试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用

刘卫武

摘 要：档案是一把认识把握事物发展的钥匙，档案管理工作是维护历史的一份重要事业，档案记录可使瞬间变为永恒。本文探讨了档案管理基础工作对于现代档案管理的重要意义以及档案管理工作中的不足之处，以及如何去完善现代档案管理中的基础工作。

关键词：现代档案管理;档案管理工作;作用

随着现代化计算机网络信息的不断发展，计算机处理数据工作效率较快，并且计算机具备较强的科学性和准确性，因此在现代的档案管理工作中计算机得以广泛应用，现代社会中现代管理工作的信息水平也已经有了一定的提高。

一、现代档案管理和档案管理基础工作的关系

（一）档案管理基础工作对档案管理的重要作用

为了使整个档案管理工作的顺利进行，需要积极地完善档案的归档、案卷的要求和归类的要求等等，同时也需要进行规范化标准化的档案管理工作，如果档案管理工作单位忽略档案管理基础工作，那么档案信息就会出现不健全不精准的情况，就算是将先进的信息技术运用在档案管理的工作中，也没有实际作用，所以这需要档案管理的工作人员认真的履行档案管理的相关规章制度，对档案管理的基础工作进行完善，在保证工作效率的前提下，对档案资料进行正确的分类和归档，这样利于人们对档案资料的查询。

（二）档案管理基础工作加快了档案管理的现代化进程

随着现代信息化的不断发展，将档案管理工作进行现代化管理已经逐渐成为档案管理事业未来发展的一个趋势，计算机网络的不断发展，使档案资料的检索效率得到了提高，弥补了纸质版档案查询的不足，避免了会浪费大量人力资源进行查找。除了这种情况，档案管理基础工作和现代化建设的档案管理之间已经呈现出相辅相成的一个管理趋势，能够使档案基础工作自身的规范性和准确性得到强化，这有利于展开现代化的档案管理的建设工作，从而促进档案管理的现代化进程。

（三）档案管理工作有利于提高档案资料自身的准确性

档案管理的基础工作是为了能够给档案提供重点依据和基础，有利于加强档案管理基础工作的重视程度，对其工作的开展也也有增强的作用，最终促进档案管理工作更加合理的进行，最大程度简化档案管理工作，进而加强档案资料管理的準确性。

二、档案管理基础工作现状以及存在的问题

现阶段在我国档案管理的基础工作最常见的部分问题主要为六个方面：

第一，在档案管理的实际工作中，其基础工作是相当重要的，但是部分管理人员有极易对此不予重视，档案管理单位相关部门对档案管理工作人员缺乏相关培训，不仅如此，作为档案管理的基础实施人员也有缺乏的现象，由于这个因素就导致在档案管理的实际工作中极容易造成工作疏忽以及工作环节不合理。

第二，对档案进行正规编号是档案工作非常重要的环节，而相关人员对此不予重视就易造成不利影响，由于我国现阶段的档案编号制度相对不成熟，在对档案的基础编号管理中依旧使用较为传统陈旧、较不规范的方式，这就整体降低了档案管理工作的水平，并且有可能会导致档案的意外丢失以及陈列混乱，最终影响档案管理工作。

第三，对档案进行合理分类是提高档案管理工作效率的有力手段，但相反档案的分类管理存在不合理的地方就会影响档案管理工作的效率，可能还会导致档案存放以及使用的混乱现象。

第四，档案的查询问题，部分档案卷宗标题不规范或是页码缺失等情况，这就会使得在档案查阅时无法确定查阅对象所在，不单会影响档案漏查降低查找效率，还会造成档案归还不便的问题。

第五，档案保管不当，倘若由于针对档案资料的保管力度不够而引起缺页、少脚等问题的出现，而且在问题出现的同时也无法进行有效弥补措施，对其进行修复以及补充，那么最终会影响档案资料的管理，这样也不利于档案资料的存放。

三、基础性档案管理工作的作用

档案管理的基础性工作包括了档案的登记、档案信息查询分类、卷宗装订和档案注销。档案的登记大多运用表、册、单等不同登记形式，其主要目的是通过记录档案的进出、鉴定、利用和保管情况，保证档案管理的安全性和规范化，防止档案出现遗漏和丢失;档案的分类需要管理人员按照提前制定的科学分类方法对档案基础信息中的时间、内容、来源进行整理归类;档案的装订则一般采用三点一线的装订方法。现代档案管理工作必须做好档档案管理的基础工作，其重要作用不容忽视，做好基础性档案管理工作才能有利于提高现代化档案管理的高效和规范，让档案的后期检索、提存、使用都能够更加高效便捷[1]。

现代档案管理的基础性日常工作为了减少人力成本、提高检索效率，会大量依靠现代化的智能管理平台进行日常管理维护，所以做好档案管理基础工作也需要档案管理的工作人员有高水平的档案管理能力和良好的电脑技术，只有认真踏实地落实到档案管理基础工作中的每个细节，才能尽量避免档案检索时出现问题，提高检索的水平和效率[2]。

除此之外，由于档案管理部门每年收到的档案数量巨大，任务繁重。档案管理人员应当根据档案的重要程度和检索时效不同明确轻重缓急，选择部分档案进行优先整理，这也是对档案管理基础工作进行合理分流的体现，不仅能够提高档案管理工作的效率，减少重复劳动带来的人力损失，还能保障档案管理工作的持续运行[3]。

四、完善档案管理基础工作的策略

（一）加强档案管理领导和管理人员对档案管理的重视程度

档案管理部门的领导作为档案管理具体工作的指挥者，在管理工作中发挥着很大的作用，档案管理基础工作也需要领导大力支持，所以应该同时提高领导以及档案管理人员对档案管理基础工作的重视程度。领导需要对档案管理工作进行具体的合理的部署工作，组织档案管理人员形成良好的档案管理系统，对档案管理工作人员进行合理分配，并且由领导有效的指挥监督档案管理工作人员的工作。

（二）去除杂劣档案，进行档案普查

档案经过了很长时间的借鉴和利用以及多部门管理，会存在一定的重份或者失去价值的的情况，因此需要定时去除杂劣的部分档案，并对档案进行全面性的普查，去掉重复的、没有利用价值的档案，避免产生档案内容的堆积，也避免占用宝贵的存储空间，同时也可以避免在现代化计算机档案管理中出现档案重复以及管理效率低下的问题[4]。

（三）更加规范化整理档案资料

不仅要提高档案管理工作人员的专业意识，对档案资料也要进行更加规范化的整理，例如档案资料的消档时候存在内容杂乱的情况，有的档案资料也存在组卷过厚的情况，针对上述问题可对档案资料进行重组管理，重组后的档案资料之间还是存在着关联，对没有页码、没有卷内目录、没有卷标题以及标题不清的案卷要进行重新的填写工作，这样可帮助档案管理更加科学化和规范化，并不断提高计算机档案管理的效率。

结语：

胡锦涛同志曾提过：“借助档案，我们能够更好地去了解过去、把握现在以及遇预见未来。”档案作为我国生产建设、宣传教育和科学研究等的一个重要依据，档案的资料种类繁多，涉及到我国国民经济的很多方面，在现代档案管理中，档案的统计、分类和编号、标题制定、文件保存等等都具有很重要的作用，档案基础工作存在时间跨度大、工作量大、档案种类多等问题，更需要在浩瀚的档案中理清思路，因为只有加强档案基础工作，才能更好地推进我国档案管理现代化！

参考文献：

[1]李颖娴.试论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].商情，2019（3）：183.

[2]刘艳英.试论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子，2017（35）：159.

[3]孙伟.试论档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用[J].决策与信息（中旬刊），2016（10）：203.

[4]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场，2014（9）：101-102.