OA系统在事业单位档案应用研究

文/刘庆新，聊城市中医院宣传科

信息化目前已然成为了档案管理工作发展的重要促进因素，构建一个高效的、安全的、稳定的档案管理工作模式，成为了事业单位档案管理工作的重要任务。大量实践证明，信息技术能够构建一个规范的、统一的标准，提高档案文件管理水平，将传统的业务化档案管理模式，转变为服务化档案管理模式。事业单位的 OA 系统，就是为档案管理工作的重要切入点，对于档案管理工作发展有着至关重要的意义。

1 事业单位档案管理和 OA 系统集成需求

1.1 OA 系统运作规程和档案管理工作需求

以往，事业单位在运作过程中，海量的指令、实务通过纸质文书的方式下达、上传，这种运作模式效率低下，成本较高，指令丢失的情况时有发生。随着信息技术和事业单位管理工作的相互融合，OA 系统为事业单位办公提供了可靠的技术支撑，它将工作流作为基本系统定义流程以及表达应用，可实现事业单位中办公公文的电子档收发、管理，电子文件直接替代了传统的纸质行文，解决了上下级之间沟通不畅，问题解决效率低下，公文传递查询不易等等现实问题。由图1所示，事业单位中的行文收发以及会议材料，经过一系列规范化的流程后，所有文件都能够形成档案资料，以便于后期的查阅以及管理。但是，从事业单位 OA 系统应用实际情况来看，OA 系统更注重于办公流程的管理，在档案管理方面缺少有针对性的模块，只有简单的预归档，不符合目前日益复杂的档案管理工作发展需求。

图1 OA 系统运作规程

图2 OA 系统和档案管理工作的相互衔接

1.2 事业单位档案管理工作基本流程

组织机构在运作的过程中，会产生诸多有关管理、业务的文件，而档案管理工作，就是对这些文件进行有针对性的管理，保证组织机构各项行为以及组织机构的发展规程有迹可寻，从而为组织机构未来的运作以及决策提供可靠的数据支撑。在这一点上，档案管理工作和 OA 系统资料的生成有着共通之处，如图2所示，企业档案管理功能模块可以直接接入企业 OA 系统数据输出模块，这就能够改变传统的“从 OA 系统输出文件→二次归档”的档案管理工作模式，解决这个过程中存在的人为失误问题。

2 OA 系统在事业单位档案管理工作中的应用难点

根据上述内容可知，OA 系统和档案管理工作之间其实并没有直接联系，而如何实现 OA 系统和档案管理系统之间的无缝衔接，就成为了提高事业单位档案管理工作水平，提高企业工作效率，减少人为误差的关键点，这也是许多事业单位档案管理工作目前亟需解决的一个现实问题，具体如下：

2.1 OA 系统和档案管理系统的开发基础不同

目前，许多事业单位中已经应用了信息化技术，构建了档案管理平台，而传统的档案管理系统、OA 系统二者的开发基础不同，开发系统相互独立，其开发人员、开发平台、开发语言都存在着一定的差异，想要实现两种不同系统的衔接，存在较大的难度。

2.2 OA 系统和档案管理系统异构数据的问题

想要将 OA 系统最终产生的资料文件直接输入档案管理系统中，因为两个系统输出的文件结构不同，所以档案管理系统不能直接打开 OA 系统生成的文件，必须解决数据不匹配的问题，以 OA 系统为基础，设置默认值以及文件的必填字段。

3 以消息服务为基础的技术集成

所谓技术应用集成，是实现不同应用之间信息流通的过程，它能够实现两种不同软件、标准之间的结合，从而让两个独立的系统构建为一个独立的逻辑整体，并且集成后的系统能够实现此前两个系统不具备的功能，应用新的逻辑规则完成整个功能业务流程，可有效解决数据共享、流程整合等问题。以消息服务为基础的技术集成主要可分为中间件结构、JCA 结构、Web Service 结构，其中，JCA 结构主要用于不同程序以及业务信息之间的交互；中间件结构主要功能是实现不同系统、不同平台之间的有效通信；Web Service 主要是通过统一的网络协议，实现有效的业务集成。传统的 OA 系统以及传统的档案管理系统，其开发语言、数据传输结构大相径庭，想要在两个完全不同的系统之间实现顺畅的数据传输，就必须要利用中间件来实现数据信息的转化，保证信息流通的顺畅性。中间件消息松耦合以及异步的特征，就是为目前应用整合最为有效的解决方案。

4 以 JMS 为基础的档案管理集成方案以及 OA 系统

所谓 JMS 就是上述文章中所提到的中间件结构，它是 J2EE 中的重要构成部分，是目前应用较为广泛的中间件消息规范。应用 J MS，可实现 OA 系统、档案管理系统的消息整合，消息发送、接收可同时支持不同格式的消息内容，在实践中，JMS 呈现出以下几个方面的特征：①消息的接收、消息的发送只需要进行一次；②发送方在收到消息后，不必等待消息接收方的应答；③消息的发送方、消息的接收方可在对方不了解信息机制的情况下，实现信息数据的流转；④JMS 是基于 JAVA 语言开发的，它可不进行重新编译，就从一个平台直接移植到另一个平台。传统的中间件集成结构存在一定的缺点，不同系统之间必须按照实现约定好的发送方式进行消息流转，且应用在集成的过程中，在应用的过程中，无法灵活的更改消息流转目的地。而基于 JMS 的应用集成，能够有效提高应用集成的灵活性，整个集成机构由以下四个部分构成：

4.1 应用系统

本文所提出的 OA 系统、档案管理系统集成设想，二者有着不同的运作逻辑、数据格式、数据储存方式、用户界面，两个系统不能够直接进行数据流转、交互，该集成结构可见图3。

图3 以 JMS 为基础的应用集成结构

4.2 软总线

软总线主要是实现异构系统整合的一种交互技术，它借鉴于传统硬件总线系统的构建概念，不同平台的软件能够和诸多硬件系统一般，直接实现即插即用，呈现出极强的适用性，所有符合软总线标准的软件均可通过软总线实现有效集成、通信。在本次设计构想中，软总线可分为 MDB Bean、JNDI、JMS，三个部分作为应用集成的核心要素，主要负责应用消息之间的传输路由，通过软总线交互，还能够解决两个不同应用系统之间的差异问题。

4.3 适配器

适配器主要是指集成适配器，它主要设置在应用系统中，实现软总线和应用系统之间的有效连接，OA 系统在生成数据、归档数据的过程中，OA 系统首先将请求直接发送至适配器，然后适配器发送至软总线，软总线在收到请求内容后，再将最终请求发送至档案管理系统相连的适配器，从而完成有效的数据归档，实现无缝数据传输。

4.4 流程管理

流程管理是为应用集成的基础，本次设计构想中，业务流程定义直接挂接在应用系统定义输出接口、输入结构，系统通过软总线、适配器直接在结构上交互，业务流程则是根据该定义来控制消息的具体走向，从而保证整个逻辑系统的有序运作。

5 结束语

综上所述，档案管理工作是事业单位运作体系中的重要构成部分，传统的档案管理工作存在一定的局限性，不能实现和 OA 系统的有效联动，笔者在文中对一种基于 JMS 的应用集成方法进行了阐述，以期为广大从业者提供有价值的参考。