企业档案登记管理工作中的安全问题探讨

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摘 要：人们在社会实践活动、学习以及工作中产生的事实以及价值，都由档案这种形式记录下来，做好档案安全管理工作，是企业建设与发展重要的工作内容。本文围绕企业档案登记管理工作中的安全问题展开讨论，为企业档案管理工作实施安全管理措施提供参考依据。

关键词：企业档案;档案管理;创新性策略

企业档案工作中安全管理是重要的组成部分，加强安全管理应以保护档案安全为核心，建立完善的档案安全管理体系。而且企业从事档案管理工作人员，应具备良好的安全管理意识以及工作能力，及时发现并解决档案安全管理工作中存在的安全問题。现阶段企业档案安全管理工作应积极实施创新性策略，笔者结合一线工作经验对实施的安全管理措施进行分析。

1 消除企业登记档案形成阶段的安全隐患，确保源头安全

与企业日常经营生产产生的文书、会计档案不同，登记档案具有与其它记录形式不同的专业属性，这就为企业消除登记档案存在的安全问题制造困难。登记档案存在的问题主要出现在形成环节，主要受到三个方面的影响：第一，登记档案是由企业的档案室统一管理，但是登记档案的形成阶段，是需要经过企业注册登记完成的，而且登记档案由企业监督管理部门管理，企业登记与企业监督分隔距离较远。而且受到时间的限制，市级机关档案室对登记档案的时间要求较为严格。通过对登记档案的发展现状可知，登记档案具有多头归档的属性，登记档案在每个环节内，都需要办公人员或者移送人员作为档案员管理档案。但是档案管理需要专业的技能，登记档案在源头由非专业人员操作，势必会使登记档案存在安全隐患，为今后的登记档案安全管理工作造成不同程度的困难;第二，企业登记档案根据营业执照的时间确定登记时间，然后按照流程移交到档案室。我国对企业登记档案实行一户一档制度，但是随着企业登记档案的数量持续增加，登记档案出现的错放、漏页以及无损等问题，严重影响登记档案的安全;第三，许多企业为提早经营，都是在未取得营业执照的状态下经营，此时企业登记档案的时间会发生变化，而企业经营者未更改时间，这为登记档案出现的遗失、泄密等提供条件，造成严重的安全管理问题。

根据登记档案出现的安全管理隐患，企业登记档案应确保源头安全，建立明确的管理制度，依据制度、档案范围以及职能要求，为每名企业登记管理工作者分配安全管理职责，以安全管理原则详细记录档案登记时间、企业名称，同时严格检查登记盖章等证明材料，保证在源头上控制登记档案安全管理存在的问题。

2 重视企业登记档案整理环节中的安全问题，确保日常工作顺利开展

2.1 档案实体的安全规范整理

企业档案室的档案管理人员，应具备专业的档案安全管理技能，掌握专业管理知识，在档案登记时以安全规范为原则实施管理措施，并形成独有的档案管理方法，保证每个档案都按照类别进行分类，同时根据目录即可完成档案的查找和归类。规范的档案管理方法，既能避免重复的档案材料出现，还能针对档案出现的材料缺失、档案受损等管理问题得到根本的解决。另外在有限的时间内，可使登记档案管理工作更加高效，减少企业登记档案的工作量。

2.2 电子影像档案制作中的安全措施

将信息技术应用在企业登记档案安全管理工作中，制作电子影像档案，借助信息处理技术提升电子图像的真实性，保证电子影像档案的完整性，为档案工作人员提供便利的管理条件的同时，还能有效避免发生档案安全管理问题。在传统的纸张记录为主的方式进行登记档案管理工作，受到存储条件以及环境的影响，纸张档案会发生丢失或者破损等情况。而使用电子影像制作档案，可使管理人员及时准确的查找档案的建立时间、文件夹起止号以及兆数等信息，同时通过加密技术有效保护电子影像档案的安全。

2.3 实体分类和编号产生的安全问题不容忽视

企业登记档案工作包括档案的登记编号、核对补号以及年度重新归类等，上述工作都是由工作人员完成。但是大量的登记工作，极易出现多种问题，如档案编号出现漏编、重编等，而且一旦出现上述问题，需要工作人员重新进行编号，并且保证不会出现错误才能进行下一项工作。对于实体档案分类工作出现的编号问题，工作人员应重视这类问题产生的原因。在日常工作中应重视档案的完整性，若发现存在编号不齐全等问题，应及时查找，防止出现多头管理的现象。在进行档案移出时，工作人员应加强信息安全管理，避免对档案的相关的信息进行修改，导致实体档案无法追根溯源，致使实体档案缺少真实性。

3 加强企业登记档案的安全保管，最大限度地延长档案寿命

以技术保护和监督管理为基础，为企业登记档案工作建立安全管理制度，应按照以下要点以此加强档案的安全保管：第一，企业应完善安全防护体系，增加多种防护硬件，如在档案室内加装安全保护措施，同时调节档案室内的温度，为档案室保管档案创造良好的环境的同时，还应增强工作人员的安全保管意识;第二，工作人员应重视出现破损或者毁坏的档案内容，对这类档案做好保护，实施修复、复制、增色以及除霉去污等措施。同时将新旧档案实行分离保管制度，避免旧档案存在的上述问题影响到新档案保管工作。针对以吊销营业执照的企业档案，这类档案按照管理规定移交档案管理部门做进一步的处理;第三，档案管理人员应对档案保管环境以及保管设施进行检查，检查包括保管环境的温度和湿度、以及保管设施是否损坏等，以此杜绝安全管理问题的出现。

4 确保企业登记档案利用过程中的安全，发挥档案利用价值

企业档案内会涉及到许多机密内容，确保企业登记档案利用过程中的安全，避免机密内容泄露。工商部门应加强企业登记档案的安全管理工作，根据档案的类型设置查看权限、用户操作跟踪以及打印控制等防护方法。对电子档案应实施更加严格的安全保护措施，防止电子档案通过复制、未登记查阅等方式泄露档案内容。在对档案内出现的无损、图像质量差等问题时，工作人员应根据权限要求，安排专人对档案修复工作进行监督。如有档案需要外借使用时，工作人员根据安全保护条例，自己保管档案随同使用企业进行保管工作。

5 总结

综上所述，加快企业档案登记管理工作的安全管理建设和发展，需要工作人员针对企业登记档案存在的安全问题进行分析，根据问题实施对应的预防以及解决措施，从登记档案的登记源头、使用过程实施严格的安全保护措施，以此保证企业登记档案的安全性，为信息化企业档案管理发展奠定坚实的基础。

参考文献

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[3]井淼.干部档案管理工作中的问题及解决措施[J].办公室业务，2015，14（5）：63.

作者简介

程华珺（1986-），女，汉，吉林伊通，干事，研究生，研究方向：语言教育翻译。