基层人力资源和社会保障档案的管理研究

乔博男

摘 要 新时期，人才强国战略、社会保障体系和城镇化建设步伐的不断加快，使人力资源和社会保障档案工作重要性愈发凸显。但是当前我国基层人力资源和社会保障档案的管理工作中存在着制度不完善、管理方式落后和管理人员素质不高等问题，需要通过完善档案管理机制、做好人事档案工作和加强档案信息化建设，促进我国基层人力资源和社会保障档案工作健康发展。

关键词 新时期；人力资源；社会保障

我国人力资源和社会保障部在2008年3月31日正式成立，原人事部和劳动保障部的职责整合，划入人力资源和社会保障部。这次机构的改革与重组，为我国的人力资源强国战略和社会保障体系的建设打下了坚实基础。几年来，各基层人力资源和社会保障部门积极贯彻实施人力资源和社会保障政策法规，拟定人力资源和社会保障事业发展规划，强化组织实施和监督检查，为地方及国家的人力资源和社会保障事业做出了重要的贡献。档案管理工作作为人力资源和社会保障部门工作的重要组成部分，在我国大力实施人才强国战略和新型城镇化建设当下，更应该受到我们的关注及研究。

1 新时期加强基层人力资源和社会保障档案的管理工作的重要性

档案是政府机关、企事业单位、各社会团体以及个人在社会实践中形成的文字、图片、声音、影像等格式的记录资料，它们关系到各单位及个人的切实利益，正确地保存和利用档案有助于党和国家的各项事业发展。人力资源和社会保障部门是重要的服务部门，它的档案主要包括人事档案、文书档案和社会保险档案，这三类档案关乎到国计民生，对于它们的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，因为涉及到的单位及个人多、项目繁多、信息资料庞大，要求档案人员必须有着较高的管理与服务能力。具体来说，妥善管理人力资源和社会保障档案，可以为大学生提供一个表现自我的平台，为员工提供一个良好的晋升平台，为军人提供一个荣誉展示平台，为农民工提供一个就业平台，使他们获得合理的薪酬待遇及社会保险。

2 当前我国基层人力资源和社会保障档案的管理工作中存在的问题

虽然我国非常重视人力资源和社会保障工作，但是由于部門成立较晚，很多地方都在进行摸索，再加上基层组织服务对象较多、项目繁多、资料庞杂，在一些基层人力资源和社会保障部门中，档案工作还是存在着一些比较突出的问题。

首先表现在管理机制方面。一些基层人力资源和社会保障部门虽然建立了自己的档案管理制度，但是制度缺乏科学性和严密性，无法全面有效地对各部门行为进行规范。一些基层人力资源和社会保障部门没有统一的管理体系，档案工作缺乏统一管理，各部门不能有效地沟通、协调和共享，甚至各自为政，造成了人力、物力、财力的严重浪费。其次表现在管理方式方面。传统的按“卷”“件”整理在新时期呈现出了弊端，工作量大、工作繁琐、携带不便、经手人多等档案问题需要解决。有些基层人力资源和社会保障部门缺乏先进的设备设施，硬件资源跟不上需求，老旧设备导致了归档延迟、混乱、错误和丢失现象。有些基层人力资源和社会保障部门档案数字化建设落后，档案管理人员计算机水平不高，电子档案使用范围有限，再加上缺乏统一的标准，严重阻碍了档案数字化管理系统的建设与完善。然后表现在人员能力素质方面。许多基层人力资源和社会保障部门都缺乏高素质的复合型人才，有些档案人员专业能力很强，但是计算机能力较差，有些虽然有着较高的计算机水平，但是对人力资源和社会保障工作缺乏深刻的认识。还有一些档案人员没有充分认识到档案工作的重要性，对自己疏于管理，工作态度不端正，工作起来马马虎虎，最终造成了档案的错误、损毁和丢失。

3 新时期加强基层人力资源和社会保障档案的管理工作的策略

3.1 完善档案管理机制

首先单位领导者要加强对档案工作的重视程度，积极建设综合档案室，积极进行档案制度建设，促使档案管理工作朝着制度化、标准化发展。其次要对现有的管理制度进行反思及修改，重点是那些不契合实际工作需求和有漏洞的的管理制度，要及时组织相关人员进行研究讨论，制定出科学有效的管理制度。然后要明确档案人员的岗位职责，做到有责必担，失责不究。同时完善激励机制，对于工作态度积极、工作有成绩的档案管理人员，在物质和精神两个方面进行激励，使激励真正影响到每一个人。最后要加强对高素质人才的引进和培养，引进能力强、素质高的档案管理人才，加强对档案管理的培训，将理论与实践相结合，切实提升他们的工作水平。

3.2 做好人事档案工作

首先要做好农民工档案工作。新时期，随着城镇化速度的不断加快，越来越多的农名工投入到城市建设的当中，企业和农民工的劳动纠纷也越来越多，劳动监察、劳动仲裁与工伤认定档案随之增加，做好这些材料的收集和整理，对于保障农民工的合法权益，加强劳动力转移和培训有着重要的作用。其次要做好干部人事档案工作。干部人事档案是培养、选拔和任用干部的重要依据，在做好档案日常管理的同时，要加强对干部人事档案的审核工作，保证“三龄二历一身份”信息准确无误，不仅方便干部审批工作，还能预防腐败现象的发生。然后要做好退休人员档案工作。退休人员档案直接反映了退休人员的现实情况，要做好这部分档案的交接、管理、转递和利用工作，严格执行保密制度，保障退休人员的合法权益。

3.3 加强档案信息化建设

首先要加大财政资金支持力度，对现有的设施设备进行更替升级，包括计算机、服务器、扫描仪、复印机、网络等，提高档案保管的安全性，保证档案的完整和准确。其次要加强档案数字化建设，建设完善的档案管理数字化系统，提高档案人员的计算机水平，加快纸质档案的转化，并实行动态化管理，实现方便、快捷、准确的档案查询及利用。要强化档案的共享，设置统一的标准，使档案信息能够实现交换、传递和共享，确保基层人力资源和社会保障档案管理的有效性。

4 结语

新时期，随着国家对人力资源和社会保障工作重视程度的不断加强，基层人力资源和社会保障档案的重要性愈加凸显，因此我们必须提高档案管理意识，严于律己，努力工作，勤于学习，不断提高自己的工作能力，不断增强自己的工作信心，用乐观积极的心态面对工作中的困难，用优异的档案管理成绩促进基层人力资源和社会保障事业的发展。