互联网时代图书馆行政管理工作信息一体化解决方案探讨——以国家图书馆为例

(国家图书馆，北京 100081)

互联网时代的到来，信息网络化的迅猛发展，改变了传统的行政管理工作内涵和方式。图书馆行政管理工作需要跟上时代发展的步伐，结合图书馆发展方向与自身特点，在管理理念、职能定位、工作内容、组织方式、工作模式和方式等方面不断推陈出新，加快图书馆行政管理信息化建设，以适应现代化图书馆的发展要求。

1 互联网时代图书馆行政管理工作的思路及国内相关研究状况

目前，国内在图书馆行政管理工作方面的研究，大多都是基于传统管理方式的研究。在人力资源管理方面，黄明珍在“浅谈图书馆的行政管理工作”中提出，在开展图书馆行政管理工作时,应该充分调动馆员的工作积极性,确保各部门之间相互协作[1]；在财务管理方面，王栋在“新时期图书馆行政管理工作的探讨”中提出，新时期图书馆行政管理工作包括对经费的管理，需要做到合理规划，财务公开，接受员工组成的监督团的监督[2]；在保卫工作管理方面，肖啸在“加强图书馆安全维护工作的难点及对策”中提出，图书馆的安全问题可以从两个方面进行加强:一方面是加强日常的行政管理力度,使安全问题防患于未然，另一个方面是图书馆的保卫工作,这方面直接关系着图书馆日常的运营安全[3]。而关于如何在互联网时代运用现代信息技术，建立一整套现代化、信息化的管理系统进行图书馆行政管理的研究尚无。

2 互联网时代背景下图书馆行政管理工作策略

在互联网时代背景下，网络和信息技术的发展给图书馆行政管理工作的优化提供了技术支持,图书馆的行政管理工作应充分利用先进的技术，进行网络化、信息化建设，建立包括人力资源管理系统，数字档案管理系统，办公自动化系统，财务及国有资产管理系统，基建、后勤和保卫管理系统等在内的行政管理信息一体化系统。

2.1 建设人力资源管理系统

人事管理作为图书馆行政管理工作的一个重要组成部分，人力资源管理系统是信息化的基础。每个单位人事基本数据的管理，包括在职、离职、离退休人员数量、人员年龄、学历、职称职务比例及实际数据；员工个人的信息系统化、完整化；日常的考勤管理、请休假制度、职称职务变动、工资福利变化、人员调配流动等人力资源管理业务量较大，一个功能完备性能强大的人力资源管理系统的必要性可想而知。该系统主要由系统管理、业务管理、扩展业务、可选业务四部分功能模块组成，见图1。

图1 人力资源管理系统功能示意图

在系统管理模块中，包括了系统构建、数据库管理、权限管理、工具箱等功能；业务管理模块中包含机构管理、组织机构图、单位管理、人员管理、工资管理、岗位管理、统计报表和领导查询等业务功能，突出人事信息管理、方便用户使用的特点，满足基础应用业务的需要；为了满足用户的不同需求，突出某个专业的要求，在可选业务模块中扩展了合同管理、绩效考核、考勤管理、培训管理、社会保险、党组织管理、专业技术人员管理、工资套改管理、上下级数据交换、政策法规及web版上级查询功能。上述模块可以满足图书馆作为事业单位对人力资源管理方面可能涉及的功能需求。

2.2 建设图书馆数字档案管理系统

“全国档案事业发展‘十三五’规划纲要”中提出了档案信息化建设的目标，要求全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升，其中特别要求加强对项目档案的监督管理。图书馆履行着图书文献收藏和保护的职责，也为各级党政机关、社会各界及公众提供文献信息和参考咨询服务，且需要开展图书馆学理论及相关事业发展研究，与业界开展交流合作。除此之外，图书馆日常工作中形成的各类档案(包括文书、业务、活动、项目、照片、音视频、实物、基建)的收集、整理、编目、立卷、归档工作也非常繁重，建立数字档案管理系统能够保证图书馆各类档案管理的即时、完整和安全。

基于图书馆实际业务情况(分支机构日常产生的数据量比较少、总部对于数据即时性要求较高、分支机构通过上传下载的形式来实现数据交流)、所属组织结构分布情况及档案业务管理特点，图书馆数字档案管理系统建设采用了集中式部署方式，如图2。同时，该系统采用了全面的业务流程管理，即采用流程定义的方式灵活地定制档案收集、整理、归档、利用和保管过程中的所有参与人员以及所有细节性的整理过程，实现了多点多层的档案整理模式，而且可以针对不同的档案库或者不同的档案类型分别定义业务整理流程，更加贴近不同图书馆档案整理现状。

图2 数字档案管理系统功能结构示意图

2.3 建设办公自动化系统

办公自动化系统(以下简称OA系统)是图书馆各项业务流程与审批流程结合的流程自动化平台。可以说是保证图书馆业务高效有序运转的循环系统。OA系统可以将领导班子、相关部门及下属单位等相互连接，实现公文、通知、公告、请示的上传下达，实现基层数据的采集与汇总，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，逐步将图书馆的日常办公管理规范化、标准化、科学化。图书馆根据自身机构特点和业务需求，灵活选用如图3所示功能结构的OA系统。其中值得一提的是内嵌了短信功能模块，经过授权开通短信功能的内部员工账号可以通过短信发送和接收紧急事务；并且OA系统也开通了移动版功能，出差在外和旅途中的工作人员也可以很方便地处理公务。

图5 行政工作信息一体化解决方案示意图

2.4 建设财务及国有资产管理系统

如图4，财务及国有资产管理系统是图书馆日常管理工作的重要组成部分,包括凭证管理、出纳管理、账簿报表、固定资产管理等，财务及国有资产管理系统内置了单独的预算管理系统，可以实现预算的上报、执行及监管并直接接入上级单位的预算系统。这种财务系统的设置可以健全图书馆内部的财务制度[5]，能够提高财务核算的精度。随着各地数字图书馆建设事业的逐渐发展，图书馆信息化水平不断提高。图书馆内部办公、对外服务用的信息化设备数量保持持续增长的趋势。通过财务及固定资产管理系统，可以有效保证内部固定资产与财务系统的对接，对固定资产也实现了同步的管理。

2.5 建设基建、后勤及保卫管理系统

基建、后勤及保卫部门承担了基础工程建设管理、后勤整体管理、技术改造、水暖维修、机电运维、物业车队；管区保卫、消防安全、中控安保等工作，是图书馆业务工作的有力支撑和保障。基建、后勤及保卫管理系统分别与财务系统、数字档案管理系统以及办公自动化系统在信息层面进行数据通信，如图5中的相关模块。

3 图书馆行政管理信息一体化解决方案

传统管理模式下的各个模块软件，是彼此独立运行的信息孤岛，日益增长的数据会导致图书馆的维护成本不断增加，管理的效率和效益持续降低。而行政管理信息一体化方案可以通过构建一个信息充分共享的平台，让各个功能模块信息互通互联，从而使图书馆各项行政管理信息能够充分流动，提升行政管理工作的效能。图5是满足目前图书馆需求的行政工作信息一体化解决方案示意图。办公自动化系统是该方案运行的核心，其他行政工作信息化系统通过OA系统履行各自的职能并通过相互连接的行政工作信息系统共同体现相应的联动作用。在行政工作信息一体化解决方案中，最能体现互联网时代特点的，不仅仅是前文所述单个行政工作信息化系统的强大功能，而是一体化方案所提供的系统联动性和关联联动性。

以人力资源管理系统为例，图书馆每年度的老员工退休、新员工入职以及在职员工的职称职务变动时有发生。拿其中的职称评审工作来说，这是图书馆人力资源部门的一项常规工作，在完成了一年一度的职称评审工作后，相应员工的职称发生变化，那么体现在人力资源管理系统中是员工基本信息中相应字段的数据调整，但由于方案的关联联动性特征，员工的薪资内容相应数据也发生变化，并且由于系统联动性通过人力资源与财务的预设，直接引起财务系统中相应的数据调整；同时，数字档案管理系统中相应的员工档案数据也发生变化，体现了一体化解决方案的便捷高效。

类似的还有固定资产的增减项导致的国资、财务以及档案系统之间的联动反应，除在固定资产管理系统中增加了一项数据外，财务的固定资产管理系统中还有财务、国资和其他业务系统之间的联动管理。

此外，信息安全保障也是行政工作信息一体化解决方案的重要模块。其为一体化方案中的各行政信息化系统提供个性化的安全技术和手段。如物理隔离、网络访问限制、数据加密、数据访问权限设置、功能操作权限设置、日志管理、数据备份等功能，确保了方案的安全性、严谨性及保密性。

图书馆行政工作信息一体化解决方案具有一定的机动性和可扩展性，可根据图书馆的实际业务需求和工作流程灵活地进行扩充和精简。在互联网时代，随着网络和各种技术手段的发展，信息一体化解决方案还可以不断地改进和升级，为图书馆行政信息化工作的效率提高发挥更大的作用。