国企档案管理信息化建设分析

卢凤莲

[摘 要] 随着现代科技的飞速发展，在国有企业管理中，很多传统管理方式的弊端开始显现。档案管理是国有企业中的一项重要工作，它能够为国有企业的发展提供档案和资料储备，具有很强的参考价值。但传统的档案管理方式存在耗时、耗力、空间占用大、查找困难等缺点，现代信息化技术能够有效提高档案管理工作人员的效率，能够有效简化工作内容，有效改善空间占用大、查找困难等缺点，加快国有企业档案管理信息化建设是企业高效运转的关键，建立信息化档案管理制度也是紧跟时代发展的表现。

[关键词] 国有企业 档案管理 信息化建设

中图分类号：G271 文献标志码：A

在互联网技术日趋发达的今天，高效办公、信息化办公成为所有企业的新型办公追求。国有企业在长期的发展中，会产生很多有价值有意义的资料和档案，他们对于国有企业的持续发展有着非常重要的作用，能够为后续的发展提供真实有效的参考资料。但随着企业的不断发展，这些档案会越积越多，档案管理人员在管理上的难度越来越大，查找起来也越来越困难，越往后他们的作用就越难被发挥出来。为了改善这一问题，为了让这些珍贵的资料能够一直发挥着作用，在档案管理中必须要结合先进的互联网技术和计算机技术，促进国有企业档案管理信息化建设。这样才能降低档案管理人员的工作压力，提高工作效率，让这些档案能重见天日，再次发挥出他们的作用。

一、目前企业中档案管理上存在的问题

（一）企业对档案管理工作的认知不清晰

我国国有企业中档案管理信息化建设过程并不顺利，受到了来自多方面因素的影响，信息化技术在档案管理工作上的应用还不够普及。最主要的原因在于企业领导受传统管理模式的影响比较大，对档案管理工作也缺乏正确认知。比起档案管理的信息化建设，很多国有企业的领导更加看重的是企业的经济收益，而档案管理工作的信息化建设与企业的经济效益并没有很直接的联系，所以很多领导对于档案管理的信息化建设的意识并不强烈。他们认为所谓的档案管理就是对过去的资料的保存，并没有看到档案的再利用价值，以致于对档案管理的信息化建设的重视度不够，投入也不高。管理设备也相对落后，与时代发展脱节，导致档案的利用价值大打折扣，资源也就处于半浪费状态 [1]。

（二）档案管理人员缺乏信息技术管理知识

档案管理人员是档案管理工作有序进行的保障，但目前的部分国有企业中的大部分档案管理人员在档案管理工作上，普遍采用的还是传统的纸质管理模式，没有现代信息技术相关的知识，更没有能够利用信息技术对档案进行高效管理的能力。再加上国有企业中档案管理人员的业务水平并不高，他们很多都没有接受过专业的档案管理方面的学习，在企业中也没有机会进行全面系统的培训，导致大部分档案管理人员的专业水平欠缺的情况非常普遍。另外，在很多国有企业中，大多数管理人员的年龄也偏高，对现代信息化技术的了解程度存在严重认知不足，导致即使企业投入了很多现代化设备到档案管理中，但因为认知问题，让档案管理信息化建设陷入困境[2]。

（三）企业档案管理的相关制度不完善

档案管理工作是国有企业管理工作中的一项重要内容，对企业发展有着重要的促进作用。任何管理工作的执行都需要有完善的管理制度，但在很多国有企业中，在档案管理方面的制度上并不完善。在信息技术飞速发展的今天，建立信息化的企业档案管理制度愈发重要，保证管理制度能够跟随时代特征的变化而变化，保证管理制度能够为档案管理工作提供工作指南，保证管理制度能够成为所有档案管理人员的工作规范和准则。然而，目前的大多数国有企业，并没有对档案管理拟定出相应的管理制度，即使有也已经不符合信息化管理模式，大大阻碍了档案管理信息化建设的进程[3]。

二、企业加强檔案管理信息化建设的措施

（一）企业领导要认识到档案管理的作用

作为国有企业的核心，企业领导必须要发挥出引导作用，在档案管理信息化建设方面，领导必须要看到档案管理对企业发展的重要价值，必须要重视档案的实用价值，应该积极转化自己的观念，树立正确的态度和认识，把档案管理信息化建设提上工作日程。例如我所在的广东新粤交通投资有限公司是一家承担高速公路机电、监控、收费系统建设的企业，从成立至今21年，参与我多项重大建设项目任务，期间产生了很多有价值的档案，加强档案管理工作势在必行，公司的领导非常重视档案管理工作，2008年开始着手综合档案数字化管理的模式，在公司原有的OA业务中自行开发了档案管理模块，投入了大量的人力物力，终于在2010年顺利完成“企业档案工作目标管理达国家二级标准”荣誉申报，积极提倡档案管理信息化建设。由此可见，企业领导对档案管理的态度对于档案管理信息化建设的影响是很大的[4]。

（二）循序渐进，传统管理方式与信息化管理方式相结合

任何模式的转化都需要一个过程，一蹴而就是不现实的，也是不可取的。在档案管理信息化建设过程中，不能全然抛弃传统的档案管理方式，传统档案管理方式也有优于信息化档案管理方式的地方，所以要实现传统管理方式与信息化管理方式相结合。在企业发展过程中，会产生很多纸质资料，要把纸质资料在短时间内全部转化为信息化难度大，所以，在信息化档案管理建设初期，要以传统的纸质资料管理为根本，再慢慢地向信息化管理转化，确保档案管理信息化建设一个循序渐进。这样稳扎稳打的转化过程，不会因为追求速度而导致档案丢失或混在一起难以区分，确保了档案的准确性。在广东新粤交通投资有限公司的档案管理方式的转化过程中，企业领导一边保证传统管理方式的正常运行，一边会格外注重对管理人员的专业的现代信息化档案管理设备的使用教学，帮助管理人员在转化过程中能够逐渐掌握信息化管理设备的使用方法，确保转化后的档案管理工作准确无误[5]。