企业办公室文秘工作质量和水平优化策略

唐婧

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-110-01

摘 要 企业办公室是企业重要的管理部门，办公室文秘人员负责各种文件的收发登记、传阅、催办、分发工作以及文书档案的打印整理、分类、归档工作，协调不同部门的整体工作流程。文秘人员的办事效率会直接影响办公室的工作进度，在经济和社会发展的新时代，办公室文秘人员的工作范围和工作强度都要有所提高。新时代文秘人员工作的质量和水平是助推办公室工作开展的关键因素，本文简要介绍了该问题，为后期促进办公室更好的拓展业务奠定了基础。

关键词 办公室 文秘工作 质量 优化策略

在办公室的工作当中，秘书的位置非常重要，秘书在处理办公室的事务当中起着非常重要的作用。首先，秘书要进行文件的处理，也要进行办公室的工作运行管理和为决策者服务等，在工作时，秘书的工作非常复杂，并且需要承担很多的工作量，所以在秘书的工作当中，要努力提高自身的工作效率，才可以使企业的运行速度得以加快，从而使企业在市场当中有着绝对的优势地位。

一、文秘工作的原则和重点

第一，办公室文秘人员要发挥参谋助手、服务保障、统筹协调、承上启下的职能作用。高标准、严要求，积极参与政务、管好事务、搞好服务，及时与高层管理者进行工作汇报和工作细节沟通，使工作中的重要信息能够及时传递给上级。注意上情下达，积极协调上级与各部门之间的关系，以便及时发现问题，及时更改方案。二是提高办文能力。本着“严格审核、急件急办”的原则，努力加快文件的运转和处理，保证公文的权威性和严肃性，使文件能够及时傳达贯彻，指导企业安全生产经营等工作。第三，要提高工作的预见性。对待工作要未雨绸缪，突出“全、密、实、早”，以工作的超前性、预见性来增加工作的主动性，力求做到工作无失误。第四，强化督查督办职能，狠抓工作落实。抓好重要工作、领导批示的工作督办力度，抓好过程监督，发扬“钉钉子”精神，对重点、复杂事项进行预想预判，通过电话、协同等方式及时提醒，确保各项工作按照时间节点顺利推进。

二、提高办公室内秘书工作效率的策略

（一）转变工作思想，更新发展理念

在现代化企业的发展过程当中，秘书工作要积极转变自身的工作思想，要由原来的服从意识，转变为现在的自身发展思想。在进行工作时，不仅要完成领导所下发的任务，更要将创新意识渗透到自己的工作当中，可以为企业提供更好地发展思路。许多企业的发展是为了适应市场的需要，而要制定不同的政策。这时办公室内秘书就要努力掌握当今社会发展的最新信息，并且结合自身企业的发展现状，来为企业制定能够取得更好发展的道路。在办公室的工作当中，要掌握办公的程序以及流程，通过对流程的了解来提高自身的工作效率，在工作岗位上也可以将创新发展理念融合起来，通过企业各个发展的阶段特征来获取企业未来最适合的发展方向。

（二）构建良好的奖惩制度

企业通过健全的奖励制度能够有效地树立职工的竞争观念，激发文秘工作人员对自己提出更高的追求，从而自发地提升工作效率。同时，惩罚制度也带有一定的警告性。有利于文秘人员不断地自我提高与改进工作技能。此外，企业在制定奖惩制度的时候，还要具体根据内部各个工作人员的办公效能、效率等情况，展开综合性评估。以确保制度的科学性、有效性、可行性，在推行奖惩制度过程中也要定期进行测评。

（三）培养文秘人员的创新能力

从文秘工作方式的视角分析，为了尽快取缔低效率的办公方式，一定要对工作方式加以改进、优化，充分发挥工作人员的创新思维，探索一种高效的办公模式，提升企业整体的办公质量与水平。为了激发文秘人员的创新思维，管理者可以采取以下措施：其一，对办公室文秘人员的意识、行为适当放宽约束，促进其勇于创新，同时，做好各级人员的沟通，构建轻松的创新氛围；其二，企业领导人员要有效地发挥模范作用，积极地学习先进企业的新兴的办公理念及工作方式，对企业的办公室文秘人员予以工作的指导或启发。

（四）加强对办公室内秘书的培训工作

企业内部要积极开展对于办公室内秘书的培训工作，通过增加他们的知识储备以及工作的能力来使自身的工作效率得以提升，从而也为企业的运行贡献出一份力量。在企业内部可以通过开展一些培训班，或者开展一些知识课堂，使秘书可以更清楚的了解自身的工作，从而培养办公室内秘书的工作精神，也锻炼了他们的工作水平，使秘书在工作当中可以更好地有为企业服务的意识。

三、结语

总之，在文秘工作中，为了改善办公室文秘人员的工作质量和水平，必须遵循办公室文秘工作原则，完善奖罚制度和人性化管理，增强文秘人员的责任心，不断增强文秘人员的创新意识，提高文秘人员的工作能力和专业水平，提升文秘人员的工作质量和公司的综合管理水平。

参考文献：

[1]林先华.提高办公室秘书工作质量和水平的有效策略研究[J].才智，2017（9）：279.

[2]陈亚珍.有效的战略分析，以提高办公室工作的质量和水平[J].商业，2017（2）：89-90