新时期如何建立高校毕业生档案管理系统

吕聪平

摘 要：随着时代的发展进步，人们已经进入到信息时代。毕业生档案管理一直是高校的重要管理内容。在新时期下，高校应该顺利时代的发展要求，进行合理的信息化建设，建立高校毕业生档案管理系统，才能提升毕业生档案管理水平，为毕业生提供高质量的档案服务。本文先分析高校档案管理的难点，再结合就业现状，提出高校毕业生档案管理系统的建立方法，主要是利用信息技术和计算机设备，设计出相应的档案管理系统，希望为今后的毕业生档案管理提供帮助。

关键词：高校毕业生;档案管理;系统;建立

作为高校毕业生管理的重要部分，档案管理的重要性不言而喻，在高校学生毕业期间，需要将档案进行转变，从原来的校园档案转变为社会档案，根据学生的实际情况，将档案送至相应的保管单位。随着社会经济的发展变化，高校毕业生的就业方式也在不断转变，以市场要求为主，通过国家的合理调整，实现毕业生和企业的双向选择。通过这种就业方式，大幅度增加了毕业生就业的自由度，但是也给档案管理工作带来了不小的挑战。为此，需要合理利用信息技术，建立毕业生档案管理系统，实现对毕业生档案的合理管控，为毕业生的就业提供帮助。

1 高校毕业生档案管理系统要处理的信息

主要有四点内容：第一，毕业生的个人基本信息，主要包括姓名、性别、学号、专业、所属院系等等。第二，毕业生的工作信息，主要包括就业的具体单位、地址、时间等等。这两部分信息都可以通过就业管理局提供，并且还会提供学生详细的个人信息和就业信息。在个人信息方面，还会提供身份证、学习经历等等，在就业信息方面，还会提供学生的派遣证、就业情况等等内容。这些信息都是档案管理系统需要录入的信息，在完成档案系统的创建以后，毕业生可以直接查询到需要的信息。第三，档案的去向信息。档案的去向信息比较复杂，首先包含档案的实际处理情况，也就是档案的邮寄去向和接收单位的信息。还含有投递的时间，也就是高效邮出档案的具体时间及邮出的编号。在档案邮寄的过程中，还会出现档案的编号和回执，前者主要是邮寄编号，后者则是由档案接收部门出具。在档案管理部分和接收单位收到档案以后，还会给高校返回单据，也就是接收档案的凭证。第四，部分学生因为种种原因需要遗留档案，这部分学生的信息需要记录在册，包括遗留原因、姓名、学号等等内容。以上四点都是档案管理系统需要处理的信息，也是系统建立中需要考虑的内容。

2 高校毕业生档案管理系统实现的功能

2.1 系统管理功能

主要有以下几点功能需求：第一，具有密码的修改和设置功能，毕业生可以自行进行密码的设置，通过密码登录到管理系统中。第二，用户管理功能。系统的管理权限分为很多级别，其中管理人员为最高级别，可以对系统中的信息进行维护和管理，按照档案维护要求操作。普通用户主要为毕业生，可以对自己的档案信息进行查询。第三，信息维护功能。按照系统的维护要求，制定维护的频率，一般为一年一次，每年都会出现一批毕业生档案，为此建立相应的数据库，并且将所有学生的资料进行整理分类。还要注意打印功能的维护，在高校学生临近毕业以后，需要打印出相应的交接单，将档案派遣到各地。第四，日志管理功能。主要是对系统记录的管理，主要有用户、时间、记录、IP地址等几方面内容。第五，系统辅助功能。主要是档案资料的导入、输出、设置、处理等几方面功能。

2.2 毕业生档案管理功能

在高校学生临近毕业以后，需要将这部分学生的所有信息进行录入和整理，并且按照同样的格式进行保存，在这个过程中，需要具备一定的数据整理工嗯呢该，实现对毕业生档案的管理。

2.3 检索功能

对于管理人员，可以通过检索功能，对学生档案进行查找和确认。对于高校毕业生，可以通过计算登录系统，查询自己的档案信息和去向。毕业生在查询时，需要使用姓名和学号进行查询，才能精准的找到自己的档案。

3 如何建立高校毕业生档案管理系统

3.1 选择系统的创建工具、平台系统

基于NET平台开发，采用ASP.NET、C#语言，用VisualStudio.NET2003作为开发环境，IIS作为Web服务器，数据存储采用SQI Server2000。NET平台是由Microsoft推出的一种新的计算平台，它简化了应用系统的开发，使开发的系统具有较好的可靠性、安全性。SOLServer2000是关系型数据库管理系统，具有强大的关系数据库创建、开发和管理功能。

3.2 系统采用的基本结构

系统是基于Web的应用系统，涉及到业务逻辑、数据处理等内容，采用流行的三层结构进行设计和开发，使不同的系统用户可以通过浏览器訪问网站进行档案管理相关工作，能够很好地实现数据的共享。

3.3 Web层设计

Web层主要由ASP.NET以及相关的C#代码文件组成，它是用户和系统交互的界面。用户通过浏览器访问系统，则服务器将这些页面响应给客户。根据系统的功能，页面主要分为档案查询、档案管理以及一些系统管理界面。

3.4 业务逻辑设计

业务逻辑包括用户和系统交互的逻辑，以及系统和数据库交互的逻辑，是该系统提供功能的主要设计部分。它是Web层和数据库服务器层的连接层，主要包括系统管理逻辑、档案管理逻辑和各种数据处理逻辑。

3.5 数据库设计

数据库的设计主要是系统需要处理的数据集中管理。设计各个数据表和相关的存储过程是数据库设计的主要部分。一方面减少数据存储冗余，另一方面考虑操作的简便是设计的主要思想。

3.6 系统基本模块

系统包括三个主要模块：档案查询、系统管理和档案管理。档案查询主要提供毕业生档案去向和遗留档案查询;系统管理提供系统使用数据的标准设置和用户管理等;档案管理是系统主要的功能模块，它提供就业和遗留档案的管理，包括各种数据处理，以及信息打印等操作。

4 结语

随着科技水平的不断提升，大部分高校都进行了合理的信息化建设，为档案管理提供了巨大的帮助。毕业生档案管理影响到学生的就业问题，受到学校领导和学生的高度重视，为了提升毕业生档案管理水平，就要加强信息技术的利用，根据毕业生档案的实际功能需求，建立相应毕业生档案管理系统。本文先对毕业生档案的功能要求进行分析，提出了建立高校毕业生档案管理系统的具体措施，希望为高效档案管理提供参考和借鉴。

参考文献

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