企业实行集中采购管理的探讨

摘 要：在市场经济条件下企业采购成为管理者必须思考的问题，目前越来越多的企业实行集中采购的模式，对企业的发展有很大帮助。

关键词：分散采购；集中采购；资源整合

引言

采购对于一个企业来说是一个必须妥善处理的问题，我国已经出台了采购法说明采购已经走上了法制化进程，集中采购对一个企业来说有很多好处，对于财务人员来说在管理上也有很多方便。

1、 集中采购的意义

集中采购是对企业的采购行为统一管理集中处理的一种办公方式。 目前很多企业都采取这种采购管理模式，它可以节约成本便于企业财务统一核销管理。

首先，集中采购便于节约时间节省人力物力，把分散的各部门采购行为集中到一起处理。大企业的集中购买力会吸引供货商竞相压价，竞争这块市场所以集中购买比零散购买会便宜很多，有效地节约了资金享受团购优惠价格体现出集中采购优势。

要推行集中采购必须依靠大企业集团优势，按照合理的程序进行办理。

（1）大企业在进行集中采购时候，采取招投标方式进行采购，要求价格合理大批量采购。

（2）整个企业或者集团同一申购文具或者办公用品，一年分几次進行统计然后统一购买。

（3）采购的时候利用大批量进货的优势，进行采购招标在招标采购中，自然要比较多家进货渠道选择性价比最合适的商家进货。

（4）通过大批量的采购改变了零碎采购带来的交通费等额外支出，由于大批量采购得到了一手货源，极大地降低了采购价所购商品同意库存节约了各种费用。

2、集中采购的作用

现在大中型企业都在集中采购，就连小型企业也知道买文化用品，办公用品统一管理，因为集中采购对于一个企业来说是必不可少的管理方法之一，哲学家说要一分为二的看待问题，所以下面说说集中采购的优缺点。

（1）有利于统一购买

企业在采购过程中采取集中采购的方式，可以明确整个企业的购买力和了解企业采购支出的费用，节约时间。

企业采购是一个企业很重要的财务支出，通过集中采购锻炼了企业人员素质，优化了采购物资品质，实现了办公用品统一管理。

（2）可以利用数量优势降低成本

通过大批量的购买集中了以前分散的购买力，由于数量较大可以直接联系到供货商，省了中间环节拿到了第一手批发价格，厂家和供货商为了可以和大客户建立一种长期供销关系，会提供比市场价格低很多的产品为企业节省大量资金。

（3）可以减少不必要开支

通过大批量购买可以得到实惠价格，因为数量很大很多厂家都会找上门来推销，这时可以采用招标方式厂家会竞相压价而且提供优质服务。在招投标过程中企业完全掌握话语权，对于所购商品可以提出对自己有利的特殊要求，企业在进行集中购买的时候，可以根据本单位的实际情况，对所需商品统筹安排从大局出发，按照部门需要有的办公用品有的部门就需要一个两个的，在以前根本不能降价通过集中购买可以集中几个部门的需要，或者一起购买几年的商品这样就提高了数量，得到了直接和厂家见面的机会所以会得到价格优惠。集中购买可以减少以前那种经常购买办公用品带来的交通费用，通过集中购买一次性报销也会减少财务人员压力。

（4） 有利于杜绝采购中的腐败现象

由于以前那种各部门自己采购办公用品缺乏监管，在采购中每个部门都随便选择，价格和央视都不统一而且在购买时候有的还会出现“吃回扣”现象。采用办公用品集中购买以后，可以统一规划购买方案在价格和数量上都是透明的，由于业务量大有的单位通过招标来进行采购，这种形式公开透明完全有机的避免了暗箱操作的可能。通过集中购买办公用品增加了大企业之间各部门的沟通，有利于团队精神建设增加个部门之间的凝聚力。

3、集中采购的问题

企业办公用品集中采购有很多缺点，前文说过任何事物有优点也有缺点，集中采购也会有缺点。

（1）有时会临时缺货

由于办公用品集中管理购买权相对集中，导致办公用品供应只会按计划走，对于办公用品的购买消耗不再像以前那么自由。

由于集中购买规模比较大要形成一个购买流程，先由各部门提出购买计划，然后由总部进行研究有的企业还会形成招标文件，通过招投标来解决采购问题，这一系列的程序需要一个过程势必要一个运作的时间。所以对于有的部门急需的办公设备，就会由于不能得到及时的补充耽误了时间以至于影响到其他部门的正常运转。

（2）规模不大的集中购买没有什么意义

集中购买对于大型企业来说由于采购量大可以得到厂家的重视在质量和价格上都会得到优惠，有的企业比较小购买力有限，主要是数量上形不成规模达不到厂家批发家的数量要求，因此厂家不会提供第一手货源失去了集中购买的主要有利因素，单位在经过了一系列的统筹、调查、计划以后通过集中购买所产生的效益，没有什么提高还因为耽误了时间影响到创收部门的正常工作开展可谓是得不偿失了。

（3）采购统筹方面有问题

在企业集中采购中，没有做好充分准备缺乏统筹的计划安排，工作效率低下影响到其他部门正常开展工作。采购管理不到位对于企业所需办公用品了解不充分，所以在具体部门继续办公设备时候临时采购，得不到价格优惠完全失去了大宗商品集中购买的优势，反而因为临时购买在价格和质量上都得不到保证，还会影响到其他部门的正常工作开展。因此要想发挥集中购买的优势，就要对所需商品统筹安排做好采购计划。对很多单位来说做商品采购计划比较困难，既要掌握单位历史以来的采购数据，还要打出提前量对于有可能发生的临时购买产品也要做提前准备以备不时之需。

4 利用集中采购解决分散采购的缺点问题

利用集中采购规模大数量多的优势采用统一招投标管理，享受价格上的优势解决了分散采购质量得不到保障，形不成规模只能接受市场价的劣势。采用集中采购可以有一定的选择权和自主权，能够得到量身定做的商品更适合本单位使用，如果分散采购在现在的承包形势下，项目部为了节约资金一定会采购价格低廉的产品导致工程质量下降，所以集中采购可以避免这种问题，集中采购还可以避免暗箱操作杜绝滋生腐败，集中采购还有利于盘活资金因为统一结算数目巨大，一般都会等到年底统一结算所以就盘活了流动资金提高了流动资金利用率。有效地避免了层层采购占用资金占用库存的分散采购的不足之处。

5 集中管理的关键工作

集中管理是一种业务和权利归口管理的形式，避免了分散管理的乱象。集中管理部门要及时了解企业的内部需要情况，要根据内部需要制定采购计划，为了做好采购集中管理要做好基础工作，建立集中采购的计划和标准按照规范进行集中采购，要有计划地开展工作，采购计划的制定要建立在科学的决策基础之上，要按照计划组织货源签订合同。在定价环节要明确程序杜绝个人行为，要严把质量关，采购的物资必须三证俱全：要有质量合格证、出厂合格证和企业生产资质，要选择售后服务好的供货商，建立长期合作关系便于所购产品的维修服务，所购物资要货比三家对供货商的信誉、资质要进行调查研究，要选择那种比较稳定的企业作为长期合作伙伴，要签订正规的有法律效益的采购合同，规避合同风险所带来的无谓的经济损失。

6.结语

办公用品集中采购对于各个大中企业来说利大于弊，现在成为大型企业财务管理的主流方式，在具体操作中要做好计划分工明确避免因为集中购买造成负面影响，集中购买是一项要求很高的工作要做好充分的准备科学的统筹安排保障采购的顺利进行。

参考文献：

[1]陈宏，《竞争性谈判采购方式在大型国有企业采购中的应用》，中国物流与采购，2011（1）76-77

[2]王身巍，《企业集团集中采购问题探讨》，科技信息，2007（1）：68-72

[3]唐怡铮. 刍议完善集中采购内控制度 [J]. 中国政府采购， 2005，3

作者简介：

徐井红（1968-），女，研究生，经济师，工程师，从事工程咨询及招标进出口工作。