现代行政文秘写作技巧研究

王焕民

【摘要】随着现代行政管理水平的逐渐提高，社会对行政人员的要求越来越严格，尤其是对于行政文秘的职业要求也明显提高了。行政文秘工作主要是书写行政文书，所以本文主要探讨行政文书的书写技巧。

【关键词】行政文秘;写作;技巧;研究

随着现代社会发展越来越趋于信息化，人们对行政文秘的工作要求也越来越高。从原来的纸质文书转变成电子文书，文秘的文本写作是工作的重要内容之一，行政文秘所写的公文一般格式都是应用文，而应用文在平常的一些文章中很少用到，但是公文很多都会用到这种文体。同时，应用文的格式也很严谨，因为它有着其他文件所没有的权威，有特定的权利限制，一般对阅读者也是有限制的。国务院办公厅颁布过关于行政文书撰写的工作条例，所以行政文秘工作人员一定要了解这个条例，必须要掌握一些格式和写作技巧，才能做好这项工作。下面主要讲一下行政文秘写作的一些技巧。

一、条理清晰，主题明确

做行政工作的人本身就要很严谨，关于文本的写作，条理一定要清晰，思路要清晰严谨，把整个想要表达的主题，一定要明确表现出来。让上级领导等读者能够清晰看出主题。行政公文是以应用文来写的，所以撰写者大多都要明确主旨，层次清晰地去表达要表达的主要内容。一般通常会标用序号来进行章节分理。清理读者的思绪，更具有条理性，让文章一目了然。行政公文一定要整齐明确，不能一会儿写这个问题，还没表达清楚就掺和到下一个问题。行政文书之所以运用应用文，就是因为应用文是表达思想最直接明确的。

二、长话短说，言简意赅

行政写作跟其他文本的写作方式不太一样，它不需要多么深刻的形容词，只需要以最简单最明了的语言去表达出最重要直接的内容。文章中重要的内容要仔细去说明，表达出利害关系。而相对不太重要的内容，就可以一笔带过，简略去表达。行政文书一般开篇就直接点明主题，比如常用的开头用语是“根

据……”“目的是……”;再如一些新闻中常见的宣传内容：“为了全面建设小康社会，我国……”。其次，行政文书开篇后的过渡用语也很有讲究，都要直接明了说问题的因果关系。比如一些过渡词“因此”“所以”“综上所述”等等。还有一些严谨的经办用语，比如“已经”“现经”“在执行贯彻执行”等等。

三、配更直观的图表

在书写行政文书时，有一些情况不能直观地表达清楚，可以想办法插入一些图表，更加直观地去表达文字表达不出来的情况。比如，某个大型事故的发生点、附近的环境、准确的坐标等等，都可以用一張清楚的图插入文章中，使上级领导一眼就能了解到准确的情况。所以现代行政文秘人员必须要具备的能力是要掌握许多办公软件，比如说photoshop软件、coreldraw软件、高德地图、电脑屏幕打印等等，重要的细节最好还能标出来，比如可以用红色圈出重要的关注点等等。用文字表述不够准确直观的，可以插入一幅简单示意图，这样就能让领导更加直观地看到主题思想。

行政文秘书写文书时用到最多的表达方式还有表格，因为现实中有许多变化的数据趋势用表格和折线图的方式较好，比如表达某公司的年销量变化、不需要多少表达不清的文字，一张图就能人看的很清楚。所以，行政文员接触的文本中会用到许多图表，要插入图片和表格等一些办公软件，都要灵活去掌握。关于数据的变化，采用报表更加明了，因此，行政文秘人员对excel也要熟练掌握。

四、格式排版符合规定

行政文秘人员应当好好阅读并了解掌握关于我国2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》的相关规定。比如行政文书的格式，必须非常严谨，统一规范格式中的字体大小、段落排版、开头、落款等等。行政文秘人员在写完行政文书后，准备发文稿的时候一定要再三检查格式和排版等问题，避免领导审核时被打回来。

五、语言严谨，多用书面词

书写行政文书和写抒情文、记叙文等的文章不一样，不能应用太多的口头语去表达，因为文章要求的比较严谨，所以语言表达也要严肃。一般我们在电视新闻里看到领导讲话时，都是行政文本里那些严谨的语句，不能有不确定的因素。总之，语言的意思要果断明确，不能拖拖拉拉。比如说“为了继续增强……的能力”“为了发展……的目标”“为了推动……的发展”等等，都需要用官方的书面语。

六、用词讲究要对称

行政文本的文稿跟其他的文稿不一样。行政文稿根据时间的逐步发展，已经慢慢研究出了自己的一套公文用词，在每一段的标题、开头、结尾等都要语句对称。所谓对称，就像排比句一样，要词语、语句对称。比如在党的十八大报告里，第二章节就连续用了8个“必须坚持”。这样的目的就是用词对称，而且起了强调的作用。

七、平时注意积累相关知识

行政文秘撰写文书是他们工作的一项重要内容。常见的行政文书有许多的形式，但不管是什么样的材料、表格，都要符合行政文书的规则和格式，内容要直接明确。有一些文书需要用到以前的材料总结撰写。这时就需要行政文秘人员用心去保存原来的各种文件，即使不去保存，也要各个文件都去看一遍记一下，在脑海中有浏览过的印象。这样在他们写文稿时，也是有帮助的。在需要某个相关的文件时，可以立即调出来看看里面重要的信息，并摘取。在碰到一些格式上很简单明了但表达的主题很明确的文件时，还可以借鉴一下图表形式等等。

八、结束语

行政文秘的工作需要掌握许多的能力，格式排版用词等等也很讲究，由于行政文书不同于其他文书，所以对行政文秘人员的要求比其他职业的要求多一点，要更加严谨。希望在此分享的一些写作行政文本的技巧可以帮助到文秘人员。

【参考文献】

[1]李莺.探析培养高效行政文秘职业能力的对策措施[J].现代经济信息，2011（19）：49-50.

[2]王少双.试论企业管理与行政文秘工作的综合作用[J].科技创新导报，2012（12）：250.