科研企业采购信息化建设及革新途径研究

朱启琼

[摘 要]科技的发展催生了信息时代的到来，信息化建设成为企业发展的首要方向，科研企业也不例外。当前，信息化建设是科研企业各项工作的重要内容。而采购是企业科研生产的最重要的环节之一，是企业核心技术及产品增值的起点。文章将以传统科研企业为视角，分析当前企业采购信息化建设的发展状态，在深入分析采购与科研生产计划、成本节约关系的基础上提出企业采购信息化建设及革新的途径，促进企业效益的最大化。

[关键词]科研企业 采购信息化 革新

中图分类号：F270.7；F274 文献标志码：A

各类型企业在生产过程中都必须从外界获取原材料及服务来满足生产的需要。从企业的整体发展来看，采购环节是企业科研技术产品或服务增值的起点，也是企业核心业务流程的开始，它绝不仅仅是简单意义上去市场购买所需的原材料，而是把组织科研创造能力拓展到了外部资源上，关系到企业科研生产经营的各个环节。企业要在激烈的市场竞争中站稳脚跟，就必须实现市场反应能力与品质、实现成本与服务的集中优化，革新传统的职能管理方式，实现采购的信息化建设，这是提高企业核心竞争力的关键。

一、科研企业物资采购信息化建设发展状态分析

对于科研企业来说，它的采购工作与其他常规企业存在着较大的差异。这种特征就决定着它必然走在信息化技术应用的前端，成为采购信息化系统建设的重要试点。

（一）采购需求

首先，科研企业由于自身的产业特性，形成内外两面的特征。一方面，对外来说，多批次而小批量的采购造成了采购工作本身的相对不便，而且在进行采购的过程中很难与卖方进行价格的谈判；另一方面，对内来说，不同部门间对于采购物项的需求纷繁复杂，此种状态下，采购部门如何有针对性地实现各个部门的需求成为急需解决的突出问题。需求的繁杂性在企业的工作环境中尤为突出，不同部门间的专业性较强加之地理上的分散，给采购工作带来一定的难度。正因为如此，企业采购的信息化建设刻不容缓，必须大力推进。

（二）沟通需求

沟通是采购过程中另一个相当重要的问题，在当前的采购工作中很明显存在缺乏有效沟通的问题。传统采购中信息呈现单线式的沟通链，在企业缺少具备采购运作整体视角的人才，往往只有项目人员才知道在什么时候需要采购和采购什么，也只有供应商的业务员才知道何时可以供应和供应什么，从而导致双方以及个体内部之间信息的不畅通，极易影响信息传递的准确性，浪费沟通链中工作人员的时间与精力[1]。除此之外，在传统的采购过程中往往把采购工作当作独立的活动，关心科研生产活动能不能有效进行，采购与项目的研发、采购与制造成本的节约则很少与相关的市场人员和项目技术人员进行沟通。所以，需要强化企业采购的信息化建设，保障过程中实现有效的沟通，促进企业效益的最大化。

（三）建立采购品追踪系统需求

采购信息化能有效促进采购品追踪系统的建设。对企业内部来说，针对不同批次采购物项的使用情况进行信息的收集与整理形成一个强大的数据库，促进未来采购工作的优化升级。与此同时，对外而言，包括以往采购信息以及相关的信用信息等的供应商信息，同样会为日后采购部门的工作提供重要依据，促进未来采购工作的进一步优化。

二、采购信息化建设

（一）信息公开透明

企业采购工作整个过程的公平公正直接关系到企业工作的效果，而在实现采购工作的公平化过程当中，信息公开透明具有重要的意义。良好的信息透明性是建设整个采购信息化系统的最基本的要素，同时它也是保障整个物资供应链工作高效与控制有效的基础。当前，在基于PC端的网络信息应用时代中，科研企业采购信息化系统应当以数据库作为基本的技术支持，建设Web页面为前端呈现采购体系，帮助实现信息的透明。

（二）内部流程信息化

1.实现采购内部管理体系的信息化

首先需要建立一个采购管理信息系统，来完成企业内部制定的采购申请的提交、审查与批准，查询、跟踪采购过程中各项数据以及进行相关报表的制定工作，对企业采购运作提供良好的后台支撑。通过将各个模块的流程钩稽来实现供应链全流程的信息化管理。具体流程为：采购计划—采购申请—平台公开发布—采购实施—合同审批签订—合同存档—报销支付—验收入库。实现全过程管理，将采购计划作为采购工作的重要源头，有效提高采购效率，降低分散采购和重复采购的情况；将采购申请作为最基本的操作单位，以电子化的采购申请来替代实际工作中的各种单据，并借用采购申请的不同状态来呈现出采购流程当下的阶段，通过信息化大数据统计功能将采购阶段的每个数据进行分析，形成各类统计查询表，因此，企业管理者可以通过采购信息化模块对采购任务的执行情况进行实时监控。

在实践中可以发现，企业采购信息系统的建设有效实现了企业采购管理的信息化建设，信息传递的中间环节得以省略，信息流动的速度大大加快，极大地提高了企业的市场反应效率，提升了企业的竞争力。

2.财务工作信息化

在企业进行内部管理信息化建设之后，相应的财务会计工作也要进行变革。传统的企业在采购工作中填写与审查发票、订单以及收货等基本的工作都会产生大量的文档内容，占据工作人员的时间与精力，也消耗企业资源。而在信息化的采购信息化中可以对采购流程的信息流进行分析，将原本需要大量人力来完成的复杂的财务工作交由一个简单的信息集成系统来完成，最大化地节省企业采购的时间与内部信息处理的时间，提高企业的反应速率[2]。

（三）外部运作信息化

1.网络采购

“开源”与“节流”是网络采购两项重要的职能，它最重要的目的就在于节省成本、提高采购工作的效率。首先，企业在网络采购过程中可以把原材料的成本控制在一个相当低的水平上；其次，企业还可以在网络采购中获得更高质量的供应；最后，企业在网络采购中极大地提高了企业科研生产与运作的效率。在企业的科研生产经营中原材料的价格是节流的关键，而为了进一步实现节流最好的方式就是开源，也就是扩大供应商的范围，形成良好的竞争机制，将原材料价格维持在相对较低的水平，以此实现企业效益的最大化。

实施网络采购首先需要企业建立相应的采购网站，与供应商进行网上的注册与交易，除此之外，企业的采购执行员也可以在网上搜索其他供应商的网址并与其建立联系，择优而定。

2.供应商信息化管理

对供应商进行信息化管理是强化企业采购信息化建设的重要内容，良好的供应商管理是促使企业与供应商保持共同发展，实现双赢的基础。借助信息化管理系统，将供应商履约评价纳入整个供应链管理系统中，对已签订合同的供应商按照一定的评分原则进行履约评价，可以建立供应商评级制度，按照履约程度的不同将供应商分级管理，并给予相应的激励及惩罚措施，以建立一个长期有效的供应商管理体系，也便于供应商及时得到用户反馈及供应与生产需要的信息[3]，有效减少供应商的数量、节约成本，促使企业获得长久的竞争力。

三、结语

实现企业采购的信息化，从整体层面上重构了企业采购的职能，系统化地提高了企业采购环节的整体工作效率，促进企业获得动态的持续革新的能力，从而使企业在激烈的市场竞争中获得长久的竞争力。企业采购信息化有效降低了企业科研生产经营的成本，大大提高了运作效率，最大限度地缩短了企业的采购周期，将企业的订购时间与供应商的反应时间缩小，同时也促进了财务工作的优化与简化，并最终促使采购相关业务职能的集成优化。总之，企业采购信息化建设及革新，将供应商纳入企业的运作体系之中，企业与供应商之间形成良好合作，沟通合同都有了实质性的飞跃，有利于企业的长远发展。

参考文献：

[1]张哲.论采购信息化的发展[J].商場现代化，2018（18）：24- 25 .

[2]赵晶晶.基于业务流程再造的企业信息化研究[J].中国管理信息化，2014（12）：39- 40.

[3]张均燕.山东银座商城与沃尔玛供应链管理的对比分析[J].品牌（下半月），2014（9）：19- 20.