完整性和规范性。重新组合后的案卷可以大大减少对储藏空间的占用，提升电脑输入的工作效率和利用效率。在整理案卷时可参考以下标准：一是纸张使用要有固定标准，不可大小参差不齐，卷面要干净完整;二是不同文件种类的签发手续要正规齐全，符合审批流程;三是卷面字迹要清晰工整容易辨认，易于储存;四是资料使用要有标准格式，方便日后检索应用。

3）制定科学化的档案基础工作规则。在对案卷进行归档时可借助计算机建立自我式的归档原则。第一步是内容输入，这是一项重要的基础工作。它关乎数据信息的全面性和准确性，直接影响案卷的使用价值。在使用“自我式”管理原则时要着重关注三个方面：一是时效性。当文件整理的阶段性工作完成后才可进入下一阶段，要准确把握立卷归档的时效性，注意档案管理工作的顺序性;二是明确分工。对需要立卷归档的资料重点进行标注、分工明确。以“自我式”原则为主导，立卷归档的内容要与原则要求相一致，不同的问题采用不同的处理方法，杜绝档案内容重复和繁琐，要保持档案利用的高效性;三是“自我式”原则统领全程。立卷时要严格审查，主次分明，卷宗内的材料要具有内在联系，能表述清楚事件处理的全过程，完整性是夯实档案管理基础工作的根本。

4）固定分类号、方便检索查重。信息技术中的检索功能大大降低了手动作业的工作量，有效提升了档案的使用效率。为凸显计算机检索功能的优势，档案管理者可先按档案分类法将其分类，并制定出符合实际需求的细则。对分类过程要进行监督避免出现误差。对校正人员要进行定期培训和考核，确保校正人员的专业水平，强化责任意识，为标准化和规范化的实现增添助益。

5）标题规范化、确保检索准确。档案分类号的作用是为了检索全面，而标题是为了检索准确，两者同样重要。在统一规范标题时要注意以下几点：一是机构简称要规范，避免出现文题不符、识别不清的情况;二是统一标题要素，如责任者、事由、时间等;三是规范文种，避免将请示、函件、报告等弄混。

3 推进现代化档案管理的数据准确

1）把握工作轻重缓急。档案卷宗是档案管理的主体，借助计算机工具帮助管理档案除提高档案利用率外还能增加档案数据的准确性。要深入推广信息技术的使用，使之全面替代人工管理。在使用过程中综合考量卷宗整体，用信息技术对其按重要程度和时效性进行排队。将档案利用率纳入排队考量，优先处理使用频率高和开放性广的档案。

2）著录划分层级。通常我们可将著录过程分为三个层级：第一层是案卷级，适用于问题简单、使用频率低的档案。第二层是卷内存在多份文件且涉及内容相同可进行相互组合的档案。第三层是文件重要程度较高涉及问题复杂的档案。按层级著录档案可以条理清晰的反应档案内容，减少著录条目，使输入工作更加省时高效。

3）在原基础上将档案分类。著录常规档案时要注意标识分类，对特殊形式档案如“债权档案”、“个人档案”等可直接输入时间、名称等，在标识分类时要使用统一的分类号。将档案目录分门别类可以精简著录环节，最大化著录的速度。

4）设置“关键词”、提高查找效率。“主题词”虽然规范了档案名称但却给检索过程增加了难度。用“关键词”代替“主题词”可以简化查找时间，提高查找效率。具体做法如下：即找出标题或资料中具有代表性的词汇，将其标识后输入计算机并由计算机进行后续处理。例如可将鞍山市污水处理厂中的“污水处理”列为关键词。计算机还具有增加活动的功能，可将“主题词”的词义含量进行归类，如在鞍山市第九建设集团债权中，只要输入九建，计算机便可搜索相关档案。与手工标引相比，这种方法具有速度快、检索准确的优点。

综上所述，规范开展基础业务，通过推行标注化、规范化来提高档案基础管理工作水平，是加快档案现代化管理进程的必经之路。计算机著录与检索体系的建立已初步完成，为智能化管理奠定了夯实的基础，这是实现档案管理现代化的前提和保证。

参考文献

[1]胡红，朱春瑜.谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化[J].镇江高专学报，2012，（3）.

[2]严淑华，杨华，杨岳雪.档案工作的人性化管理[J].河北工程大学学报（社会科学版），2013，（1）.

[3]肖舟.浅议我国档案管理工作存在的问题及改进措施[J].现代经济信息，2014，（18）.