事业单位档案规范化管理及优化策略探索

摘 要：档案规范化管理是事业单位深化改革的重点任务之一，是提升事业单位内部管理秩序、充分利用档案资源的必经之路。本文对事业单位档案规范化管理及优化策略进行探究，分析目前事业单位档案规范化管理中存在的突出問题，并对其解决和优化给出针对性的意见，提高事业单位档案规范化管理水平。

关键词：事业单位;档案管理;规范化

档案是事业单位各类内部资料的集中体现，当前发展形势下，档案也成为事业单位优化发展的一项信息资源。档案规范化管理是对以往档案管理工作流程、要求、方式方法的统一，能够有效解决事业单位档案管理观念及方法落后、无法适应逐渐增加档案管理需求的局面。为进一步提升事业单位档案管理规范性，需要对其优化策略进行总结。

1 事业单位档案规范化管理存在问题

1）重视程度不足。档案规范化管理虽已进入全面普及阶段，但部分事业单位依然存在认识程度不够、重视程度不足的问题。不少单位领导认为档案管理与事业单位经济效益和社会效益的发挥并无直接联系，无需投入过多的人力或物力资源。认识上的缺失使事业单位档案管理工作沿用传统理念和方法，规范化程度提升困难，也无法实现单位档案资源合理利用。

2）方式方法落后。档案规范化管理水平的提升是一个循序渐进的过程，不少单位在管理方式方法上创新性不足，导致管理方式与档案规范化管理需求相脱节[1]。档案管理人员面临繁重的工作压力，但却找不到有效提升工作效率的方式。例如，目前仍被采用的人工管理方法，将档案资料进行人工编号、记录，存放在档案室。进行调取和查阅时，首先要翻阅管理档案然后再到相应的存放地点进行寻找。不但档案管理工作效率低下，其他部门或单位想要进行资料查询和借阅也面临一定麻烦。

3）缺乏统一规范。档案规范化管理涉及到很多细节的工作，只有在统一、科学的管理标准之下，各项管理活动才能规范化开展，达到提升效率、提高质量的目的。但受到重视程度不足、工作创新意识缺失等问题的限制，事业单位档案规范化管理制度有待完善。部分工作有无据可依的现象，档案管理趋于粗放式管理。

4）信息化程度不够。信息化手段的融入是时代发展给档案规范化管理带来全新优化契机，也是应对越来越高工作压力的必然选择。纸质档案向电子档案的过渡使信息化设备缺失、人才缺口、平台建设投入不足等问题逐渐凸显。

2 事业单位档案规范化管理优化策略

1）提升档案规范化管理认识。事业单位档案规范化管理及其优化是时代发展给事业单位档案管理工作提出的必然要求，关系到事业单位可持续发展状态的实现。在此背景下，档案规范化管理理念应深入到每位事业单位职工思想当中，要求档案管理人员严格依照规范化管理的标准也要求开展相关工作，并注重档案规范化管理的创新。要求其他职工积极配合档案规范化管理工作的顺利开展，并严格遵守规范化管理体系中提出的档案调取、借阅、资料提交等流程的要求。因此，加大宣传教育，自上而下提升内部人员对档案规范化管理的认识和重视程度，作为档案规范化管理的首要优化措施。例如，通过事业单位微信公众号、内部网站、单位宣传栏等渠道，对档案规范化管理进行宣传，在职工例会或专门的培训活动中，强调档案管理优化升级对于本单位发展的必要性和必然性，明确档案管理人员及其他职工在档案规范化管理优化中应承担的责任和义务，加深理解，确保档案管理相关工作能够顺利、高效推进，取得全体职工的配合。

2）改善档案规范化管理方法。在具备较高的档案规范化管理意识之后，管理方法的科学性就直接决定了档案管理质量及水平的高低。结合事业单位档案规范化管理需要，提出以下几点可执行度较高的创新管理方法。第一，加强保密工作。宣传档案规范化管理理念的同时，普及《保密法》，要求全体职工严守相关法规要求，将档案资料视为事业单位有价值的信息资源，严禁外泄[2]。例如，结合档案资料的实际属性，合理划定保留时间，未经允许，禁止任何人进行档案资料复印、拍摄或抄录。设置档案保密等级，并针对不同等级档案的重要程度，限制档案调取、查阅权限。发生档案调取、借阅等行为时，应持有上级部门批准信或单位介绍信。对借阅凭证进行存档保留，以备发生逾期、损坏等情况时的追责。第二，定期清理档案。事业单位档案资料体量庞大，其中不乏一些利用价值较低、无需继续保留的档案。这些档案的存在增加了档案规范化管理工作压力，是一种变相的资源浪费。因此要求档案管理部门定期清理，对档案资料进行筛选和分类，将低价值或无价值档案筛出统一处理。第三，档案资料规范化处理。将结构复杂、信息量较大的档案进行重新整理，整合其中关联程度较高的部分，并对页码不全、无目录等档案进行统一的编辑，保证档案资料本身的规范性，方便后期管理利用。第四，统一分类号。档案规范化管理必然要有信息化管理手段的加入，在信息化管理过程中，档案分类号即成为最重要的管理参考。要求结合单位实际情况，对档案分类号进行统一设计。档案分类的同时进行信息审核，挖掘其中规范性不足的部分，及时纠正。

3）构建档案规范化管理体系。制定事业单位档案规范化管理体系，对各项管理、利用、优化工作的开展进行理论指导。管理体系的内容应紧密贴合单位档案管理工作的实际需求，其中既要有坚决遵守的部分，又要留有一定的灵活空间，以便根据内外部环境的变化对管理体系进行升级和完善。档案规范化管理体系中应涵盖人员权责划分、档案管理工作执行标准、其他部门及职工辅助责任规定等。划分档案规范化管理工作模块，配置适当的人员专职负责。执行岗位责任制度，敦促相关人员合理行使档案管理权限，提升档案管理规范化程度。执行标准中包括对资料收集、统计、整理、编辑、存档、分类等活动开展的具体要求，并对档案调取、档案查询、档案借阅、档案保密等涉及到第三方人员的档案利用过程进行规范。在非档案管理部门，要求积极配合档案规范化管理工作的开展。例如，结合各部门属性，对其辅助管理权责做出明确规定，要求选派专门人员，负责本部门档案原始资料的收集和整理。定期将资料提交到档案管理中心，将档案规范化管理发展成为事业单位一项常态化工作，深入到单位日常运营管理当中。

4）加强档案管理信息化建设。积极开展档案规范化管理信息系统建设，将档案管理有关工作整合到同一平台。信息化管理系统能够存储文字、图像、视频等多种档案形式，并自动对资料进行分类和存储，有效节省以往人工管理带来的时间成本，进行档案调取、查阅时，也更加便捷。将原始档案资料录入、扫描、上传至信息化平台，备份后同时将纸质档案予以保留[3]。注意信息化风险的防范，例如，安装系统杀毒软件、高性能防火墙，配合漏洞扫描等技术，对档案信息化管理环境进行安全防护。采用密码访问制度，对不同职位管理人员的访问权限进行限制，以免出现信息盗取、泄漏、损坏风险。此外，事业单位档案规范化管理工作应与日常经营管理工作相配合，借助信息化平台，实现各部门间信息的高效共享和传输，进行单位档案资源的一体化管理，提升档案规范化水平。

3 结论

本文对档案标准化管理优化措施进行了总结，要求各级单位结合自身特点，提升档案规范化管理认识、改善档案规范化管理方法、构建档案规范化管理体系、加强档案管理信息化建设，打造高效、高质的档案管理工作网络，充分利用单位档案资源。

参考文献

[1]张理岚.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的策略探索[J].科技创新导报，2018，15（28）：120-121.

[2]张育文.浅析事业单位档案规范化管理及优化策略[J].办公室业务，2018（18）：118+141.

[3]夏丽颖.事业单位档案规范化管理现状以及优化策略[J].才智，2016（10）：271.

作者简介

索依拉（1982-），女，内蒙古赤峰人，本科，助理工程师、助理馆员，文书档案规范化整理方向。